Daf et direction des achats : de la souplesse dans les process

Au coeur de la transformation digitale des entreprises se trouvent les achats. Les projets digitaux débutent bien souvent par la dématérialisation des factures fournisseurs. Et des projets "order to cash" ou "procure to pay" fleurissent dans de nombreuses entreprises. Des projets digitaux qui obligent les achats et la finance à travailler ensemble puisqu'ils concernent aussi bien la relation fournisseurs que la comptabilité fournisseur. L'objectif de cette collaboration, avant même d'implémenter le moindre outil, doit être de définir des process clairs, précis et partagés par tous. Ce qui est loin d'être facile tant les achats comportent de cas particuliers. Le maître mot est alors : souplesse.

De la pédagogie

Pour que les projets de "procure-to-pay" ne se transforment pas en échec, les achats doivent être conscients des enjeux financiers et inversement. La Daf doit donc user de pédagogie pour amener la direction des achats vers des sujets comme le paiement des fournisseurs. "Les achats se focalisent souvent sur l'amont de l'acte d'achat : la recherche de fournisseurs, la négociation, etc. Mais ils sont moins impliqués dans l'aspect transactionnel du processus "procure to pay". Le Daf doit impliquer la direction achats en aval du processus", estime Damien Palacci, associé BearingPoint. Le Daf peut même passer un peu de temps à former les équipes achats afin qu'ils ne sourcillent plus en entendant parler de BFR. Chez Fnac Darty, par exemple, l'ensemble des équipes achats est formé à la culture du chiffre.

Le Daf, de son côté, doit comprendre les enjeux de la direction achats afin de ne pas définir des process trop rigides. Anne Le Gurun, consultante senior en procurement et contract management chez LGA Consulting, parle de pragmatisme : "La direction financière doit comprendre la réalité du terrain", souligne-t-elle. Ce qui veut dire accepter de prendre des risques pour permettre de sécuriser des approvisionnements ou, tout simplement, de faire affaire avec un fournisseur intéressant. "Il peut parfois être nécessaire de verser un plus gros acompte, de supprimer certaines clauses contractuelles que le vendeur refuse ou de prendre un risque concernant le taux de change, énumère Anne Le Gurun. Le Daf ne doit pas opposer un blocage systématique mais aider à l'évaluation des risques." Les process de "procure to pay" doivent donc être souples pour s'adapter aux situations particulières de chaque fournisseur, voire de chaque commande.

Les chiffres et les lettres

Au-delà du sujet du "procure to pay", la direction des achats attend de la direction administrative et financière qu'elle l'aide à valoriser ses actions. En effet, bien souvent, la contribution des achats n'apparaît pas dans le P&L. Comment valoriser une négociation tarifaire si, parallèlement, la consommation de ce produit augmente ? Comment faire valoir que la hausse de prix constatée aurait été plus importante sans l'intervention des achats ? Le Daf peut aider les achats à rendre lisibles leur contribution.

Ce qui veut dire, là encore, que le Daf doit être conscient des problématiques achats. Pas question, par exemple, de se focaliser uniquement sur les gains à court terme : la direction financière doit être capable d'évaluer la contribution des achats sur le long terme, de maîtriser le fameux TCO (total cost of ownership). Par exemple, une machine moins chère à l'achat mais plus consommatrice d'énergie reviendra certainement plus cher sur le long terme. Par ailleurs doivent également être pris en compte des éléments comme la performance du fournisseur, la qualité des produits achetés, l'impact environnemental...

Autre apport de la Daf à la direction des achats : la légitimité. Le Daf peut se poser comme un tiers qui certifie la valorisation des gains d'achat. Géraldine Olivier, directrice des achats de Fnac Darty, pense que ce contrôle de la valorisation des achats est essentiel : "Cela apporte de la légitimité. Une direction des achats n'est viable que si elle produit des résultats tangibles", souligne-t-elle.

Ce travail de valorisation des gains d'achat, s'il est bien mené, permet de passer à l'étape suivante : la définition des objectifs de performance des achats. Là encore, l'enjeu est de réussir à ne pas se focaliser uniquement sur les gains financiers à court terme. "Avec la direction financière, nous formons un duo au service de la performance des achats : la finance apporte les chiffres et moi les lettres, c'est-à-dire les commentaires sur les actions à mener. Nous réalisons un plan de performance à quatre mains que nous présentons au comex", décrit Géraldine Olivier. Une collaboration qui exige donc des échanges réguliers et qui demande de prendre du temps. Pour ne pas passer à côté d'un gain de performance possible. Car, comme le rappelle une étude d'AgileBuyer publiée en 2017, les achats représentent 35 % à 90 % du chiffre d'affaires des entreprises.