10 fonctionnalités indispensables à retrouver dans une solution P2P

Identifier l’outil le plus adapté aux processus de l’entreprise, aux besoins des utilisateurs et aux attentes des parties prenantes peut être un vrai casse-tête, d’autant plus si c’est votre première fois.

Pour vous accompagner dans cette démarche et vous aider à trouver l’outil qui mettra tout le monde d’accord, nous vous présentons les principales fonctionnalités à rechercher dans une solution P2P.

Dites adieu aux anciens systèmes ERP et autres logiciels de comptabilité équipés de solutions P2P, car aujourd’hui plus que jamais, les entreprises sont à la recherche de solutions Procure-to-Pay véritablement adaptées à leurs besoins. Cela passe par un certain nombre de fonctionnalités que vous découvrirez ci-dessous.

Mais avant toute chose, couvrons les bases.

Qu’est-ce qu’une solution P2P ?

Une solution Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une suite logicielle ou un système permettant de rationaliser les processus d’achat d’une entreprise.

Cela suppose d’intégrer des solutions pour tous les processus du cycle de vie achats-finance?: demande d’achat, commande, réception ou encore facturation de biens et de services.

Le logiciel P2P de Corcentric en est un parfait exemple?: il permet l’intégration du service des achats aux comptes fournisseurs.

Ce qu’il faut rechercher dans une solution P2P

1. Une solution 100% cloud

Il existe différents types de logiciels P2P. Certaines entreprises optent pour la création d’un outil interne, tandis que d’autres achètent des solutions SaaS auprès d’un fournisseur qui les déploient et les hébergent sur site.

Ces deux approches sont coûteuses et souvent complexes. Opter pour une solution P2P basée sur le cloud est donc une bonne alternative?: le fournisseur reste responsable du bon fonctionnement global de l’outil et accompagne les entreprises tout au long de leurs processus d’achat.

2. L’automatisation des commandes

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel P2P, c’est sans-doute dans le but de faciliter et d’optimiser le travail de vos équipes. Et c’est bien sûr tout à votre honneur?!

Toutefois, cela passe obligatoirement par l’automatisation de l’ensemble des processus, de la demande d’achat à la facturation en passant par la commande, le tout vérifié, validé et dénué d’erreurs.

3. Une solution configurable

L’une des fonctionnalités les plus difficiles à trouver dans une solution P2P est la configurabilité. D’une entreprise à l’autre, les processus peuvent varier du tout au tout, il peut donc sembler tout à fait logique d’opter pour une solution standardisée.

Pourtant, ces solutions nécessitent généralement d’adapter ses processus et de mettre en place une stratégie de conduite du changement pour les utilisateurs finaux. Un bon outil de P2P permet au contraire à ses utilisateurs d’adapter la solution à leurs propres besoins et workflows, et non l’inverse.

Votre solution P2P doit donc pouvoir être configurée et adaptée à la structure de votre entreprise afin de faciliter son intégration et d’offrir la meilleure expérience à vos collaborateurs.

4. Une source unique de données

Si vous travaillez dans le domaine des achats depuis un certain temps, vous avez probablement déjà entendu parler de processus cauchemardesques impliquant une multitude d’outils, de services et d’entités. Nombreux sont les avantages à se restreindre à une source unique de données?:

• favoriser la collaboration entre demandeurs et fournisseurs,
• accélérer l’adoption des utilisateurs,
• limiter les dépenses et achats non-autorisés,
• assurer le suivi des performances, de la conformité et des risques

Fort heureusement, à l’ère de l’e-procurement, la grande majorité des suites P2P se limitent à une source unique de données.

5. Une visibilité sur les processus et les flux de données

Passer du catalogue au paiement constitue une véritable réaction en chaîne?: un ensemble de processus fonctionnant en séquence et/ou en parallèle, tant pour les biens ou services que pour le traitement de la commande/du paiement.

La solution P2P idéale sert en quelque sorte de tableau de bord, en offrant aux personnes concernées une visibilité sur chaque étape du processus, tout en optimisant la gouvernance, en limitant les coûts et en rassemblant des données pour une analyse ultérieure. Cette visibilité accrue permet à vos équipes Achats de se montrer plus proactifs dans leurs recherches de biens et de services et de se concentrer sur la réduction des coûts.

6. Intégration de la gestion des catalogues

Quelle est l’intérêt d’une solution P2P si elle ne vous facilite pas la vie?? La gestion des catalogues est un sujet actuellement très en vogue (du moins dans le domaine des achats?!).

Les solutions haut de gamme permettent aux utilisateurs d’accéder en toute simplicité à des fonctionnalités de recherche et d’achat extrêmement intuitives, pour une expérience utilisateur similaire à celles de Google ou d’Amazon (soit l’expérience utilisateur idéale?!).

7. Un système de facturation électronique

Toutes les solutions P2P ne proposent pas de facturation électronique, mais les meilleures, si?! Cette fonctionnalité permet en effet d’automatiser et d’aligner les processus des équipes Achats et Comptabilité fournisseurs, afin d’accélérer les processus de paiement tout en assurant visibilité et conformité.

Cela peut ne pas sembler indispensable au premier abord, mais si vous cherchez à optimiser le suivi des paiements et la réactivité globale aux factures, c’est essentiel?!

8. Des fonctionnalités de reporting intégrées

Les fonctionnalités de reporting automatisé, ainsi que la possibilité de générer des rapports indépendants, sont des options très recherchées par les utilisateurs, car elles permettent d’obtenir des informations stratégiques et d’assurer un meilleur suivi des économies et de la gestion des dépenses en temps réel.

Les outils P2P qui permettent de recueillir des données tout au long du cycle de vie achats-finance contribuent également au suivi des performances, de la conformité et des risques, ce qui nous amène au Saint Graal des achats…

9. L’aide au contrôle des dépenses

Le contrôle des dépenses, ou la quête du Saint Graal 2.0. Les solutions de P2P les plus abouties sont dotées de fonctionnalités de reporting intégrées permettant de recueillir des données en temps réel sur les dépenses et les réductions de coûts, par fournisseur, par région, etc.

Ces données sont ensuite analysées et présentées dans un format digeste pour que vous et vos équipes puissiez gagner en efficacité et en conformité, détecter les dépenses hors contrat et réaliser des économies.

10. Une intégration à d’autres outils

Si elle est bien choisie, une solution P2P peut vous être utile bien au-delà du simple département Achats, surtout si vous avez la possibilité de l’intégrer à d’autres systèmes et/ou si elle comprend d’autres modules susceptibles d’avoir un impact sur les processus et l’efficacité des Achats, comme par exemple l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et le sourcing.

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