Calcul du TCO : les bonnes questions conduisent à la bonne méthode

"La solution absolue à déployer dans toutes les directions achats pour déterminer le Total Cost of Ownership (TCO) n'existe pas. Mieux vaut mettre en place des réponses qui prennent en compte les spécificités de chaque domaine d'activité, afin d'être véritablement pertinent", résume Didier Sallé, directeur des achats Groupe chez Atalian, spécialiste du Facility Management, et président de la CDAF Île-de-France. Bon nombreux de spécialistes partagent cette approche quant à l'analyse des dépenses globales qui renferment généralement une multitude de coûts dont la nature diffère selon les secteurs.

Le coût global d'un achat est en réalité composé du coût d'acquisition, du coût d'usage et du coût de fin de vie. Ce dernier peut peser lourd comme en témoigne l'exemple des centrales nucléaires dont le coût du démantèlement, longtemps mal évalué, fait augmenter le prix du kwh. "Nous avons considéré qu'il est indispensable d'ajouter à ces trois familles de dépenses deux autres briques : le risque RSE, qui peut être en rapport avec des accidents potentiels, des problématiques de délais de paiement, de processus d'achats du donneur d'ordre, ainsi que les opportunités RSE que représente par exemple le soutien à l'emploi local, à des entreprises de secteurs protégés", indique Eric Boespflug, fondateur du cabinet Boespflug & Associés et auteur d'une méthodologie TCO élaborée avec la Médiation inter-entreprises.

A chaque domaine sa recette

La solution idéale qui vient à l'esprit pour le calcul du TCO est un algorithme permettant d'aboutir à une vision claire du poids respectif de ces cinq briques, une estimation des coûts relatifs à chacune des briques, et une estimation fine des coûts inhérents au risque RSE et aux opportunités RSE. Les coûts étant très variables d'une catégorie d'achat à une autre, "le constat est que l'outil logiciel miracle dans ce domaine n'existe pas. Dans l'état actuel des choses, à chaque domaine d'activité son algorithme. Donc la question demeure : comment intégrer le TCO sur des portefeuilles achats de plusieurs millions voire plusieurs milliards d'euros", poursuit Eric Boespflug.

Deux voies d'exploration s'avèrent intéressantes. D'une part, le but est d'aider l'acheteur à se poser les bonnes questions. La plupart des algorithmes en place actuellement sont la création de l'acheteur et donc ne traduise que sa vision personnelle de la situation qui peut manquer de pertinence et occulter des facteurs essentiels. D'autre part, il s'agit de voir quelles sont les catégories qui se prêtent le mieux à un approfondissement de la réflexion et d'identifier avec les fournisseurs les inducteurs de coûts qui vont permettre de calculer en pratique le coût global de leur produit.

"Cette approche nous a conduit, avec la Médiation inter-entreprises, à élaborer un fichier Excel proposant une trentaine de questions à destinations des acheteurs. L'une d'entre elles invite par exemple à se demander si le coût du processus achats est maîtrisé et connu. Dans certaines négociations, le temps passé en jours-hommes est particulièrement important et doit donc être mis en regard des achats passés. L'acheteur peut, avec un tel outil, se doter d'une vision nouvelle concernant sa catégorie d'exercice et chercher à progresser", explique Eric BoesPflug. La méthodologie a également permis la création d'un deuxième livrable visant à associer les fournisseurs à la démarche d'amélioration en voyant comment les intégrer à l'identification des inducteurs de coûts. Il s'agit dans ce cas d'un questionnaire à transmettre aux fournisseurs.

Pour mettre à profit efficacement une nouvelle approche, quatre étapes s'imposent : faire un diagnostic de maturité TCO du portefeuille achats, catégorie par catégorie, définir les catégories qui offrent la possibilité d'une réflexion approfondie, s'assurer qu'un véritable échange existe entre acheteurs et fournisseurs, résorber les risques liés aux processus et spécifier les critères RSE à introduire dans le cahier cahier.