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Focus sur l'automatisation des tâches financières pour les entreprises
D'après une étude réalisée en entreprise par IBM en 2001, 5 % des violations de données en ligne sont dues à une erreur humaine. Cela peut avoir de lourdes conséquences financières et conduire à des sanctions des autorités. L'automatisation des processus financiers est la solution. On vous dit tout
Qu'est-ce que l'automatisation des processus financiers pour une entreprise ?
Toute entreprise a des tâches répétitives à effectuer manuellement. Bien qu'indispensables, elles sont particulièrement chronophages et les personnes qui les réalisent font souvent des erreurs, notamment par lassitude. Automatiser ce type de tâches permet de libérer les employés qui en sont chargés et de leur laisser du temps pour réaliser des travaux à plus forte valeur ajoutée. Cela réduit également les risques d'erreurs humaines, diminue les coûts et optimise le déroulement des opérations.
L'automatisation des tâches financières d'une entreprise se fait par la mise en place d'outils technologiques (robots ou logiciels). Pour que le processus soit efficace, il faut commencer par identifier les travaux qui sont incontournables pour la bonne marche de votre entreprise, mais qui sont répétitifs et prennent un temps précieux qui pourrait être utilisé autrement. Cela peut être la création de nouveaux comptes de fournisseurs ou de clients, la saisie d'adresses, des calculs de TVA, etc. Si vous automatisez vos tâches financières, vous devez aussi vous demander quels sont les bénéfices que vous en retirerez en vous focalisant sur les process déterminants. Cela dépend, en effet, de votre activité et de l'organisation de votre entreprise.
Quelle est la marche à suivre ?
Le processus débute immanquablement par une phase d'analyse de l'existant. Vous devez vous interroger sur le mode de fonctionnement de votre entreprise et sur la façon dont il pourrait être optimisé. Une fois que vous aurez déterminé les processus qui peuvent être améliorés ainsi que les tâches, les sous-tâches et les règles qu'ils intègrent, il sera plus facile de choisir l'outil d'automatisation adapté.
Les employés qui vont être amenés à se servir de l'outil doivent bien sûr être formés et connaître les raisons de l'automatisation. La communication doit être ciblée sur les atouts pour l'entreprise et pour les collaborateurs lorsque cette nouvelle manière de travailler sera mise en place. En effet, ces derniers peuvent vivre cette nouvelle étape comme un danger pour leur poste. Il faut donc les accompagner pour leur faire comprendre qu'il s'agit plutôt d'une opportunité.
Quels sont les avantages ?
Les erreurs humaines dans les processus financiers ont des effets particulièrement néfastes pour une entreprise, les plus courants étant les retards de paiement et les défauts de conformité. L'entreprise peut aussi être victime de fraude. Selon une étude, le montant moyen de ces dernières était de 50 000 € en 2023. Les erreurs de facturation causent également des problèmes de trésorerie et des pertes financières, ce qui entame la crédibilité de l'entreprise auprès des investisseurs. Enfin, certains collaborateurs doivent passer du temps à corriger ces erreurs, ce qui amoindrit forcément leur productivité.
Le premier avantage de l'automatisation des tâches financières est de mettre fin aux erreurs humaines. Votre entreprise se préserve ainsi de leurs effets néfastes. Grâce à un outil de gestion des données performant, les anomalies sont, en effet, rapidement repérées et les pertes financières qui auraient pu en découler sont éliminées. Cela vous permet aussi d'être plus en conformité avec la réglementation.
Votre entreprise est aussi mieux protégée de la fraude au virement puisque cette dernière est détectée de manière automatique. Les paiements suspects sont, en effet, bloqués grâce à un contrôle comptable et à une détection des dysfonctionnements optimisée.
Enfin, les avantages financiers sont loin d'être négligeables. On peut ainsi citer :
- La réduction des délais de traitement et de paiement des factures ;
- la diminution des pénalités de retard de paiement ;
- des coûts de main-d'oeuvre allégés grâce à la suppression d'une partie des tâches manuelles, répétitives et chronophages ;
- l'optimisation de la performance globale grâce à des données financières bien plus précises.
- Une visualisation des données améliorée par des tableaux de bord clairs et complets.
Quels sont les différents types d'outils d'automatisation ?
Il existe plusieurs options d'automatisation. On peut les trier en plusieurs catégories selon les processus qu'elles concernent.
La facturation électronique
La facturation est centralisée grâce aux outils d'automatisation. Les factures électroniques sont créées et envoyées aux clients de façon automatique, ce qui réduit les risques d'erreur et les délais de paiement. Ces outils permettent aussi de suivre l'état des factures et d'envoyer des notifications ainsi que des rappels.
Les paiements électroniques
Les outils d'automatisation gèrent les paiements en ligne de manière rapide et sécurisée. Ils peuvent aussi prendre en charge la gestion des comptes clients et fournisseurs et la facturation électronique.
La gestion des comptes clients et fournisseurs
Ces outils intègrent plusieurs fonctionnalités telles que les paiements en ligne ou les processus de devis et de facturation électronique. Ils peuvent aussi effectuer des analyses de données sur les soldes de compte, les tendances de dépenses, les délais de paiement...
Le suivi des dépenses
Ces outils permettent de visualiser les dépenses de l'entreprise en temps réel. Les tâches de saisie et de classement des transactions par catégories sont automatisées et des rapports précis sont effectués sur les dépenses selon les catégories, les projets, les employés... Cela facilite la planification des budgets et les prises de décision.
L'analyse des données
L'automatisation de la collecte et de l'analyse des données optimise le reporting financier, notamment en ce qui concerne le Big data. Le pôle finance peut ainsi plus facilement comprendre et appréhender les tendances dans les dépenses, les mouvements de trésorerie et les performances en matière de finance.
La lutte contre la fraude au virement bancaire
Ces outils automatisent la chaîne de paiement, ce qui aide à lutter contre la fraude au virement. Il s'agit d'une arnaque qui cherche à inciter les entreprises à réaliser des virements vers des comptes bancaires frauduleux. L'escroc se fait généralement passer pour un client ou un fournisseur. L'outil bloque alors le paiement avant sa finalisation, ce qui évite bien des déconvenues.
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Par Eloise Cohen
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