Fleet management: optimiser les coûts avec les logiciels de gestion de flotte

Faire correspondre le coût prédictif au coût d'usage réel du véhicule, c'est là le défi pour les gestionnaires de flotte, sommés d'avoir une vision à 360 degrés des dépenses. Aussi, pour optimiser le TCO de l'ensemble du parc, voire mieux, le TCO par véhicule, les logiciels de gestion de flotte sont des alliés incontournables. Une solution adoptée notamment par Norauto.

Certains loueurs, comme Arval, proposent de tels outils, "propres à favoriser une gestion dynamique du parc auto via un suivi en temps réel des indicateurs-clés, commandes en cours, alertes d'entretien, achats de carburant...", rappelle Grégory Libre, directeur commercial et marketing d'Arval France. De fait, pour les sociétés gérant des parcs émanant de loueurs différents, "le recours à un logiciel indépendant est plus approprié, car il combine en un point unique les fichiers de facturation de plusieurs fournisseurs, loueurs, mais aussi centres techniques, etc.", conseille Amandine Verdasca, consultante au sein du cabinet de conseil Aficar.

Identifier en un clic les anomalies entre prix réels et prix négociés

Un service que propose d'ailleurs Phoenix Développement, qui a édité un logiciel offrant un pilotage automatisé de tous les postes de dépenses: carburant, loyers, pneumatiques, assurances. "Notre solution a comme premier avantage de ne fonctionner qu'à partir des règles préalablement définies dans la car policy de la société. Ce qui permet de mieux appliquer les processus et accords négociés", indique Paul Duchêne, directeur commercial de Phoenix Développement.

Calcul des avantages en nature, attribution ou renouvellement d'un véhicule au bon timing, remontée des dépenses de carburant... Tous les indicateurs sont scrutés en temps réel, afin que la politique définie en amont soit respectée et les passe-droits abolis. De quoi permettre l'identification et la mise en évidence en un clic de tous les écarts ou anomalies entre les prix négociés et les prix réels. Un meilleur moyen de mettre fin à une gestion nébuleuse et approximative du parc. "Et ce, tout en luttant contre les coûts cachés qui alourdissent largement les budgets flotte auto. Ne serait-ce que les surcoûts liés aux temps de gestion, de traitement ou de facturation non identifiés et mal maîtrisés en interne, plombant largement le TCO d'un parc auto", développe Paul Duchêne.

La télématique, nouvel outil pour les fleet managers

Toujours pour optimiser le TCO par véhicule, les fleet managers aguerris se tournent de plus en plus vers la télématique. Un créneau sur lequel surfe la Métropole européenne de Lille: "Grâce au recours à la télématique, nous avons pu rationaliser nos dépenses de carburant", explique Sébastien Legillon. Il faut dire qu'une telle solution, avec des boîtiers embarqués connectés à l'alimentation électrique des véhicules et reliés à une plateforme web SaaS, a plus d'un atout.

"Loin de se résumer à la stricte géolocalisation, la télématique évolue de plus en plus vers l'écoconduite, la navigation, l'info trafic... Autant de solutions essentielles pour rentabiliser les coûts de détention d'un parc auto", rappelle Stéphane Schriqui, directeur commercial de TomTom Telemactics. Ainsi, le système de navigation du fournisseur propose en un clic le meilleur itinéraire pour aller d'un point A à un point B, permettant ainsi d'optimiser les missions d'interventions, tournées de livraisons, etc. De quoi améliorer la qualité de service et surtout réduire drastiquement la consommation de carburant et les émissions de CO₂en évitant les kilomètres parasites (bouchons, déviations, etc.).

Un avantage que procure également le module écoconduite, qui invite les collaborateurs à adopter une conduite plus vertueuse. "Grâce à notre système embarqué, les comportements du conducteur comme son freinage, sa vitesse constante, les décrochages, les virages à la corde... sont entièrement passés au crible. Cette remontée de données en temps réel est directement intégrée dans le SI du client. C'est essentiel pour mettre en place des actions correctives et réduire la sinistralité", poursuit Stéphane Schriqui (TomTom Telematics).

Agir sur le comportement des collaborateurs s'impose comme un défi d'autant plus stratégique qu'il permet, selon Gérard de Chalonge, directeur commercial d'Athlon "d'optimiser 15% du coût total d'un véhicule". Mais, au-delà de l'écoconduite, la sensibilisation des collaborateurs s'inscrit aujourd'hui dans le cadre de la mobilité.