Comprendre le cycle de vie des Achats

Il existe également différents types d’achats associés à des problématiques spécifiques?: les achats directs, les achats indirects, les dépenses incontrôlées (un sous-ensemble d’achats indirects problématique) et les achats de services mentionnés plus haut.

Achats directs – Il s’agit des matériaux nécessaires à la fabrication du produit ou service proposé?; par exemple, les puces et les processeurs nécessaires aux fabricants de smartphones et d’appareils électroniques, ou les matériaux de construction comme le contreplaqué, les camions et les outils utilisés par les entreprises de bâtiment.

Étant donné que ces produits/matériaux sont toujours nécessaires pour assurer la continuité des activités, le service Achats s’appuie généralement sur une liste de fournisseurs de longue date pour obtenir ces produits essentiels. Cela permet de consacrer moins de temps au sourcing et aux négociations de contrats. De plus, les achats directs sont presque toujours centralisés, ce qui permet de contrôler les dépenses.

Achats indirects – De nombreux services ou produits sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien, notamment les fournitures et le mobilier de bureau, le matériel et les logiciels informatiques, les produits de nettoyage, les services de conciergerie et de télécommunications, etc.

Bien que nécessaires, ces dépenses ne sont pas directement incluses dans le coût des marchandises utilisées pour créer un produit ou un service et n’apparaissent donc pas dans le résultat de l’entreprise. Pour cette raison, les achats indirects sont souvent moins surveillés et les flux de trésorerie, malheureusement moins contrôlés. Ces pratiques peuvent être néfastes pour l’organisation, car ces biens et services peuvent représenter entre 15 et 30?% des dépenses annuelles d’une entreprise.

Même avec une surveillance moindre, les achats indirects devraient être effectués auprès de fournisseurs sous contrat, dans des conditions et à des prix négociés. L’entreprise doit également mettre en place des procédures pour garantir que les équipes Comptabilité Fournisseurs, Finances et Achats ont une visibilité sur les flux de trésorerie. Mais la décentralisation et une trop longue liste de fournisseurs peuvent limiter le contrôle exercé.

Dépenses incontrôlées – Il s’agit d’un sous-ensemble d’achats indirects, également connu sous le nom de « achats sauvages ». On parle de dépense incontrôlée lorsqu’un collaborateur sort du processus normal pour acheter les articles nécessaires. Cela se produit souvent dans les entreprises exploitant plusieurs sites, et manquant d’une politique achats bien définie. Voici quelques-uns des problèmes qui augmentent le risque de dépenses incontrôlées.

• Décentralisation — Les différents sites peuvent faire face à des besoins spécifiques et urgents (fournitures de bureau et de services de maintenance, par exemple). Résultat?: les achats sont gérés par une multitude de parties prenantes qui ne communiquent pas nécessairement en continu avec l’équipe Achats de l’entreprise. Il s’agit généralement d’achats ponctuels et hors contrat.
• Manque de visibilité – Les articles peuvent être commandés sans que l’équipe corporate ait une visibilité sur cette commande. La livraison arrive directement sur le site qui a passé commande et, si cette commande n’est jamais marquée comme «?reçue?», la Comptabilité Fournisseurs recevra une facture qu’elle ne pourra pas vérifier facilement et rapidement. L’absence de visibilité rend le contrôle des dépenses et des flux de trésorerie extrêmement difficile, voire impossible.
• Relations avec les fournisseurs — Compte tenu du nombre de produits et de services nécessaires aux opérations quotidiennes, les fournisseurs de biens indirects sont à l’inverse de la règle des 80/20, selon laquelle 80?% des biens doivent être fournis par 20?% des fournisseurs. Concernant les dépenses incontrôlées, 20?% des marchandises proviennent de 80?% des fournisseurs. Entretenir des relations avec autant de fournisseurs n’est pas chose aisée, c’est le moins que l’on puisse dire.

Achats de services – La plus grande différence entre l’achat de produits et de services est qu’il est très difficile de catégoriser clairement les achats de services. Cela nécessite un tout nouvel ensemble de critères en termes de paramètres de projet, d’évaluation de la qualité, de qualifications, de contrats, de livraison, etc. L’achat de services est beaucoup plus complexe, parce que le processus est complètement différent et qu’il existe un éventail beaucoup plus large de fonctionnalités et de résultats associés aux fournisseurs de services.

