Externaliser son inventaire : pour qui, pour quoi

Bien souvent, l'inventaire physique est vécu comme une contrainte par les Daf. Cette tâche, incontournable, consomme des ressources humaines et est déterminante sur la performance financière et les marges de l'entreprise. L'externalisation apparaît, dès lors, comme une solution attractive. Un choix fait par le secteur de la grande distribution. " Nos principaux clients font partie du secteur de la grande distribution. L'activité est forte : nos 50 agences en Europe réalisent plus de 13 000 inventaires par an, soit en moyenne 50 inventaires par jour ", témoigne Roch Vallée, CFO d'Ivalis, un spécialiste de l'externalisation des stocks au même titre que Novastock ou Orridge.

L'externalisation aide l'approvisionnement et les salariés

Stocks et BFR sont intimement liés ; la réduction des premiers conduit à la réduction du second. À l'inverse, la moindre erreur dans l'inventaire peut provoquer une rupture des stocks qui devient préjudiciable. C'est pourquoi les inventaires se font de plus en plus de manière régulière sans attendre le traditionnel inventaire de fin d'année. " L'inventaire régulier permet de lutter contre les défauts de paramétrage des consommations de matière en backflush, les erreurs de déclaration lors des mouvements de stocks ainsi que les erreurs d'adressage ", explique Alexandre de la Nézière, associé chez Newton Vaureal Consulting, un cabinet de conseil en supply chain management. L'inventaire doit être fiable pour ne pas pénaliser l'activité. Or, " bon nombre d'entreprises ne disposent pas d'un personnel en nombre suffisant pour garantir l'exactitude de l'inventaire. Dans ce cadre, seule la réalisation des inventaires par des équipes dont c'est la spécialité permettent de garantir cette fiabilité ", assure Roch Vallée. Autre bénéfice de l'externalisation : les entreprises peuvent concentrer les équipes sur leur propre métier. À cet égard, externaliser soulage les salariés en leur évitant les tensions liées à la réalisation des inventaires. " Et les entreprises peuvent ainsi éviter de fermer leur magasin le temps de l'inventaire puisque nos équipes s'installent discrètement au plus près des stocks sans gêner le travail des salariés ", précise Roch Vallée.

Autre avantage: l'externalisation permet de maîtriser les coûts cachés : gestion des intérimaires et du personnel permanent, heures supplémentaires, temps de récupération, manque à gagner dans les ventes liées à des vols. " L'entreprise est toujours mal à l'aise à signaler des vols en interne alors que nous, en tant qu'indépendants, pouvons rendre un rapport impartial. Nous leur offrons la sécurité et quelques points de base de rentabilité ", souligne Roch Vallée.

De l'externalisation de l'inventaire à celle de la gestion de stocks

Conscientes de l'importance stratégique des stocks, de plus en plus d'entreprises externalisent non seulement leur inventaire mais aussi leur gestion. " Le premier avantage de déléguer la gestion des stocks est de " variabiliser " ses coûts, en transformant une charge fixe en une charge variable. De plus, l'entreprise qui fait ce choix confie ses stocks à un prestataire dont c'est le métier, celui-ci est en mesure de mettre à sa disposition la technologie la plus performante en fonction de ses besoins spécifiques", explique Marie-Hélène Marot, Daf à temps partagé, directrice associée chez Finaxim.

En dehors de l'externalisation choisie, rappelons qu'il existe des cas où l'externalisation de l'inventaire est requise, par nécessité d'impartialité: telle est le cas lors d'une fusion-acquisition d'une entreprise. " Il est fréquent qu'un prix provisoire soit payé au closing de l'opération, avec un ajustement en fonction du stock réel après inventaire, explique Frédéric Giancarli, avocat associé au cabinet Debussy-Giancarli-Chevalier. L'inventaire des stocks peut être fait par les parties de façon contradictoire ou par un prestataire désigné par elles. "

Témoignage : Véronique Roch, Daf chez Pastacorp, externalise l'inventaire en vue d'un changement de SI

Véronique Roch, Daf chez Pastacorp

Pastacorp, propriétaire des marques Lustucru-Rivoire & Carret, se prépare à externaliser son inventaire des stocks dans la perspective de la mise en place d'un nouveau système d'information. " Ce changement de système exige que notre stock soit recensé exhaustivement. Le prestataire va compter l'intégralité de nos palettes dans un délai très court en collectant les nombreuses informations nécessaires au démarrage de la gestion sous SAP ", explique Véronique Roch, Daf du groupe. Avec l'informatisation croissante des sites de production et le pilotage des usines par écrans de contrôle, le groupe a besoin d'un inventaire très précis de ses stocks. " En effet, c'est le système qui, en fonction de la production, des sorties de marchandises et des prévisions de ventes, va déterminer nos besoins de matières premières et emballages pour honorer nos commandes. Dans ce cadre, l'externalisation de l'inventaire des stocks prend tout son sens dans la mesure où elle peut nous éviter une rupture dans la chaîne de production. " Pour autant, Pastacorp n'envisage le recours à un prestataire que de manière ponctuelle pour répondre à cette problématique de changement de système informatique.