Facturation électronique : une réforme comme tremplin vers des gains futurs
Les contraintes issues des évolutions réglementaires ne sont pas toujours sources de profits. Dans le cas de la facture électronique, les bénéfices sont légion et sont l'occasion pour les entreprises de se projeter dans une transformation d'avenir.
Qui sont les grands gagnants de la réforme à venir de la facturation électronique ? Des services de l'Etat aux entreprises petites, moyennes ou grandes, les bénéfices semblent concerner tous les acteurs. Du côté des pouvoirs publics, l'enjeu est de prévenir et réduire la fraude à la TVA, mais aussi d'évoluer vers un pré-remplissage des déclarations de TVA, ce qui apportera une simplicité et une agilité supplémentaire à toutes les parties prenantes de ces obligations réglementaires. Chez les entreprises, les retombées sont encore bien plus variées et font de la facture électronique une réelle avancée, tant sur un plan quantitatif que qualitatif.
« La réduction des coûts de traitement, la meilleure traçabilité du cycle de vie de la facture au travers les différents statuts qu'elle peut connaître tout au long de son existence sont des avantages notables, tout comme la diminution du taux d'erreurs », souligne Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager E-Invoicing au sein de l'éditeur Yooz. L'un des objectifs est également d'améliorer les délais de paiement et de réduire les litiges, ce qui est synonyme de gain de temps et de meilleure santé pour la trésorerie. Avec la digitalisation de ces processus, l'entreprise dispose de données plus fiables, centralisées en un même espace, et mises à jour en temps réel, afin de mieux piloter la direction financière.
Le site de ventes en ligne Spartoo, un des clients de Yooz, confie ainsi avoir divisé par 5 son temps de traitement des factures depuis qu'il utilise cette solution. Du côté des Villages Club du soleil, également client de l'éditeur, cette durée a été divisée par 4. Le gain de temps est également notable pour les experts comptables, ces derniers disposant par ailleurs d'une plus grande autonomie pour la gestion des dossiers. « En termes de délais de paiement, certains de nos clients mentionnent une diminution de plusieurs semaines pour le règlement des factures, avec à la clé une amélioration nette des relations fournisseurs », illustre Mélanie Proth-Evangelist. Avec un traitement classique manuel, le coût d'une facture s'élève souvent à une fourchette comprise entre 10 et 12 euros, contre quelques centimes à quelques euros au maximum dans le cas la facturation électronique.
Se préparer à tous les cas de figure
En termes de factures fournisseurs, Yooz permet de traiter de très nombreux formats structurés dont ceux compatibles avec la réforme en France (Factur-X, UBL, CII), ainsi que ceux en vigueur à l'étranger, comme en Allemagne avec le ZUGFeRD et le XRechnung, également en pleine évolution sur ce sujet, ou en Italie (FatturaPA) où la facturation électronique est déjà en vigueur depuis quelques années.
« Notre solution permet l'automatisation des processus d'achats mais aussi des ventes vers tous types de destinataires qu'ils soient publics, privés ou particuliers et nationaux ou internationaux. Grâce à notre solution de traitement des factures de vente, nous récupérons auprès de nos clients les informations et fichiers nécessaires, avant de les émettre en masse et en automatique vers les destinataires de manière conforme. Il est aussi possible de paramétrer un processus de validation avant émission selon de critères de choix de l'entreprise, par exemple : selon des montants ou typologie de client », explique Mélanie Proth-Evangelist.
En tant que PDP, Yooz garantit un haut niveau de sécurité, et de conformité. Au-delà de cet aspect, les valeurs ajoutées se situent surtout au niveau de l'automatisation de nombreuses tâches. Grâce à des workflows intelligents de validation, les processus en place gagnent en agilité et les factures sont acheminées en temps réel dans les bons canaux, selon leur statut et leur destinataire. Les services à valeur ajoutée comprennent également l'intégration comptable, la génération des écritures comptables, l'automatisation des paiements, ainsi que l'archivage à valeur probante.
L'amélioration de la collaboration entre les parties prenantes est elle aussi au coeur des priorités de l'outil. « Nous avons mis en place la même mécanique que celle que l'État va mettre en place dans le cadre de l'annuaire officiel qu'il proposera pour acheminer les factures », poursuit-elle. « Depuis janvier 2024, il est possible d'utiliser notre propre écosystème pour adresser une facture à un client, ce qui permet aux interlocuteurs de part et d'autre d'échanger autour des statuts du cycle de vie de la facture, de mentionner des informations en commentaires, de désarmorcer d'éventuels litiges en amont. »
Les experts-comptables peuvent également centraliser tous les flux de leurs clients et communiquer directement avec euxvia la plateforme de Yooz. À noter que Yooz est d'ores déjà connecté à près de 250 ERP et outils comptables. Il suffit donc pour les entreprises de mettre en place des connecteurs automatisés pour accéder à l'intégralité de ces services.
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