Bien se préparer à l'arrivée de la facturation électronique

L'échéance se rapproche à grand pas pour les entreprises françaises. À partir du 1^er juillet 2024, celles-ci seront dans l'obligation d'accepter les factures électroniques. L'émission obligatoire des factures électroniques interviendra quant à elle progressivement, entre 2024 et 2026. "D'un point de vue réglementaire, la réforme est assez précise même si certaines modifications sont encore attendues. Des points demandent encore des précisions, notamment comment vont se passer les rejets de facture, à quel rythme peut-on refuser les factures, etc.", explique Cyrille Sautereau, président du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), lors d'un webinaire organisé le 1^er juin dernier par Option Finance. Ce dernier a pointé plusieurs points de frictions pour les entreprises, et en particulier le choix de la plateforme pour émettre et recevoir les factures. Deux options s'offrent aux entreprises : opter pour des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), un service payant, ou déposer directement les factures sur le portail public de facturation (PPF), un service gratuit. "Le PPF n'existera en pratique qu'à la fin de l'année et les PDP n'auront une réponse d'immatriculation qu'à la fin de l'année car elles doivent démontrer leur connexion avec le PPF, ce qui est difficile à faire tant qu'il n'existe pas", souligne Cyrille Sautereau. Les entreprises ayant fait le choix d'un PDP sont donc contraintes de s'orienter pour le moment vers des plateformes sans avoir la garantie qu'elles seront bien immatriculées PDP.

Une cartographie des flux

Par ailleurs, cette réforme impose une refonte des processus financiers. "Cela passe par l'identification et la prise en compte de ses cas d'usage en interne, l'établissement d'une cartographie de ses flux ainsi que de ses systèmes d'information", commente Magali Pelletier, responsable solutions pour les directions financières chez Itesoft. De son côté, Cedric Podan, expert en facturation électronique chez Basware indique que "la complexité est de s'assurer que l'intégralité des flux seront traités et intégrés correctement, tout en respectant le calendrier avec les différentes parties prenantes". Pour lui, il est important que les entreprises identifient et répertorient leurs partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) par taille pour cibler les obligations propres à chacun. "Il faut aussi prendre en compte la volumétrie. Il est essentiel de regarder avec les partenaires les impacts en termes de gestion de charges et de montée en croissance des flux de facturation entrants ou sortants", relate-t-il. Pour Lucas Pantarotto, responsable national du développement commercial chez Pitney Bowes, le choix d'une plateforme passe par une bonne indentification de ses flux, de ses écosystèmes et de ses cas d'usage. "A partir de cela, on pourra s'orienter vers la bonne solution", estime-t-il. Les PDP peuvent, par exemple, avoir une couverture davantage internationale, ce qui présente un intérêt pour les entreprises ayant des activités en dehors de l'Hexagone.

Vers une uniformisation au niveau européen

La mise en place de la facturation électronique ne s'arrête pas aux frontières françaises. Plusieurs pays européens ont initié, ou sont sur le point de lancer, des démarches similaires, comme l'Italie, la Belgique, la Pologne, la Bulgarie ou encore l'Espagne. "Le projet de directive VIDA a été publié en décembre dernier et a vocation à poser à l'horizon 2028 la facturation électronique comme la norme. L'objectif est de conduire l'ensemble des pays européens à un mode de fonctionnement décentralisé", renseigne Cyrille Sautereau. Si la directive doit encore être acceptée par l'ensemble de pays de l'UE, l'alignement des pratiques au niveau européen semble en bonne marche.