[Avis d'expert] La data visualisation améliore les process de production des comptes consolidés

Les données traitées par les entreprises sont de plus en plus volumineuses et aucun département n'échappe à cette évolution. Pour y faire face, les outils de data visualisation sont une des réponses pour permettre aux opérationnels de réaliser une analyse rapide, pertinente et évolutive.

Le département Reporting et Consolidation Financière des groupes n'échappe pas à cette possibilité d'efficacité nouvelle. Ils se dotent actuellement d'outils de data visualisation pour restituer leurs données sous forme de reporting dynamique où l'on a juste à cliquer pour parcourir l'ensemble de l'information produite.

Schématiquement, l'intégration complète d'un outil de data visualisation au sein d'un Département Reporting et Consolidation se présente comme suit :

Dans cette organisation, plusieurs types de données sont accessibles aux consolideurs :

1. Des données collectées et consolidées via les liasses de consolidation

2. Des données liées au processus technique de consolidation dans l'outil (dates réelles de remontées, contrôles embarqués dans l'outil, ...)

3. données non intégrées dans l'outil de consolidation mais collectées via un Data Warehouse

Une fois cette organisation implémentée (outil du marché et flux d'alimentation), le consolideur peut s'appuyer sur celle-ci pour réaliser son travail : l'outil de data visualisation devient alors un outil de revue et de fiabilisation des données collectées et produites, en complément ou remplacement de ces outils habituels (Excel, restitutions pré-paramétrés)

De nombreuses analyses peuvent alors se réaliser avec une méthode basée sur la data visualisation en support des différentes étapes du processus de consolidation.

- Tableau de bord de remontée des filiales : on pourra réaliser un suivi des dates de finalisation des différents états de collecte sur plusieurs périodes afin d'identifier les thèmes complexes nécessitant des actions de formation de la part de l'équipe centrale. Ceci permet aussi de réaliser un benchmark des temps de saisie des états entre les entités et identifier les processus d'alimentation les plus efficaces.

- Suivi de la résolution des contrôles de cohérence : la data visualisation permettra d'avoir un suivi visuel de la résolution des contrôles bloquant tout au long de la remontée des données. La mise en perspective sur plusieurs mois permettra au consolideur d'identifier quelle entité est en retard par rapport à d'habitude et prendre les actions nécessaires pour sécuriser les échéances,

- Elimination des données inter-compagnies : certains formats de graphiques permettent de mieux visualiser des écarts entre 2 sources de données. L'utilisation de ces graphiques permet d'avoir une vision immédiate des niveaux des flux échangés, des écarts par rapport aux flux des mois précédents, ainsi que des écarts résiduels. Il s'agit là d'un élément d'accélération de cette étape de réconciliation des flux inter-compagnies.

- Revue analytique et contrôle des données : la data visualisation créée des capacités de croisement rapide et dynamique de l'information facilitant les comparaisons de périodes, la visualisation des contributions entité/secteur ou le drill down immédiat du détail d'un poste (y compris vers des données locales si elles ont été intégrées dans la base de données). La navigation dynamique dans ce type de revue analytique est un atout fort pour identifier en quelques heures toutes les anomalies sur les entités dont le consolideur est responsable.

Par exemple et sur la base du visuel suivant présentant le % de marge interne neutralisé en consolidation (entre 4 et 8%) au sein de 3 activités, il est aisé au consolideur d'identifier les entités en dehors des cibles attendues puis cliquer sur les points et faire un drill down vers les données consolidées concourant à ce résultat afin de valider les montants ou opérer les corrections nécessaires.

La mise en place d'un programme de travail intégrant un contrôle visuel peut s'accompagner de la création de scripts d'analyses, où le consolideur est amené à regarder différents graphiques pour valider qu'aucune incohérence n'apparaît sur son périmètre de responsabilité. Ceci permet de le guider dans la découverte de ce nouveau mode de contrôle.

Ainsi la data visualisation dote les consolideurs d'un nouvel outil de travail et d'analyse des données. Il permet de renouveler leur approche de production des reporting et des comptes consolidés basée sur les dernières technologies, plus efficaces mais aussi plus attractives pour les jeunes collaborateurs.

Pour en savoir plus

Hugues de Boishéraud, 47 ans, expert-comptable et associé au sein du pôle Conseil et Support Opérationnels de BM&A, accompagne les directions financières dans leurs projets de transformation, notamment sur les outils et le processus de reporting/consolidation.