Pour la digitalisation, 2% ce n'est pas beaucoup mais ça change tout !

Le sujet de la digitalisation et notamment celui de la digitalisation des factures est un sujet sur lequel il est difficile d'y voir clair. La révolution est annoncée régulièrement : plus de saisie, des factures qui rentrent toute seules dans les systèmes informatiques, des salariés qui peuvent faire autre chose...sans parler du graal annoncé de la Factur-X.

Pourtant quelques années après les annonces, l'impression reste que rien n'a changé : les systèmes de dépôt de facture en ligne ont fleuri mais il y a toujours des personnes pour saisir les factures.

Pourquoi la situation serait-elle différente en 2020 ? La réponse est simple et se cache dans une toute petite différence sur le pourcentage d'automatisation: 2%... Traiter 98% des données de factures en automatique ou 100%, la différence peut paraître minime néanmoins ce sont ces 2% qui feront que la digitalisation sera réussie ou non.

TOUT ou RIEN : la clé de la digitalisation

Tout d'abord il faut comprendre de quoi on parle lorsque certains discours de vente évoquent 98% traités en automatique. Parle-t-on de pourcentage de données ou de pourcentage de factures ? La frontière est mince, la nuance est complexe mais le résultat est sans appel.

Un taux d'extraction de 98% n'est pas la même chose que 98% des factures "automatisées".

98% de taux d'extraction veut dire que 2% des données ne sont pas extraites. Mais comment ces 2% se répartissent-ils ? Sûrement pas sur 2% des factures puisqu'il est implicitement indiqué 2% des données. Faisons donc un petit calcul : en moyenne les factures (avec des lignes) contiennent 43 données. Pour 1000 factures, il y a 43000 données donc 860 données non extraites.

Cela reste peu au vu des 43000 données. Mais si chaque facture possède 1 donnée non extraite, cela fait 860 factures et par conséquent 86% des factures non traitées en automatique. On a alors totalement quitté le domaine de "presque tout en automatique".

Le problème devient alors clair.

Où se trouvent les 2% non extraits ? Il devient donc indispensable de vérifier TOUTES les factures. Il n'y a plus d'automatisation à cause des 2% de données non extraites. Les gestionnaires se retrouvent à faire un travail plus simple (moins de saisie) mais doivent quand même passer toutes les factures. Le gain est léger et la digitalisation abandonnée.

Une digitalisation de la saisie comptable à 100% permet la réussite de la transformation digitale du cabinet.

La digitalisation n'est en effet pas tendre : changer un processus pour en faire "un bout" par une machine ne sert à rien. Si l'humain doit revérifier tout ce qu'a fait la machine, il en conclut, au bout d'un certain temps, qu'il aurait plus vite fait de faire lui-même sans erreur.

C'est pour cela que pour réussir la digitalisation d'un processus, il faut le digitaliser à 100% : l'humain fait la tâche après celle réalisée entièrement en automatique par la machine.

Si la saisie comptable est automatisée à 100%, aucune saisie de donnée n'est réalisée par le gestionnaire. Le processus est digitalisé de bout en bout et la transformation du cabinet comptable peut être mise en place. Cette capacité à prendre en charge 100% de la saisie comptable est le changement qui fait que la digitalisation se mettra en place en 2020.

Pour en savoir plus

Xavier Gaulle, VP Products Dhatim