Directeurs achats et financiers : des business partners en mal de communication

"Les désaccords entre directions financières et achats continuent à se cristalliser autour de la pertinence des gains affichés par les achats. Le plus souvent, ce sont les règles de la collaboration qui n'ont simplement pas été définies : alignement sur les règles de calculs des gains, modalités des contrôles des risques financiers. Les achats et la finance n'ont que trop rarement mis en place les instances de pilotage nécessaires à la collaboration des deux fonctions", détaille Cyril de Reyniès, Directeur Capgemini Invent dans l'étude* publiée par Capgemini invent, Per Angusta et la DFCG sur les relations entre les fonctions achats et finance.

Directeurs achats et directeurs financiers sont des fonctions clés qui contribuent fortement à la performance de l'entreprise. Quelles sont leurs relations et comment contribuent-ils ensemble à la compétitivité de leur entreprise?

Des "business partners" pour 60% des directeurs achats et financiers

Bien que le supérieur hiérarchique du directeur achats soit le plus souvent le directeur financier (33%), cela ne semble pas avoir d'impact significatif sur la qualité de la relation entre ces deux fonctions. Ainsi, 60% des répondants à l'étude, (directeurs achats et financiers) sont conscients d'entretenir des relations privilégiées. Ils se qualifient de "business partner" (co-construction) ou de "Main stakeholder" (partenaire privilégié et interactions permanentes).

Cependant cette relation semble au détriment des directeurs achats, car la moitié des directeurs achats interrogés se disent incompris des services financiers. Cela peut s'expliquer par le manque de structure de gouvernance dédiée à la performance achats et à l'absence de définition conjointe d'outils de pilotage.

Des indicateurs mal ou peu compris

Près de 75% des directeurs financiers et achats estiment avoir une "bonne" à "très bonne" compréhension mutuelle des enjeux, objectifs et méthodes de calcul des indicateurs. La plupart des directeurs financiers interrogés estiment que les indicateurs de pilotage suivis par les achats sont utiles à la direction financière, en particulier lorsque les règles de calcul ont été co-construite avec la finance.

Or, 47% des directeurs achats estiment que les directeurs financiers ne comprennent pas leurs indicateurs de performance. La mise en place d'un poste de "contrôleur de gestion des achats", comme le suggèrent les auteurs de l'étude pourrait permettre de formaliser le lien entre direction financière et direction achats à travers un poste dédié à la mesure de la performance achats.

Enfin, 62% des directeurs achats déclarent que la finance ne fixe pas d'objectifs sur les KPI définis sur les activités achats. Mais lorsque ceux-ci existent, les directeurs achats considèrent à 96% que ces objectifs sont pertinents et en ligne avec la réalité opérationnelle et la stratégie de l'entreprise.

Une vision biaisée des achats dans la mesure des économies

Notons que selon les directeurs financiers interrogés, la mesure des économies ne figure pas parmi les trois objectifs principaux d'une direction achats, jugeant peut-être qu'il s'agit là davantage du rôle du contrôle de gestion. Or, c'est pour les équipes achats c'est un élément essentiel dans le cadre de la réduction des coûts. Cet écart de vision sur le rôle de chacun amène de nombreux dysfonctionnements dans le partage des données : les indicateurs ne sont pas partagés ou de manière irrégulière, les reportings sont rarement co-construits, les outils de suivi de la performance achats, lorsqu'ils existent, ne sont pas partagés avec la finance.

*Etude "État de l'art de la relation entre directeurs financiers et directeurs achats" menée entre mai et septembre 2019 par la DFCG, Capgemini Invent et Per Angusta auprès de 64 directions financières et de 58 directions achats issues de groupes internationaux, d'ETI, de PME et d'acteurs du secteur public.

Des réunions trop "informelles"

44% des rencontres sont structurées entre directions achats et finances. Et plus de la moitié des reportings sont envoyés 1 fois par mois ou plus. Malgré ces reportings réguliers, il existe un manque de structure dans les échanges entre directeurs financiers et directeurs achats. Car seuls 25 % des directeurs financiers déclarent rencontrer le directeur achats au cours de réunions bilatérales et 16% au cours de réunion spécifiques mais qui restent informelles.

Des outils peu partagés

48% des directeurs financiers estiment "moyenne" à "mauvaise" la qualité de l'information fournie par les achats. Fait étonnant : d'après les directeurs financiers interrogés, la majorité du suivi de la performance achats se fait dans des tableaux Excel, alors que, de leur côté, 56% des directeurs achats indiquent utiliser des solutions dédiées. Autrement dit, la finance n'a que peu de visibilité sur les outils utilisés par la direction achats et lorsque ces outils existent, ils ne sont pas nécessairement partagés. Car 40% d'entre eux ne semblent pas avoir d'accès à ces outils.

Un manque de communication

27% des directeurs financiers attendent plus de transparence et de communication de la part de la direction achats. A contrario, l'amélioration des processus et la gestion de la relation fournisseurs ne semble pas faire partie de leurs priorités. Or, de leur côté, les directeurs achats attendent de la direction financière un soutien dans le processus de négociation avec les fournisseurs ainsi que davantage de disponibilité et d'aide à la décision. Mais également un besoin transparence et de clarté de laprt de la finance.

Pour garantir transparence, efficience et aide à la décision entre les deux parties, il convient d'impliquer davantage la finance, notamment en amont dès la conception des stratégies achats avec les fournisseurs, concluent les auteurs de l'étude.