Le DAF face aux enjeux de la mobilité 2/3 : les voyages et déplacements

Véritables leviers de croissance des entreprises, les déplacements et voyages professionnels sont un budget aux contours flous et bien complexe à maîtriser.

L'explication première tient en la pluralité des segments et des acteurs qui les composent : hôtellerie, frais de bouche, transports (aérien, fer, location courte durée de voitures...), agences de voyages, outils de réservations ou de gestion des notes de frais.

Le budget est également faussement simple à appréhender en raison des nouvelles habitudes des voyageurs conquis par la facilité d'utilisation des solutions issues de la digitalisation du secteur - comparateurs de prix, plateformes de mobilité ou encore de location de logements-. Mais s'ils croient obtenir les meilleurs prix, ils font fi des accords cadres que l'entreprise a signés avec les prestataires, sans compter qu'ils peuvent tomber dans les pièges tendus par les opérateurs qui usent de l'intelligence artificielle pour ajuster les offres en fonction de leurs parcours d'achat... Et ce faisant, ils multiplient le recours aux notes de frais ; une sous-catégorie opaque qui échappe facilement à la vigilance.

En outre, cette nouvelle liberté peut conduire les entreprises, en vertu du Code du travail, à supporter de lourdes condamnations pécuniaires et pénales. L'entreprise doit porter assistance à ses salariés en déplacement sans délai. Ainsi les voyageurs effectuant seuls leurs réservations sont particulièrement susceptibles d'échapper à la vigilance (bienveillante) de l'entreprise. Comment porter assistance à un salarié dont on ignore la localisation ?

Cinq actions pour concilier performance économique, nouveaux usages et réglementation

• Établir une Travel policy cohérente. Pour être efficace, elle doit être la plus détaillée possible et mentionner, par exemple, par type de dépenses (air, fer...hôtels...) les prestataires à privilégier. Elle définit de plus les modalités de réservation ou encore les moyens de paiement : avance de frais, cartes logées, paiement par l'entreprise... ainsi que les procédures de remboursement des notes de frais. Le document indique aussi les classes tarifaires accessibles par salariés ainsi que les frais non pris en charge (extras, options payantes, pressing...), tout comme les sanctions encourues en cas de non-respect.

La travel policy doit être adaptée à la culture de l'entreprise. Trop rigide, elle ne sera pas appliquée, privant ainsi l'entreprise des données nécessaires à la maîtrise du budget. Adaptée aux besoins des salariés, elle permet d'éviter des frustrations inutiles. Pour savoir où mettre le curseur, nous invitons les entreprises à interroger leurs collaborateurs quant à leurs attentes et leurs expériences en termes de voyages. Dans le même esprit, elle doit évoluer avec son temps en intégrant les plateformes digitales pour satisfaire les jeunes voyageurs.

• Mettre en place un outil de réservation et/ou faire appel à une agence de voyages pour gérer départs, retours, modes de transport, hôtellerie... est également plébiscité. En effet, les entreprises s'assurent ainsi que les collaborateurs ne transgressent pas les règles internes. Reflet d'une volonté de pilotage et de maîtrise du budget, ces ressources invitent les voyageurs à respecter les accords-cadres signés avec les prestataires et assurent également à l'entreprise une remontée d'informations cruciales en termes d'optimisation. Un impératif cependant : être attentif au paramétrage de l'outil de réservation.
• Mesurer la performance grâce à des reportings détaillés et homogènes. Les données fournies par l'outil de réservation ou les agences permettent d'effectuer les comparaisons indispensables aux arbitrages et aux négociations. Si les prestataires classiques sont rompus à l'exercice, le risque tient aux nouveaux acteurs issus de la digitalisation qui n'offrent que peu d'informations pertinentes. Il convient de se pencher également sur les notes de frais qui sont en pratique hétérogènes en termes de saisie, et majoritairement peu qualifiées, voire erronées. Avec des données complètes, l'entreprise peut disposer, par exemple, des prix moyens par nuitée dans telle ville et dans tel hôtel... Véritable tableau de bord des acheteurs qui pourront de fait négocier des accords avec les principaux prestataires, ces indicateurs permettent également de s'assurer que la travel policy est appliquée.
• Analyser un par un les sous-segments et renégocier les accords-cadres. Chaque poste se négocie individuellement. On notera qu'en termes de fiscalité, la subtilité est de mise. Les modalités de récupération de la TVA sont différentes. Ainsi, fer et air ne font pas l'objet de TVA récupérable, alors que certaines nuitées d'hôtel en bénéficient.
• Au niveau sécurité des personnes, l'entreprise doit s'assurer de porter assistance à tout moment. Aussi, il est intéressant de mettre en place des process pertinents et une organisation dédiée au traitement de l'urgence. Certaines entreprises peuvent même réaliser à cet effet des exercices en blanc.

En conclusion

Complexe par essence, le budget voyages et déplacements demande des ressources multiples tant en termes d'outils (réservation, gestion des notes de frais...) que de compétences. S'adjoindre l'aide d'un travel manager qui a des connaissances parfaites des différents marchés, des capacités d'analyse et le goût pour la négociation est une nécessité.

Les entreprises peuvent également bénéficier de l'aide d'experts externes qui sauront effectuer un audit de la situation et mettre en place une démarche optimale et personnalisée.

Pour en savoir plus

Romain Dremaux est expert en déplacements professionnels chez EUKLEAD. Conseil avisé auprès d'entreprises midcap et grand compte, il bénéficie d'une expérience de plus de 10 dans la gestion de flotte automobile et des problématiques liées au voyage d'affaires.