20 minutes : le temps moyen de création d'une note de frais, soit 53 euros

La gestion des frais de déplacement constitue l'une des dépenses indirectes majeures pour les entreprises. C'est ce que révèle une récente étude menée par HRS et la fondation GBTA, portant sur plus de 500 acheteurs voyages du monde entier. Ainsi, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel (incluant l'hébergement) engendrerait un temps de traitement moyen de 20 minutes et un coût de 53 €. Par ailleurs, le processus comporte également des erreurs dans 1 cas sur 5, avec un impact financier direct : 18 minutes par note de frais corrigée, soit 48 €.

Les notes de frais : des coûts indirects qui sont encore rarement pris en compte

On évalue le coût de gestion des notes de frais en milliards pour les sociétés rapporté au temps passé par les collaborateurs. "Les entreprises souhaitant réaliser des économies se focalisent généralement sur les coûts directs, comme le prix des billets de train ou d'avion, ou celui de l'hébergement. Peu d'entre elles réalisent encore que l'optimisation du processus de gestion des notes de frais est une source d'économies importantes. Pour ce faire, il convient d'adopter un solution technologique qui automatise chaque étape du processus éliminant ainsi les saisies manuelles, le risque d'erreur et de perte de factures", explique Tobias Ragge, p-dg d'HRS. Un tel processus permettrait de réaliser jusqu'à 50 % d'économies.

L'Europe doit abandonner le papier pour suivre l'exemple nord-américain et adopter la technologie numérique

En Europe, 81 % des reçus sont encore au format papier. A contrario, l'utilisation de technologies mobiles (par exemple, via des reçus scannées par smartphone) est désormais courante en Amérique du Nord (61 %), mais pas en Europe, où elle ne représente que 16 % des envois. De même, les notes de frais sont numérisées dans 84 % des cas en Amérique du Nord, mais seulement dans 40% en Europe. Enfin, seules 33 % des entreprises européennes ont adopté le transfert de ces mêmes notes par e-mail ou un autre moyen électronique, contre 62 % en Amérique du Nord, 56 % en Amérique latine et 41 % dans la région Asie-Pacifique.

Un retard certain en termes de centralisation des paiements pour l'hébergement

La plupart des entreprises gèrent leurs réservations aériennes de façon automatisée et donc de façon plus efficace. En effet, les méthodes de paiement fournies par les entreprises (comme les cartes bancaires professionnelles ou le paiement centralisé) sont utilisées deux fois moins souvent lorsqu'il s'agit de réserver une chambre d'hôtel. Dans ce cas, les employés avancent les frais avant de se faire rembourser par leur employeur. Ces solutions de paiement digitales au nom de l'entreprise permettent d'enregistrer les transactions directement dans le système de comptabilité de l'entreprise, évitant ainsi aux individus d'avancer l'argent.

En outre, la qualité et le niveau de détails des informations de paiement permettre aux entreprises d'analyser les données et identifier d'autres axes d'économies. Selon Tobias Ragge "les acheteurs voyages doivent avoir une vision holistique de la dépense hébergement, depuis la réservation jusqu'au paiement, en passant par la facturation et l'archivage des données. Il y a un gisement d'économies énormes en optimisant ces différentes étapes."

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Méthodologie de l'étude : HRS et la fondation GBTA ont mené leur analyse auprès de 533 responsables en déplacements, employés par diverses entreprises du monde entier (42 % en Europe, 38 % en Amérique du Nord, 12 % en Amérique latine et 8 % dans la région Asie-Pacifique). Cette étude a été réalisée entre le 22 septembre et le 6 octobre 2015. La fondation GBTA est le service de la Global Business Travel Association en charge des études de marché.