6 conseils pour bien choisir un logiciel RH pour PME

Au sein d'une entreprise, le logiciel RH est un outil précieux qui va permettre de gérer aussi bien les plannings, que les compétences ou encore la paie. Par ailleurs, les PME ont un fonctionnement et des besoins qui leur sont propres. Ainsi, opter pour un logiciel RH pour PME semble d'autant plus indiqué. Mais à quoi correspond un bon outil RH ? Pourquoi est-il intéressant d'opter pour une solution RH pensée pour les PME ? Comment faire son choix ?

Publié par Brand Voice le 23 août 2022 - mis à jour à 16:46 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Qu'est-ce qu'un logiciel RH ?

Utiliser un logiciel RH ou logiciel de ressources humaines consiste, comme son nom l'indique, à utiliser une solution dédiée à la gestion des ressources humaines en entreprise. Extrêmement polyvalent, le logiciel de gestion RH permet notamment de gérer :

Les absences
Les notes de frais
Les congés
Le suivi du temps de travail
Les bulletins de paie
Le recrutement
Etc.

En d'autres termes, toutes les tâches prises en charge par les membres du personnel d'un service ressources humaines sont accompagnées par le logiciel GRH (Gestion des Ressources Humaines).

Il existe par ailleurs des logiciels de gestion des ressources humaines spécialisés qui vont s'adresser par exemple à un type d'entreprise en particulier. C'est notamment le cas avec les logiciels RH dédiés aux PME ou petites et moyennes entreprises. Ces sociétés ayant des besoins différents des grands groupes par exemple, le logiciel RH pour PME s'adaptera en fonction de cela.

Pourquoi opter pour un logiciel RH pour PME ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir d'opter pour un logiciel RH si vous êtes en PME.

Augmenter l'efficacité du service RH

Grâce au logiciel SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines), le département RH va voir son efficacité considérablement accrue. Les tâches répétitives peuvent être automatisées pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. Le gain de temps est donc très important lorsqu'une entreprise choisit d'investir dans un logiciel de ressources humaines et change considérablement la manière de travailler des RH.

Améliorer les conditions de travail des collaborateurs

Si le service RH voit son quotidien révolutionné par l'arrivée du logiciel RH pour PME, les collaborateurs ressentiront aussi les effets de ce changement. Qu'il s'agisse de demander des congés, de consulter une fiche de paie, de pointer ou autre, ces actions seront largement simplifiées. Avec une prise de contact facilitée grâce au logiciel de gestion RH, la collaboration entre RH et collaborateurs n'en sera que plus agréable.

Réaliser des économies

Si le déploiement d'un logiciel RH pour PME peut engendrer des frais, il peut aussi s'agir d'un formidable moyen de faire des économies sur le long terme. Les charges financières liées aux RH seront moins importantes au fil du temps et grâce à cette solution.

Protéger les données de l'entreprise

Enfin, le logiciel en gestion des ressources humaines est aussi intéressant lorsque l'on veut préserver les données RH de son entreprise. Les données relatives aux collaborateurs par exemple seront stockées de manière entièrement sécurisée, ce qui permet de restreindre l'accès aux informations confidentielles de manière plus efficace qu'avec un format papier par exemple. Les services RH ayant tendance à détenir des informations plutôt confidentielles sur les salariés, miser sur la prudence en matière de protection des données est largement conseillé.

6 conseils pour bien choisir votre logiciel RH

Dès lors que l'on comprend l'intérêt d'opter pour un logiciel RH pour PME dans une entreprise, il ne reste plus qu'à faire son choix pour trouver celui qui répondra à ses critères. On peut donc mettre en application plusieurs astuces permettant d'opter pour la bonne solution.

Faire un état des lieux de sa situation

Tout commence par un état des lieux de la situation interne de l'entreprise. Le but ici est de comprendre le fonctionnement qui est actuellement en place pour pouvoir avoir une première appréhension des problématiques rencontrées et donc des besoins. On va donc cartographier le fonctionnement complet du service ressources humaines de l'entreprise. Ce travail demandera bien entendu la collaboration et la participation active de tous les membres du service.

Lister ses besoins

À partir du moment où l'on dispose d'une vision claire sur le fonctionnement de son service, on aura bien plus de facilité à lister ses besoins. On va notamment pouvoir identifier les procédures les plus chronophages et pénibles, soit celles qui pourraient être automatisées. On prendra également le temps de faire la liste de tous les bénéfices que l'on attend de ce logiciel RH pour PME. Le but étant ici d'avoir une liste précise d'attentes et de critères pour pouvoir sélectionner des solutions qui y correspondent.

Comparer les offres existantes

Vient ensuite le moment de comparer les offres existantes sur le marché. En fonction de la liste de ses critères et de ses attentes, on va donc sélectionner plusieurs prestataires et plusieurs solutions pour en faire la comparaison. Une grille d'évaluation peut être mise en oeuvre pour avoir une vision plus globale des points forts et des points faibles des différentes offres sélectionnées. Les options proposées sont donc à étudier, mais aussi les différentes questions techniques comme celles liées à l'hébergement par exemple.

S'intéresser aux services en plus du logiciel RH

Plus que les options et les caractéristiques du logiciel RH, ce sont aussi les services proposés par les prestataires qui doivent être analysées. La maintenance du logiciel est tout particulièrement importante afin que les mises à jour soient prises en charge régulièrement et sur la durée une fois le logiciel installé. Certains prestataires proposent aussi de la formation pour une meilleure prise en main de l'outil ce qui peut être pertinent afin que les membres du personnel RH se sentent tout de suite à l'aise avec la solution utilisée.

Faire jouer la concurrence

Comme pour n'importe quel autre service ou produit, le fait de faire jouer la concurrence peut donner lieu à des offres intéressantes. Si deux offres sont similaires, on peut donc tenter de faire jouer la concurrence pour obtenir certains avantages ou encore des options en supplément. Il s'agit d'une façon très classique de procéder et d'autant plus entre entreprises.

Demander des démos

Si l'on a du mal à visualiser ce que sera son futur logiciel, certains prestataires proposent aussi des démos. La démo est une version test d'une solution qui permet une première prise en main, mais aussi une explication plus en détail de ce qui est proposé. Les membres du personnel RH auront ainsi une meilleure compréhension de l'offre avec une démo et seront plus susceptibles de donner leur avis sur l'outil le plus adéquat après l'avoir testé.

Bien entendu, le prix ou encore les avis en ligne sont aussi des critères de choix que l'on peut prendre en compte pour choisir un logiciel RH pour PME. Prendre le temps de la réflexion est souvent recommandé puisqu'il s'agit d'un outil qui accompagnera l'entreprise parfois durant plusieurs années.