Facturation électronique : une transformation pour des gains multiples

La transition vers les factures électroniques implique de nombreux changements en entreprise. Mais pourquoi cette réforme voit-elle le jour et en quoi ce virage digital est-il synonyme d'avantages pour les organisations ? Explications.

Publié par Sage le 27 mars 2024 - mis à jour à 11:13 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Et si la réforme de la facturation électronique était une aubaine pour les entreprises ? Au-delà de la contrainte réglementaire, elle semble de plus en plus perçue comme une valeur ajoutée forte en termes de transformation digitale. Des gains substantiels découlent de la digitalisation des flux. Ceux-ci peuvent représenter jusqu'à 10 euros par facture. Plus une entreprise traite un volume élevé de factures, plus les économies sont importantes. Selon la Commission européenne, la facturation électronique peut apporter des diminutions de coûts d'environ 64,5 milliards d'euros par an aux entreprises européennes. Si on estime le coût de traitement d'une facture papier entre 14 à 20 euros pour une facture entrante et entre 5 et 10 euros pour une facture sortante, le coût d'une facture dématérialisée n'est en moyenne que de 4 euros (1). Avec une chaîne de traitement parfaitement optimisée, il peut même se limiter à 0,45 centime d'euros.

Il en ressort également une simplification importante des tâches et des coûts. Avec la fin de la facturation au format papier, la mise sous pli, les photocopies, la gestion de l'affranchissement, de la diffusion interne et de l'archivage physique sont autant d'aspects qui disparaissent. Le respect des délais de paiement est un autre grand gagnant, avec comme conséquence l'évitement des éventuelles sanctions qui peuvent en découler, une meilleure maîtrise de la trésorerie et une amélioration des relations clients-fournisseurs.

La dimension écoresponsable associée constitue plus que jamais un atout fort lié à cette évolution. A l'heure où les politiques RSE entrent dans leur phase concrète dans les entreprises, la baisse des consommations de papier et de matériels nécessaires se traduit par un impact direct sur l'empreinte carbone. L'Ademe estime la consommation moyenne de papier à environ 80 kg par employé par an. Des répercussions loin d'être négligeables sur l'environnement.

Vers une digitalisation étendue

La facturation électronique ouvre la voie à des automatisations plus larges des flux transactionnels. De multiples gains peuvent ainsi être réalisés tout au long de la chaîne de valeur. De la réception à l'archivage en passant par les workflows de validation, les retombées intéressantes se multiplient. En libérant du temps, l'automatisation permet aux salariés des services comptables de se focaliser le travail d'analyse. Le gain de temps profite aussi à l'approbateur, pour qui les vérifications sont quasi-instantanées.

Dans un contexte de digitalisation étendue, les demandes d'achat en amont peuvent être digitalisées, tout comme les passages d'ordre aux fournisseurs. Ce travail en amont permet de créer les conditions pour un traitement de la facture électronique en aval. Il en ressort dès lors une performance économique globale.

De multiples étapes et processus sont directement ou indirectement liés au traitement des factures, comme les demandes d'achat, la gestion des catalogues, des bons de commande. Ceux-ci peuvent tous gagner en efficacité et en agilité par la digitalisation. Les opérations en lien avec la conformité fournisseurs sont également concernées et conduisent à une meilleure analyse des risques. La meilleure visibilité sur les données qui en découlent permet de mieux connaître les prix, mis en regard avec l'historique, les volumes engagés, les remises, avec comme conséquence de capacités de négociation améliorées. Les gains de productivité et d'agilité dépassent donc largement le cadre des fonctions financières et comptables.

Pour en savoir plus, téléchargez le Guide 2024 de la facture électronique pour les PME.

(1) Entreprises.gouv.fr

Des avantages directs pour les pouvoirs publics

Si l'Etat français entreprend la réforme de la facturation électronique, c'est en raison de conséquences intéressantes à plusieurs niveaux. Il s'agit d'abord de mieux lutter contre la fraude à la TVA. En apportant une meilleure traçabilité des transactions, la facturation électronique permet de détecter plus efficacement les manquements sur ce plan. Les pouvoirs publics bénéficient également par ce biais d'une connaissance plus poussée, en temps quasi-réel de l'activité économique. Le pilotage de la politique économique peut être améliorée, puisqu'il peut se baser sur des informations plus précises et actualisées. La facturation électronique représente donc un levier de modernisation et d'efficacité.

Enfin, le rôle de l'Etat est de veiller à une meilleure compétitivité des entreprises. La digitalisation permet à ces dernières de diminuer leurs coûts administratifs ainsi que les délais de paiements. Il en ressort une baisse des charges administratives et des gains de productivité. Les déclarations de TVA des entreprises seront également simplifiées à l'avenir grâce au pré-remplissage établi sur la base les données de facturation.