Notes de frais et crise sanitaire : une gestion bouleversée

En matière de notes de frais, la crise sanitaire a donné lieu à un véritable paradoxe : moins de déplacements, mais un réel besoin de digitalisation. Nicolas Dubouloz, CEO de N2F, solution de notes de frais dématérialisées, revient sur ces enjeux.

Publié par Brand Voice le 29 sept. 2021 | Mis à jour le 30 sept. 2021 à 11:58 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Quels paramètres ont évolué en matière de notes de frais du fait de la crise sanitaire ?

Tous ! Lors du premier confinement, on a observé une baisse de 85% des déplacements et visites clients, avec une chute des notes associées (restaurant). Par la suite, c'est surtout la nature des dépenses qui a évoluée : coûts liés au télétravail et augmentation des frais kilométriques, les salariés évitant les transports en commun.

Le distanciel a bouleversé tous les process en entreprise, y compris pour les notes de frais. En effet, il était impossible de remettre son justificatif en main propre et sans intérêt de l'envoyer par courrier : il n'y avait personne pour le réceptionner. C'est pourquoi digitaliser ses notes de frais est devenu une nécessité pour simplifier les process et ne pas alourdir le travail de la direction administrative et financière.

Elle se voit déchargée d'une tâche chronophage et rébarbative. C'est elle qui bénéficie le plus d'une digitalisation, surtout couplée à de l'IA. Ainsi, la vérification prédictive identifiant les tickets incohérents ou frauduleux nécessitant une validation humaine et la mise en avant des informations importantes sur le ticket scanné sont un gain de temps précieux.Quels sont les apports d'une digitalisation des notes de frais pour la fonction administrative et financière ?

La fonction financière a accès en un clic à tous les chiffres de suivi et prévisionnels, facilitant sa clôture comptable. Elle a aussi l'assurance que la TVA est récupérée quelle que soit la nature de la dépense, et a un accès aux justificatifs à valeur probante pendant 10 ans.

La fonction administrative et financière se positionne ainsi comme accompagnatrice des salariés : le remboursement des notes de frais est plus rapide, le calcul des tickets restaurants à distribuer est facilité.

Quels bénéfices l'entreprise peut-elle attendre d'une telle solution ?

Ils sont nombreux et de plusieurs ordres, mais voici les deux principaux. Selon une étude que nous avons menée juste avant la crise auprès de 1000 sociétés françaises, le coût moyen de traitement d'une note de frais non dématérialisée est de 58€. Digitaliser les notes de frais divise leur temps de traitement par 4. Le salarié n'a plus rien à saisir : il scanne son justificatif, et la solution reconnaît automatiquement les champs requis en comptabilité. La chaîne de validation bien plus fluide, le process moins lourd pour le salarié, le manager et la comptabilité, permettent une baisse des tensions. De plus, la politique de l'entreprise en matière de notes de frais, souvent ignorée par le salarié, lui est présentée intuitivement.