Les paiements électroniques sont parfois synonymes de dématérialisation… mais pas toujours?!

Il s’agit pourtant du processus le moins automatisé et dématérialisé de tout le cycle source-to-pay, notamment dans le cas des transactions B2B. En réalité, dans la plupart des cas, toutes les étapes du processus ont été dématérialisées… Sauf les paiements?!

Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs et clients pensent parfois que le simple fait d’envoyer et de recevoir des paiements B2B par virement bancaire est forcément synonyme de dématérialisation des processus de paiement. Or, il n’en est rien. Transférer des fonds par voie électronique est une chose, mais un paiement B2B ne consiste pas seulement en un flux physique?: c’est aussi un flux d’informations permettant aux fournisseurs de savoir où se trouve le paiement et à quoi il correspond. Ce flux de données, s’il est effectué correctement, intègre des données lisibles digitalement, ce qui évite la saisie manuelle, source d’erreurs, pour aboutir à une transaction entièrement informatisée.

Pour bien comprendre que les paiements électroniques ne sont pas nécessairement synonymes de dématérialisation, il faut rappeler leur objectif premier. Ce que nous appelons aujourd’hui la monétique est né dans les années 1960 et servait d’outil de dépôt direct pour les fonctionnaires. La largeur de la ligne de versement pour l’ACH* était de 80 caractères, soit la largeur d’une carte perforée IBM. 

C’est dire à quel point cette pratique est ancienne. Nous revenons de loin, et l’évolution des technologies de paiement a donné naissance à de nombreuses solutions, plateformes, méthodes et options de paiement B2B, notamment l’ACH et les cartes de paiement virtuelles.

*Un transfert ACH est un transfert électronique d’argent d’un compte bancaire à un autre. ACH signifie Automated Clearing House, ou chambre de compensation automatisée, qui est le réseau par lequel l’argent circule. Le réseau ACH est géré par la NACHA, également appelée National Automated Clearing House Association.

À chaque secteur son niveau de maturité numérique

Certains secteurs ont été plus rapides que d’autres en matière d’adoption des paiements numériques, notamment le secteur bancaire (et les institutions financières et services financiers dans leur globalité), les assurances et le secteur de la santé. Les secteurs de la finance et des assurances sont des adopteurs naturels de toute technologie financière, car cela relève de leur domaine d’expertise. Dans le secteur de la santé, cette adoption s’est faite par nécessité au début de la crise de COVID-19. Les cabinets médicaux, les cliniques et les hôpitaux ont été contraints de générer des flux de trésorerie et d’éliminer les processus et les opérations inefficaces. S’en est suivie la dématérialisation de l’ensemble de leurs opérations financières, grâce à une parfaite compréhension de l’intérêt de dématérialiser leur système de paiement. Les secteurs de l’industrie et du commerce sont quant à eux à la traîne, mais une tendance se dessine néanmoins.

Les paiements numériques sont en hausse de 71?% dans le monde?: voici pourquoi

Une véritable transformation s’est opérée ces deux dernières années, sans aucun doute précipitée par la pandémie. Le télétravail s’est imposé et a amené un grand nombre d’entreprises à questionner leurs processus et à les transformer de manière à gagner en sécurité sans perdre en productivité. Selon une étude de PYMNTS et Corcentric menée auprès de directeurs financiers, on constate depuis le début de la crise une augmentation de 71 % de l’utilisation des paiements numériques. L’enquête, menée en 2021, a porté sur 400 directeurs financiers d’entreprises du marché intermédiaire affichant un chiffre d’affaires annuel compris entre 400 millions et 2 milliards de dollars et issues de cinq secteurs?: industrie manufacturière, finance, commerce de détail, transport et santé.

Pourtant, l’étude montre que 40 % des entreprises utilisent encore des chèques papier pour les paiements B2B, alors même qu’elles ont automatisé leurs autres processus de transaction. La crise du COVID a mis en exergue les points faibles des entreprises qui persistent à privilégier le papier et les processus manuels lorsqu’elles n’ont pas accès à des chèques et à des outils similaires. En dématérialisant vos processus, vous éliminez les obstacles potentiels à la ponctualité et à la régularité des paiements en les sortant de la sphère physique pour les placer dans la sphère électronique.

Trois principales raisons poussent les entreprises à passer le pas de la dématérialisation :

• Sécurité – Selon l’étude mentionnée précédemment, 90 % des fraudes aux paiements B2B concernent des paiements par chèque. Outre les fraudes, les chèques sont un mode de paiement assez peu sécuritaire?: le courrier peut prendre du retard, se perdre ou tomber entre de mauvaises mains, etc. Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs doivent en outre attendre une confirmation d’encaissement, ce qui limite très fortement la visibilité sur les flux de trésorerie. La dématérialisation permet d’écarter tous ces risques.
• Déblocage des flux de trésorerie?– Dans un environnement commercial concurrentiel, alors que la nécessité de suivre et gérer les fonds de roulement prend de plus en plus d’importance, la possibilité de choisir quand payer ses fournisseurs et de le faire de manière transparente vous offre une visibilité en temps réel sur les paiements et sur votre trésorerie, ce qui vous permet également de gagner en confiance.
• Créer un climat de confiance avec les fournisseurs?– Les retards de paiement sont la bête noire de tout fournisseur. Lorsque ces derniers savent exactement quand ils vont être payés, ils sont plus enclins à négocier des remises pour paiement anticipé ou des escomptes, surtout lorsqu’il s’agit de petites ou moyennes entreprises. Celles-ci ont en effet peu de marge de manœuvre en matière de trésorerie, et l’assurance d’être payé en temps et en heure contribue à instaurer un climat de confiance. Compte tenu des nombreuses problématiques liées à la chaîne d’approvisionnement, ce climat de confiance peut faire la différence lors du traitement des commandes.