Gestion des notes de frais : quels impacts sur la trésorerie de l'entreprise?

Si près de 80% des cadres réalisent des notes de frais, 32% ont déjà été en difficulté financière à cause d'elles et avec l'inflation, 1 cadre sur 6 a déjà été en situation de découvert bancaire après avoir avancé des frais professionnels via son argent personnel révèle la quatrième édition de l'étude réalisée par Mooncard plateforme intégrée de gestion des dépenses et de l'Ifop sur les notes de frais en entreprise en 2023. De plus, 34% des cadres déclarent « craindre de ne pas être remboursés » et 78% déclarent réaliser des dépenses qui devraient être prises en charge directement par l'entreprise. Si comme le démontrent ces chiffres, les salariés peuvent être fortement impactés par une mauvaise gestion du traitement des notes de frais par leur entreprise, la trésorerie des entreprises en est de loin la première victime.

Fraudes et arnaques à la TVA

Une mauvaise gestion des notes de frais peut avoir de lourdes conséquences financières pour l'entreprise. C'est pourquoi avant de s'équiper d'outils adéquats, le service comptabilité et gestion de l'entreprise doit s'assurer en premier lieu d'avoir une politique interne solide sur le sujet. « Imaginons une même note de frais soumise 2, 3 fois par un salarié ou encore plusieurs personnes qui soumettent la même note de frais chacune de leur côté. Ils peuvent plaider l'erreur mais le daf doit être en mesure de détecter ces potentielles fraudes afin d'éviter des mesures de redressement par l'Urssaf ou les impôts », souligne Ahmed Fessi Directeur de la Transformation et des Systèmes d'Information de Medius, logiciel de transformation des factures fournisseurs. Ainsi, selon certaines sources, les frais professionnels seraient la cause de 36 % des redressements de l'URSSAF.

Aujourd'hui, les risques de fraude et les sujets liés à la TVA sont parmi les irritants les plus cités par les daf. « J'avais demandé un certain nombre d'analyses assez classiques sur les plus gros contributeurs d'une part, ceux qui avaient le plus d'anomalies dans leurs notes de frais (en valeurs et en nombre) mais aussi par service par mois etc... avec en plus une alerte en One to One sur les cas les plus litigieux (peu nombreux heureusement!)», explique Isabelle Héron de Villefosse, DAF spécialisée dans le Retail / Luxe. C'est là que l'IA et les outils toujours plus performants d'analyse de la data interviennent. Désormais, les outils de gestion des dépenses proposent des modules de détection de fraude toujours plus poussés grâce à des technologies comme l'OCR (Optical Character Recognition pour reconnaissance optique de caractères).

Car, longtemps cité comme un un irritant, l'aspect chronophage du traitement des notes de frais tend à se résorber en raison de la multiplicité des appli sur le marché qui permettent en un clic de photographier sa note de frais et de l'envoyer directement à la comptabilité pour être traitée. Cependant, l'aspect tout digital peut perturber les collaborateurs qui «se demandent s'ils doivent par exemple garder les justificatifs une fois scannés », souligne Isabelle Héron de Villefosse. Mais, un autre travers demeure : celui de la multiplicité des logiciels utilisés avec souvent un outil pour la comptabilité, un autre pour la gestion de trésorerie et un dernier pour la gestion des fournisseurs. La question de la mise en place d'une interface unique peut alors se poser.

Analyse de tendances et massification : l'apport de l'IA

S'il existe pléthore d'outils d'automatisation dans la gestion des notes de frais, certains éditeurs ont recours à l'IA pour accélerer encore le processus. « Là où auparavant, il fallait plus de 15 jours pour traduire en une langue, l'IA permet en 2,3 jours de traduire 80 à 90 langues » , estime Ahmed Fessi de Medius. Désormais un salarié qui prend un taxi à Tokyo ou à Séoul verra en 2 clics sa note de frais traduite et convertie dans le logiciel interne de dépenses de l'entreprise. Autre intérêt de l'IA selon le Directeur de la Transformation et des Systèmes d'Information de Medius, celui de pouvoir démontrer les habitudes des salariés permettant ainsi une possible massification des coûts. Ainsi, Medius propose un outil (en accord avec la loi RGPD) qui permet de manière anonymisée d'analyser l'ensemble des données clients pour faire remonter les préférences des salariés et ainsi donner des tendances sur les enseignes préférées des collaborateurs (ex : Uber plutôt que taxi, ...), ... Une analyse de tendances qui peut « permettre à l'entreprise d'avoir une politique de massification de ses dépenses surtout si elle a signé des accords dans l'hôtellerie par exemple avec des enseignes comme Accor, Ibis, ... ». Avec à terme, un impact positif sur la trésorerie de l'entreprise.