Basware accompagne les entreprises pour le passage à la facturation électronique
À compter du 1er juillet 2024, les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir et d'émettre des factures électroniques : les enjeux sont énormes. Le point avec Basware, expert en solutions de facturation électronique.
Juillet 2024 paraît bien loin. Pourtant, compte tenu des enjeux liés à la réforme sur la facturation électronique, cette échéance semble très proche. L'impact de cette réforme sur l'écosystème de l'entreprise ne peut pas être minimisé. Un impact qui devrait se faire sur trois dimensions. Sur un processus financier d'une part, avec une mise à niveau selon les règles établies par l'État. « Les entreprises vont devoir faire des changements en profondeur sur leurs circuits internes financiers pour s'adapter aux nouveaux modes d'échanges de factures », souligne Mekki Ben Othman, Chef de produit chez Basware. Autre dimension, celle sur les Systèmes d'Informations avec, là encore, une adaptation nécessaire. Et enfin, une dimension sur l'organisation interne avec deux questions sous-jacentes : est-ce que mon organisation aujourd'hui est en mesure de s'adapter à de nouveaux processus ? Comment mes ressources humaines vont-elles être utilisées ?
La qualité des données impactée
Pour un grand nombre d'entreprises, cette réforme est source d'opportunités. À commencer par une amélioration potentielle autour de la qualité des données. Les bénéfices obtenus devraient être significatifs, « Il y a encore aujourd'hui beaucoup de flux qui sont traités avec du papier ou des PDF, un type de processus qui devra cesser à partir de 2024. Or, cette réforme donne enfin l'opportunité pour les entreprises de mettre à plat des échanges avec des données que l'on pourra qualifier de "propres" », explique Mekki Ben Othman.
Par ailleurs, d'un écosystème de gestion financière basé sur des tâches manuelles, celui géré par une automatisation complète de la facturation va prendre la relève. Avec à la clé, une simplification des processus qui devraient avoir des répercussions économiques, « Selon l'État, cette réforme devrait permettre un gain estimé à 4 milliards d'euros pour l'ensemble des entreprises. Par ailleurs, cette réforme représente pour l'État un moyen efficace pour sécuriser les échanges entre entreprise, assurer une collecte de la TVA efficace et lutter contre la fraude fiscale, même si cette dernière problématique n'est pas propre à la France », estime le chef de produit chez Basware.
Se faire accompagner : un prérequis nécessaire
Une réforme qui va donc entraîner des changements internes en profondeur. Des prérequis sont nécessaires afin d'être prêt le jour J. À commencer par la volonté de s'informer et de comprendre la réforme et d´initier les activités de transformation nécessaire. Pour cela, un accompagnement peut s'avérer nécessaire, « La réforme comprend une offre de services de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) centrés sur la dématérialisation pour accompagner les entreprises sur la transformation. Ces prestataires de services seront accrédités par la DGFIP. Autant utiliser cette offre à bon escient », estime Mekki Ben Othman. Un accompagnement qui peut se traduire par l'aide d'une société experte telle que Basware, aussi bien sur la partie PDP en France que sur la facturation électronique et solution P2P à l´échelle globale.
Adapter ses ressources humaines
Non seulement il convient de se faire accompagner, mais il est nécessaire de se poser les bonnes questions dans le même temps : dans quel état de santé est mon processus financier ? Comment dois-je l'adapter demain pour être en phase avec les spécificités de la réforme ? Ainsi, le budget doit être non seulement anticipé, mais les ressources humaines doivent également être adaptées à cette transformation digitale. Or, le processus de transformation est difficilement quantifiable sur la durée, « Plusieurs paramètres entrent en jeu : la taille de l'entreprise, le nombre de systèmes d'information impactés par la réforme, le nombre de filiales (et autres entités à gérer), etc. Une planification sur une dizaine de mois me semble nécessaire et raisonnable pour passer la facturation à l'ère électronique », conclut Mekki Ben Othman. Enfin, ne pas oublier également que la plate-forme gouvernementale n'est pas totalement finalisée à ce jour et que les immatriculations pour les plates-formes PDP vont commencer au mois de mars 2023 et ce, sur environ 2 à 3 mois.
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