[Avis d'expert] Laurent De Burghgrave, Experts RH : " À ma connaissance, personne n'est capable de faire du full EDI "

Comment justifier un projet de dématérialisation des factures ?

Un tel projet permet d'abord de réaliser des économies directes de coût de traitement de la facture. Mais ces gains sont minimes comparés à ceux engendrés grâce à l'optimisation de l'organisation, l'amélioration des contrôles, l'accélération des processus, etc. Ce qui contribue à raccourcir la clôture des comptes, avec, in fine, une amélioration sur la trésorerie et le cash management.

Quel regard portez-vous sur la situation à l'échelle européenne ?

Dématérialiser la facture ne veut plus forcément dire grand-chose aujourd'hui. On parle désormais de piste d'audit et non plus seulement de factures. Pour simplifier, je constate que la réforme fiscale européenne est en décalage avec les pratiques françaises. En effet, la situation semble plus compliquée dans l'Hexagone : non seulement il faut certifier les factures, mais cette certification doit être effectuée par un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de service de certification (décret du 25 avril 2013). D'autre part, il est théoriquement possible de dématérialiser de manière autonome des factures, si l'entreprise est capable de prouver la piste d'audit (création-gestion d'un contrat, d'une commande, d'un bon de livraison, puis génération d'une facture et d'un paiement), sans qu'il y ait une quelconque altération du processus du début jusqu'à la fin.

Par ailleurs, un axe de complexification organisationnelle est venu se greffer avec les EDI (Échange de données informatisées). Il consiste à regarder l'entreprise dans son écosystème via ses relations avec ses clients et ses fournisseurs (voire, des organismes pour les contrôles), sachant que ces derniers peuvent se compter par centaines ou milliers. Or, il s'agit de mettre en place autant de liaisons EDI vis-à-vis de ces fournisseurs, ce qui devient vite très complexe. À ma connaissance, personne n'est capable de faire du full EDI ; les entreprises se contentent de le mettre en place avec les fournisseurs les plus importants.

Vers quoi s'oriente-t-on ?

Les quatre à cinq prochaines années s'annoncent assez compliquées en matière de dématérialisation à l'échelon européen puisqu'il faut s'attendre à voir du multicanal : des factures en Excel, au format PDF, reçues par e-mail, par liaisons spécialisées, en EDI, etc. Il faut donc anticiper ce phénomène et être capable de recevoir et de gérer tous ces formats et canaux, tant qu'il n'y aura pas un modèle qui fera référence absolue. En conséquence, bien étudier son organisation avant de s'équiper d'un système informatique adapté est plus que jamais nécessaire.