Ne manquez pas votre passage à la facturation électronique ! Avec Tessi, découvrez 5 étapes incontournables dans la préparation de votre projet
Ne sous-estimez surtout pas la complexité d'un projet de facturation électronique ! Pour facturer ou recevoir leurs factures les entreprises doivent s'engager dans une transformation à la fois réglementaire, technique, mais aussi humaine.
Lors de la mise en place d'une solution de facture électronique, une erreur serait de penser qu'il ne s'agit que d'une connexion technique à une plateforme et de sous-estimer la complexité découlant de cette transformation. Il faut vous y préparer.
Pour vous aider dans cette préparation, Florent Faguer, Responsable Marketing Solutions Paiements chez Tessiévoque 5 étapes incontournables pour aboutir au succès de votre projet.
La première est de procéder à un état des lieux exhaustif de l'existant. Cela consiste en l'évaluation minutieuse des personnes, processus et SI ayant un lien avec la gestion des factures : analyser le paysage applicatif (outils, données, stockage), cartographier les flux de facturation (flux entrants / sortant, volumétries, modalités, formats...), répertorier les procédures existantes et les relier aux personnes potentiellement concernées.
Tous les cas de figures rencontrés par votre entreprise, y compris les processus mineurs (cas d'usage spécifiques) doivent être traités et analysés.
Une seconde étape est de confronter l'entreprise à sa capacité de réalisation pour en déduire l'accompagnement nécessaire pour atteindre les objectifs. Conduire et implémenter un projet de dématérialisation impose de mobiliser diverses ressources (technologiques, financières, humaines, organisationnelles...). Des investissements certes mais qui doivent se rentabiliser dans le temps grâce à l'optimisation des processus. Aussi se poser les bonnes questionspermet de dimensionner le projet. Il ne faut surtout pas avoir peur de se faire aider : qu'il s'agisse de s'appuyer sur une expertise interne ou externe comme Tessi.
Troisièmement, bien préparer son projet de facture électronique passe par une formulation détaillée de ses besoins. Cette étape est nécessaire car elle permet de déterminer quelle solution de dématérialisation est la plus adaptée à son entreprise et à ses spécificités. Pour ce faire, il est conseillé de rédiger un cahier des charges traduisant ses attentes vis-à-vis de la future solution, mais aussi du futur partenaire, incluant spécificités SI et métiers. Ainsi vous serez en mesure d'avoir une vue claire sur les ressources à mobiliser et sur la couverture fonctionnelle souhaitée. Disposer d'un cahier des charges permet de lancer une consultation des différents acteurs du marché afin d'obtenir des propositions optimisées.
Quatrièmement, la mise en place du projet implique une conduite du changement et par conséquent l'adhésion des parties prenantes. Il en existe trois types. Tout d'abord les équipes internes identifiées à l'issue de la phase d'audit et de cartographie des processus (équipes directement impactées puis services connexes ou transverses). En deuxième lieu, les clients et fournisseurs de l'entreprise. Et enfin, les acteurs tiers, partenaire ou prestataires de l'entreprise.
Promouvoir le projet en interne permet aux employés de se sentir impliqués et participe à surmonter leur peur du changement. Le travail des équipes projets est facilité car le projet jouit d'une plus grande légitimité. Et enfin, communiquer à l'ensemble des clients, fournisseurs et partenaires,tôt dans le projet leur permet de réagir, échanger et s'adapter.
Une dernière étape clé nécessite de s'assurer de la qualité des référentiels de l'entreprise. La facturation ne pourra s'effectuer qu'à condition que les données d'identification (expéditeurs et destinataires) soient bien à jour, au risque d'essuyer un rejet des factures. Une méthodologie devra être considérer et visera à passer en revue ses référentiels (SIRET/SIREN), analyser les données (« distorsion » et écarts), définir la gouvernance de la data, puis nettoyer et mettre à jour ses référentiels.
En conclusion, préparer votre projet en tenant compte de ces étapes vous permettra d'éviter certaines difficultés et maximiser vos gains. Les décideurs doivent prendre la mesure du bouleversement annoncé et anticiper la durée nécessaire pour l'appréhender de manière sereine. En fonction de la taille de leur entreprise, trois à six mois ne seront pas de trop pour engager les transformations essentielles permettant d'appliquer en bonne et due forme les futures obligations.
De plus, bénéficier du meilleur accompagnement technologique et humain possible sera la clé pour assurer cette transition alors n'hésitez pas à vous faire aider.
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