Facturation électronique : l'importance d'anticiper et de bien comprendre les enjeux
Le report de la mise en place de la facturation électronique doit être vécu comme une opportunité pour les entreprises de se préparer au mieux à la mise en oeuvre de cette réforme.
Le calendrier du déploiement de la facturation électronique se précise. Un amendement du gouvernement au projet de loi de finances pour 2024 en date du 17 octobre 2023 prévoit un report au 1er septembre 2026 de réception de factures électroniques pour toutes les sociétés et l'obligation d'émettre les factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI. Les autres sociétés, TPE et PME devront quant à elle émettre leurs factures à partir du 1er septembre 2027.
Ce nouveau calendrier ne doit pas freiner les dirigeants dans leurs travaux. « Ce report doit être mis à profit pour identifier l'impact de cette réforme, mettre à plat les process, les outils, la manière dont on travaille avec les clients et les fournisseurs. Il est nécessaire de prendre les bonnes décisions pour que ce changement s'opère en douceur », estime Chloé Antonucci, Product Manager Facture Électronique au sein de Pennylane, une plateforme globale de gestion financière.
Cartographier l'existant
Pour se préparer à cette réforme, il est en premier lieu nécessaire de faire un bilan : cartographier les flux existants (nationaux ou internationaux), leur volume, de catégoriser leurs clients et fournisseurs, mais aussi de faire le point sur le degré de digitalisation de l'entreprise, des outils utilisés. « Les entreprises, accompagnées de leur conseil financier ou de leur expert-comptable doivent aussi profiter de cette réforme pour identifier les nouveaux objectifs business, en considérant l'automatisation des flux par-delà la facturation. Cette réflexion plus large peut ainsi amener à l'amélioration des processus en amont et en aval, sur le traitement des factures, leur saisie, la gestion des écarts ou des impayés », ajoute l'experte.
S'informer avant de choisir sa plateforme
Autre étape indispensable : le choix de la plateforme. Les entreprises restent libres de choisir entre le portail public de facturation (PPF), une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou encore les opérateurs de dématérialisation (OD). « La différence fondamentale entre un opérateur de dématérialisation et une plateforme de dématérialisation partenaire repose sur le fait qu'un OD n'est pas habilité à émettre des factures pour le compte de tiers en direct contrairement à une PDP. Là où la PDP est certifiée par l'administration fiscale, l'OD doit dépendre elle-même d'une plateforme pour gérer les factures entrantes et sortantes. Un dirigeant doit donc prendre le temps d'identifier la valeur ajoutée que l'OD propose par rapport à une PDP toute intégrée qui offre des services métiers plus aboutis », analyse Chloé Antonucci. Le portail public de facturation, qui reste gratuit, va quant à lui proposer un socle minimal de services et se limiter à la transmission de toutes les données à l'administration fiscale.
La liste des PDP n'étant pas encore présentée et définitive, il est conseillé dans un premier temps de s'informer auprès de son éditeur de logiciel et regarder ce qui se fait ailleurs. « S'éduquer reste aussi un moyen de se protéger des informations d'annonce, des campagnes de sensibilisation qu'une foultitude d'acteurs s'apprêtent à mener. Il ne faut pas oublier qu'il s'agit d'une réforme pour les entrepreneurs. Les dirigeants doivent donc être curieux et ne pas hésiter à challenger les outils en place et les prestataires », insiste Chloé Antonucci.
Limiter les risques liés à l'interopérabilité
Pour simplifier la transition de ses clients et les accompagner dans la mise en oeuvre de cette réforme, Pennylane est officiellement candidate pour devenir une PDP. Combinant un outil de facturation et de gestion complet, il est aussi un véritable outil de production comptable qui synchronise l'ensemble des données en temps réel. Un paramètre essentiel pour veiller à ce que les flux entre le système d'information de l'entreprise et la plateforme soient fluides. « La force de notre PDP, c'est cette approche tout en un. La société comme son comptable pourront suivre, traiter et automatiser en temps réel l'état d'avancement des factures et exploiter efficacement les données associées. Un atout unique qui va permettre aux dirigeants et leur conseil de collaborer ensemble, de limiter le nombre de tâches et de gagner en confort de travail et en temps », ajoute l'experte. Source de vérité unique comptable et commerciale, l'outil déjà compatible avec la facture électronique (format Factur-X) centralise aujourd'hui facturation, finances, compte pro et comptabilité, un avantage en terme d'automatisation des actions de facturation et de synchronisation des statuts de paiement entre les outils avant émission dans le réseau des plateformes (PDP et PPF). « En centralisant les données de toutes les factures et notamment le détail des lignes, nous serons demain en mesure, de comparer le prix de tel produit ou service par secteur et zone géographique. L'opportunité d'armer les experts-comptables dans leur mission de conseil en leur offrant une analyse plus fine de la gestion de l'activité et en leur permettant d'anticiper les besoins de trésorerie des sociétés qu'ils accompagnent », conclut Chloé Antonucci.
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Par Marie-Amélie Fenoll
Par La rédaction
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