Tribune - Facturation électronique : pourquoi attendre 2023 ?

Comme c'est le cas depuis 2017 pour les transactions avec le secteur public, dès 2023, la facturation électronique sera requise pour toutes les opérations entre entreprises. Une obligation légale détaillée dans le dernier rapport du ministère de l'Economie, des Finances et de la Relance, qui, si elle peut paraître compliquée à mettre en place de prime abord, est une vraie opportunité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Mais en ce début 2021 un constat s'impose : la moitié des entreprises n'a pas connaissance de cette obligation prévue par la loi de finances 2020, et 4 entreprises sur 10 pensent qu'elles ne seront pas prêtes au 1^er janvier 2023 (étude OpinionWay^®). Il est urgent pour les dirigeants de s'intéresser au sujet, de prendre la mesure de ce que cette nouvelle réglementation implique et d'anticiper les prochaines échéances.

Oui, cette loi est une bonne nouvelle !

Si elle nécessite une transformation au niveau des process dans les structures, il est cependant certain que le passage à la facturation électronique pour tous est, contrairement aux idées préconçues, une bonne nouvelle.

Elle offre des avantages non négligeables pour les entreprises et l'Etat, et permet notamment :

- d'effectuer des économies d'échelle importantes, puisque son coût est 10 fois inférieur à celui de la facture papier,

- de diminuer la charge administrative liée à la facturation et donc de booster la compétitivité,

- de mieux suivre le traitement des factures et par conséquent de limiter les problématiques de retard de paiement,

- de lutter contre la fraude fiscale pour l'Etat et d'éviter les écarts de TVA.

A noter également que l'uniformisation et la digitalisation des transactions devraient permettre aux pouvoirs politiques d'avoir une vision plus globale de l'activité des entreprises afin de proposer des ajustements et des réformes adaptées quasi en temps réel.

Le passage à la facturation électronique est une étape clef de la modernisation de la vie économique d'un pays, au service de la performance et de la transparence. Ce n'est pas pour rien que plusieurs de nos voisins européens comme l'Italie et l'Espagne l'ont déjà adoptée.

Concrètement, que va-t-il se passer pour les entreprises ?

La loi englobe deux obligations distinctes : l'e-invoicing (la nécessité de facturer électroniquement sous un format standard) et l'e-reporting (l'obligation de transmettre les données à l'administration fiscale).

Le calendrier s'oriente sur une obligation de recevoir les factures électroniques dès 2023 pour toutes les entreprises, et une obligation de les émettre en 2023 pour les grandes entreprises, 2024 pour les ETI et 2025 pour les TPE et PME.

Sur le plan opérationnel, les entreprises devraient avoir deux options pour établir et déclarer leurs factures. La première - le schéma en V - serait de saisir directement les informations de facturation sur un portail public national, à l'image de Chorus Pro. La deuxième alternative - le schéma en Y - consisterait à s'appuyer sur des plateformes privées d'entreprise certifiées par l'Etat jouant le rôle d'intermédiaire et de facilitateur entre les différents acteurs (clients, partenaires, etc.) et l'administration.

L'Etat Français pencherait davantage pour le schéma en Y car il apparaît plus adapté aux processus des entreprises, offre une meilleure sécurisation des données et permet aux entreprises de s'appuyer sur l'expertise des éditeurs de solutions de facturation électronique déjà existants sur le marché.

Concernant le document « facture » en lui-même, si les grandes entreprises l'établissent déjà selon un format d'échange de données informatisé (EDI), les entreprises de taille intermédiaire ou petite ont tendance à fonctionner plutôt avec des factures papier ou pdf. Or, cette loi implique une uniformisation des documents pour faciliter leur traitement, et plébiscite les formats hybrides comme la Factur-X, qui convient à la fois aux grands groupes et aux TPE et PME car il permet d'avoir à la fois le fichier XML et le fichier PDF d'une même facture. Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) envisage même l'adoption de la Factur-X comme format de référence pour les factures dématérialisées en 2023.

Réussir la digitalisation de son processus de facturation

Si la plupart des dirigeants sont conscients que la transformation digitale est bénéfique pour leur entreprise, une majorité ne l'a pas encore entamée. Or cette disposition de la loi de finances vient accélérer la démarche. Il n'est plus question de savoir s'il est judicieux de dématérialiser et d'automatiser les processus métiers, mais plutôt de savoir comment le faire.

Brisons quelques idées reçues : digitalisation ne rime pas forcément avec augmentation des moyens budgétaires et humains ! C'est une bonne nouvelle pour les TPE et PME qui constituent 99,9% du tissu économique français d'après l'INSEE (2020). Le processus de facturation demeure quant à lui le plus chronophage pour les DAF. Et pourtant, en suivant quelques étapes clefs, un projet de facturation électronique peut être rapidement mené. Il convient tout d'abord d'auditer l'existant et d'établir un cahier des charges. C'est à partir de cette définition des besoins que les décisionnaires pourront sélectionner une solution digitale adaptée. Viennent ensuite les étapes de planification, de déploiement et de test. Enfin, prendre le temps d'accompagner et de former les équipes à ce changement dans les process d'une entreprise est primordial, quelle que soit la taille de la structure.

Des travaux et concertations sont encore en cours pour permettre d'arbitrer les questions en suspens, de définir le cahier des charges pour les plateformes certifiées et de finaliser l'accompagnement qui sera proposé. Chaque structure est différente, par sa taille, son fonctionnement et son volume de transactions, et doit trouver le modèle qui lui conviendra le mieux.

L'auteur : Ouafa M'Hamed est chef de produit BPA chez Quadient France. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever et Vivarte, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l'éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa accompagne avec passion ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation.