La gestion de l'absence en période pandémique, un sujet d'avenir...

Chaque employeur ou service RH le sait, la gestion de l'absence dans les entreprises a toujours existé, et demeurera toujours. Il n'y a pas de remède miracle pour les employeurs, et encore moins pour les salariés. Une analyse de l'absentéisme est nécessaire pour gérer au mieux le staffing RH, et anticiper ces absences " habituelles ". Ça, c'était avant...

Avec l'arrivée du Covid-19, qui semble parti pour durer avec des conséquences beaucoup plus graves, ce taux d'absentéisme risque d'exploser de manière durable dans les mois et les années à` venir. Par ricochet, la charge de travail pour les gestionnaires aussi...

Le premier confinement, un tsunami pour les services RH

Les équipes RH ont subi un vrai tsunami d'absences pendant ce confinement. Les arrêts de travail n'ont jamais été aussi nombreux, et la gestion RH des " va-et-vient " des salariés n'a jamais été aussi intense. Pour certaines entreprises, ce confinement a généré autant d'arrêts de travail que sur une année normale...

Les services RH ont dû faire preuve d'adaptation avec l'apparition des arrêts ordinaires (garde d'enfants(s), salarié à risque), ainsi que le chômage partiel.

Ce tsunami a dans un premier temps engendré une communication interne immédiate de la part des RH, les logiciels de paie ont dû s'adapter, des centaines de mails ont alimenté les messageries des gestionnaires... Des mois de mars et avril aux allures de marathon.

Mai et juin ont cèdé la place à de nouvelles modalités sur le chômage partiel au titre des arrêts ordinaires, le suivi financier s'est mis en place avec la relance des CPAM, fermées, qui recevaient tout fraichement les millions d'arrêts de travail de mars/avril par l'intermédiaire des DSN... De quoi entrer dans une phase d'IronMan pour ces mêmes gestionnaires !

Imaginez-vous un instant à la place d'une gestionnaire RH : " Paul en arrêt du 1er au 8, puis du 16 au 19 et enfin du 24 ou 27 avec reprise anticipée... Christian en arrêt seulement les lundis pour garde d'enfant en avril, puis les mardis en mai... La CPAM du 92 injoignable depuis deux mois... ". Un parcours du combattant permanent, une gestion exceptionnelle... devenue en quelques semaines habituelle.

Là on a craint des vaguelettes, ce 4^ème trimestre 2020 annonce l'arrivée de nouveaux tsunamis

Ce premier confinement fut une expérience intense pour tous, il a fallu s'organiser sans délais, sans anticipation d'un monde cloisonné que l'on pensait impensable, et dont la première des conséquences est la destruction d'une grande partie de notre économie. La France n'a plus les moyens de faire face à un nouveau confinement massif et devra s'adapter aux prochaines vagues, dont l'intensité semble chaque jour plus forte.

Une chose est certaine : ce virus reste actif, quasi incontrôlable, il réserve probablement encore de bien mauvaises surprises. Les mesures de distanciation, les tests sérologiques, le télétravail..., permettent d'atténuer sa portée. Mais, nous le comprenons au fil des jours et des semaines, il y aura de prochaines vagues, comme on le voit déjà avec la recrudescence de l'épidémie, le couvre-feu imposé récemment en France, le re-confinement dans certains pays...

Ces " re-confinements " engendreront alors des vagues d'absence en masse, par zone. Les entreprises seront touchées les unes après les autres, les plus importantes de manière permanente. La rentrée de septembre s'annonçait très complexe, les mois qui suivent sont encore pire ! Tous les ingrédients seront réunis pour une hausse de l'absentéisme en flèche.

Un taux d'absentéisme en hausse

En septembre 2020, dans certains secteurs, les absences ont doublé voir triplé par rapport à septembre 2019...

Les arrêts de travail à partir d'octobre vont continuer d'exploser. Les arrêts de complaisance ne disparaitront pas, ils augmenteront en nombre et en durée... Les arrêts ordinaires ont été à nouveau proposés par le gouvernement et les salariés à risque devront s'isoler davantage. Toute fièvre de 38° découlera ainsi sur un arrêt de quinze jours... Un arsenal puissant pour assister à` une montée en flèche de l'absentéisme, véritable gouffre financier pour les entreprises.

Pour faire face à ces flux, les services RH vont alors devoir recruter... Mot presque banni aux ressources humaines par ces temps difficiles ! Existe-t-il d'autres alternatives ? Oui : s'ouvrir à` de nouvelles organisations, en étant accompagnés par des experts. En d'autres termes, externaliser ses services, et permettre anticipation et maitrise des coûts.

Les PSE (Plan de Sauvegarde de l'Emploi), source de stress... et d'absentéisme

À l'image de la Bourse, les salaries n'aiment pas l'incertitude, et qu'est-ce que plus incertain que l'annonce d'un PSE en devenir ? Qui sera concerné ? Quand, de quelle manière, selon quelles modalités, à quelle échéance ? Cela va agir sur le psychique de chaque salarié, concerné ou non par ce PSE, pendant les nombreux mois qui l'accompagneront, entre l'annonce du plan, jusqu'à sa clôture. L'appartenance, l'implication, la motivation... Tout cela sera plus ou moins mis en berne au profit d'une réduction d'effectif brutale et immédiate, nouvelle priorité des RH.

L'absentéisme prendra alors une place plus forte pour soulager les esprits. La crainte d'un futur incertain crée un terrain plus fertile aux divers types d'absences. Ce fut le cas avec la crise de 2008 et les nombreux PSE associés.

Entre nouvelle(s) vague(s) et PSE, quel avenir pour ces services RH en souffrance ? Quelle organisation proposer au plus vite pour faire face à toutes ces problématiques ?

Les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)

Rappelons-le, le taux de recouvrement des IJSS atteint difficilement 90 % dans les entre- prises, malgré la mise en place de la DSN il y a quelques années.

Au-delà du risque humain et de l'impact sur la charge de travail des gestionnaires RH, l'explosion d'un taux d'absentéisme a des conséquences importantes sur les IJSS. En moyenne, une entreprise de 1 000 salaries bénéficie de 400 K€ d'IJSS par an en année normale.

En 2020, les prévisions annoncent une moyenne d'environ 700 K€, et en 2021, à ce rythme, 600 K€, soit une augmentation de 50 % du volume habituel.

L'objectif pour chaque entreprise sera de recouvrer 100 % de ces sommes. Seront-elles suffisamment organisées ou staffées pour y parvenir ?

Pour en savoir plus

Julien Vernay est directeur du pôle conseil et service en performance opérationnelle (services externalisés RH) chez Leyton. En avant-poste pour aider ses clients à appréhender la crise sanitaire avec les bons outils, Julien a développé une vision affûtée des enjeux de gestion de l'absence qui se présentent aujourd'hui aux entreprises. Leyton accompagne ainsi des nombreuses entreprises du CAC 40 au jour le jour.