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Suivi du temps de travail : quelle plus-value pour les DAF ?

Le temps de travail est une donnée précise facilitant l'organisation des tâches, la budgétisation et le reporting. Pourtant, selon un sondage exclusif mené par Beebole, plus de la moitié des PME françaises ne mesurent pas le temps de travail de leurs équipes. Décryptage.

Publié par Beebole le 13 avr. 2022 - mis à jour à 15:37 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Mesurer le temps de travail de ses collaborateurs peut répondre à de multiples enjeux. S'il s'agit souvent d'une obligation légale, les avantages d'un suivi précis du temps de travail sont nombreux. Connaître les heures effectuées par ses équipes, c'est mieux comprendre l'activité de l'entreprise et, in fine, prendre de meilleures décisions.

C'est ce qu'affirment 80 % des dirigeants de PME interrogés par Beebole dans le cadre d'une enquête exclusive. Pour autant, la majorité des petites et moyennes entreprises en France ne mesurent pas le temps de travail de leurs salariés (57 %).

Comment expliquer cette tendance ? Pour Yves Hiernaux, CEO et co-fondateur de Beebole, il s'agit avant tout d'une question de culture : “Lorsque les prospects prennent connaissance des fonctionnalités de notre logiciel , ils sont souvent surpris par les bénéfices immédiats de l'outil sur leur activité. De nombreux DAF n'imaginent pas que le simple fait de récolter des données sur le temps de travail de leurs équipes puisse avoir un impact considérable sur la performance de l'entreprise. La preuve, dans notre sondage, 78 % des dirigeants qui ne mesurent pas le temps de travail ne pensent avoir aucune utilité pour ce type de données. C'est dommage car ils se privent d'informations précieuses.”

D'autant plus que, selon le sondage mené par Beebole, 1 dirigeant de PME sur 3 en France affirme manquer d'éléments dans sa prise de décision au quotidien.

Pour combler ce manque de données, rien de mieux qu'un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). Les solutions de GTA sont pour les DAF ce que les SIRH représentent pour les DRH : des outils de suivi et d'analyse précis permettant d'avoir une meilleure vision de l'activité de l'entreprise, de prendre des décisions plus avisées et d'établir des projections financières plus justes.

“Beebole nous sert principalement pour le suivi de nos projets financés, des heures, des tâches et des budgets”, explique Willy Vial de Minalogic. “L'outil nous permet de fluidifier les process. Par exemple, les informations sur les absences sont remontées à notre expert-comptable afin d'être prises en compte dans la création des fiches de paie.”

Les logiciels de suivi du temps sont en effet jugés plus efficaces que les solutions de suivi manuelles par 73 % des dirigeants interrogés par Beebole. Les solutions de GTA permettent d'améliorer la budgétisation, de réaliser des économies et d'offrir une meilleure expérience employés. Avec un logiciel de GTA, il est possible de centraliser les (nombreuses) données émises par l'entreprise, notamment sur le plan financier. Par conséquent, l'outil offre une vision plus fine de l'activité tout en diminuant le risque d'erreur de saisie.

“Nous travaillons avec Beebole depuis 2015”, précise Jérôme Deconinck, directeur de Terre de Liens. “En tant qu'organisation à but non lucratif, l'un de nos enjeux est de pouvoir fournir des reportings financiers à nos donateurs de façon simple et fiable. Au départ, nous utilisions des fichiers Excel. Mais ce n'était ni très opérationnel, ni efficace. Nous nous sommes donc tournés vers un outil de suivi des activités.”

Malgré les avantages d'un tel outil, la majorité des PME qui mesurent le temps de travail de leurs salariés utilisent encore une solution manuelle (feuilles de temps papier, Excel, Google Sheets). Elles ne sont que 42 % à avoir déjà adopté un logiciel dédié au suivi du temps. Or, face à la transformation numérique des entreprises, le suivi informatique du temps de travail s'impose davantage comme la meilleure solution pour obtenir des business insights.

“Aujourd'hui, il existe maintes solutions de gestion des temps et des activités abordables sur le marché. Pourtant, de nombreuses entreprises de toutes tailles restent fidèles à leurs feuilles de temps imprimées ou leurs fichiers de calcul sur Excel. Une question budgétaire, peut-être. Mais surtout une question d'habitude”, commente Yves Hiernaux. “Dans notre sondage, un tiers des entreprises qui suivent encore le temps de travail de façon manuelle justifient leur choix par le simple fait que c'est ce qu'elles font depuis toujours. Lorsqu'il s'agit de mettre en place un nouvel outil au sein de l'entreprise, l'habitude des usages - et par conséquent la résistance au changement - n'est pas négligeable.”

Mettre en place un outil de gestion des temps et des activités offre de nombreux avantages en termes de suivi, d'analyse et de prise de décision. En effet, les entreprises ayant déjà opté pour un logiciel de suivi sont majoritairement convaincues par son efficacité et sa plus-value.

Pour conclure, Beebole formule 5 recommandations à destination de toutes les entreprises et de leurs services financiers :

Mesurez le temps de travail pour suivre les projets et budgets
Assurez-vous d'être en conformité
Utilisez un outil en ligne plutôt que des feuilles de calcul pour vos prévisions et suivis budgétaires
Associez vos équipes au processus de sélection et d'intégration du nouvel outil pour éviter des résistances internes au changement
Croisez les données de temps de travail avec d'autres informations et applications pour optimiser l'exploitation de la data .