Nos meilleurs conseils pour améliorer vos processus et le cycle de vie des Achats

Une fois que vous comprenez à quel point le processus d’achats peut être complexe, il devient essentiel de trouver des moyens d’optimiser votre stratégie et vos processus Achats. Voici quelques conseils?:

1. Automatisez au maximum – J’ai expliqué comment l’automatisation de vos processus via une solution d’e-Achats vous permettra de les rationaliser et de mieux contrôler les différentes étapes du processus de transaction. Votre équipe Achats bénéficiera d’une visibilité totale sur le statut de toutes les commandes, ce qui lui permettra de passer moins de temps à communiquer par téléphone et par e-mail avec les fournisseurs.

2. Centralisez vos données – Pour assurer l’exactitude et le contrôle de toutes les transactions?B2B, les équipes Achats, Gestion des contrats, et Comptabilité Fournisseurs doivent bénéficier d’une visibilité sur toutes les données pertinentes, des informations sur le fournisseur au statut de la facture. Cela peut relever de l’impossible si vous utilisez encore des documents papier qui ne sont même pas forcément stockés au même endroit. En digitalisant toutes les informations et en permettant à toutes les parties prenantes pertinentes d’y accéder, vous éliminerez le risque d’erreurs et de retards de paiement.

3. Standardisez vos processus — Comme je l’écrivais plus haut, les processus Achats ne sont pas monolithiques. Quels que soient les processus pour lesquels vous avez opté, il est essentiel de les standardiser, de même que vos politiques à l’échelle de votre organisation, surtout si vous exploitez plusieurs sites. Assurez-vous que ces processus sont communiqués à tous les responsables et collaborateurs habilités à faire des achats. La direction doit également définir des seuils de performance afin d’évaluer les processus et de les ajuster le cas échéant.

4. Évitez les ruptures de stock — Depuis plusieurs années, les entreprises ont tendance à privilégier une gestion des stocks «?just-in-time?» pour limiter les coûts associés au stockage des marchandises dans leurs entrepôts. La pandémie de COVID-19 a remis en question cette approche?: de nombreuses organisations ont fait face à des pénuries de matériaux et de produits nécessaires à leur activité. En outre, les produits disponibles sont plus chers qu’avant.

5. Améliorez vos relations fournisseurs – Que vous évaluiez les achats de biens ou de services, il est toujours judicieux de considérer et de traiter les fournisseurs comme des partenaires stratégiques. S’il est important d’avoir suffisamment de fournisseurs pour anticiper toutes les situations potentielles (la pandémie COVID, par exemple), votre liste ne doit pas devenir incontrôlable. Trouver de nouveaux fournisseurs, vérifier leur capacité à exécuter vos commandes et les intégrer prend du temps et peut être coûteux. Le prix, bien qu’étant un élément vital, ne devrait pas être le seul paramètre pour évaluer les fournisseurs. En effet, lorsque vous avez besoin d’un produit ou d’un service, vous devez faire appel aux fournisseurs les plus fiables.

Les dangers des processus non optimisés

Les entreprises n’ayant pas mis en place de processus Achats efficace risquent non seulement de réduire leur rentabilité, mais également limiter la valeur ajoutée que l’organisation pourrait tirer de ses activités.

J’ai déjà dit à plusieurs reprises que l’automatisation des processus Achats et l’utilisation d’un logiciel e-Achats peuvent éliminer de nombreux problèmes inhérents aux processus papier et manuels, mais d’autres actions des responsables des Achats peuvent finir par coûter cher à l’organisation?! Ces problèmes incluent?: l’impossibilité d’associer les demandes d’achats aux factures en raison d’erreurs de saisie, payer des marchandises à un prix excessif en raison de l’absence de procédures standardisées, des retards de paiement entraînant la détérioration des relations clients/fournisseurs, la perte de remises potentielles sur les achats effectués, etc.

Un processus Achats efficace englobe un certain nombre de fonctionnalités?; il est donc essentiel de trouver une solution qui couvrira tous ces aspects pour répondre à vos besoins. L’optimisation du processus Achats grâce à l’automatisation peut générer des économies significatives.

Mais pour économiser, gagner du temps et réduire le risque d’erreurs de façon substantielle, vous avez besoin d’une solution qui dépasse la simple fonction des Achats. L’ensemble des facettes de ce processus, du sourcing à l’achat en passant par la Comptabilité Fournisseurs et le paiement, doivent être connectées via une solution unique pour obtenir le meilleur résultat possible.

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