Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie : obligations et avantages

Sans être obligatoire, la mise en place d'un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie de vos collaborateurs présente d'indéniables avantages. Ce Système d'Archivage Électronique (ou SAE) est une solution pratique et sécurisée pour l'entreprise mais également écologique car elle réduit de manière considérable le recours au papier. Pour autant, on est en droit de se questionner, notamment sur les contraintes fixées par la réglementation ainsi que sur les éventuelles complications au niveau du service des ressources humaines.

Publié par Konica le 20 juil. 2022 - mis à jour à 11:08 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Le coffre-fort électronique et la fiche de paie dématérialisée, présentation

Fiche de paie dématérialisée

Si la loi n'oblige en rien l'employeur à dématérialiser les fiches de paie de ses collaborateurs, elle encourage néanmoins cette option. Si ce choix est retenu, l'employeur est tenu d'en informer ses salariés dans un délai d'un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Le salarié, en ce qui le concerne, demander à continuer de recevoir ses bulletins de salaire au format papier, il doit formuler explicitement sa demande par écrit et l'employeur dispose d'un délai de 3 mois pour lui remettre à nouveaux ses documents en mains propres ou par voie postale.

Coffre-fort électronique

Le coffre-fort électronique est une solution numérique qui autorise la mise à disposition, le stockage et la diffusion aux destinataires concernés de documents personnels via un espace virtuel sécurisé. Concrètement, la mise à disposition du bulletin de paie dématérialisé d'un collaborateur lui est indiquée par courriel et celui-ci peut ensuite la récupérer en accédant à l'espace de stockage numérique, par exemple grâce à la signature électronique. Les documents sont téléchargeables et présentés dans des formats standards, comme le format PDF. Par ailleurs, leur conservation et leur stockage doivent être garantis par l'employeur durant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.

Quel cadre légal ?

Rendue possible par la loi du 12 mai 2009, la dématérialisation du bulletin de salaire est encouragée et encadrée sur un plan légal. Depuis le 1er janvier 2017 et l'entrée en vigueur de la loi Travail, sa mise en oeuvre a encore été renforcée et facilitée. Le choix d'un coffre-fort numérique est ainsi encouragé au sein des entreprises tout en respectant le cadre fixé par l'article L.103 du code des postes et des communications électroniques.

En pratique, l'employer doit respecter certaines contraintes :