Notes de frais : des outils dédiés pour mieux les gérer

Automatiser de A à Z le suivi de ses notes de frais, c'est le pari relevé par Aventures Vacances Energie, réseau de camps de vacances national, en recourant depuis mai dernier aux services d'Anytime Business, spécialiste de la gestion des frais professionnels. "En équipant nos 70 directeurs de camps de vacances d'une carte de paiement ad hoc, exit les notes de frais manuelles ! Le process est 100 % automatisé si bien que la comptabilité peut désormais suivre en temps réel et au fil de l'eau via un logiciel dédié, l'évolution des dépenses. De quoi nous permettre de bénéficier illico de reporting immédiats et complets", indique Jean-Luc Martin, responsable des achats au sein de la société, en rappelant que durant les deux mois d'été, le volume de notes de frais traité s'est élevé à plus de 300000€ !

À l'instar de Aventures Vacances Energie, moult sociétés font le pari de la gestion électronique des notes de frais pour en finir avec un tel chantier chronophage pour les voyageurs d'affaires comme le service comptable. D'autant que les solutions disponibles sur le marché se conjuguent plus que jamais au pluriel. KDS, Concur, Traveldoo, Amadeus, autant d'éditeurs spécialisés qui proposent des outils de " Travel & Expense " dotés d'un logiciel ad hoc de gestion électronique des notes de frais. Des solutions globales de gestion des déplacements professionnels, même si les clients restent libres d'opter uniquement pour le module "notes de frais". La valeur ajoutée de tels systèmes accessibles en mode Saas ? "En finir avec une saisie fastidieuse des dépenses : l'agrafage des reçus sur des feuilles excel, leur insertion dans une enveloppe, sans oublier l'envoi au service comptabilité. Et ce, en proposant une solution on line capable d'automatiser toutes ces étapes", indique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS

Solutions end to end

Ainsi KDS propose à ses clients la solution Neo Expense qui remplace le format traditionnel des notes de frais, via à un système dynamique lié à un calendrier. Grâce à des icônes, les dépenses peuvent ainsi être facilement visualisées pour l'ensemble des événements de la mission (réunion, déplacement...). "Les justificatifs de paiement, photographiés à l'aide d'un smartphone, sont analysés grâce à un procédé de reconnaissance optique de caractères (OCR)", détaille Stanislas Berthelot. De plus, la fonction "Auto-Expense" permet de réconcilier le relevé carte affaires avec les justificatifs et également avec les réservations, ainsi la note de frais est préremplie et automatiquement saisie, en moins de dix secondes !

Un créneau sur lequel surfe également Amadeus, acteur de référence dans l'univers des GDS, qui lance à la fin de l'année en France un outil de travel & expense en complément de son offre SBT traditionnelle. "Les demandes d'offres intégrées alliant outil de réservation en ligne et module de gestion de notes de frais montent en flèche depuis quelques années. C'est pourquoi nous avons décidé de nous positionner sur un tel marché, en rachetant cette année iFAO, l'un des acteurs majeurs des solutions end to end en Allemagne, l'objectif étant de proposer un tel système aux travel manager de l'Hexagone", confie Bertrand Flory, responsable des ventes corporates chez Amadeus, en rappelant que l'implémentation de la solution varie de plusieurs semaines à plusieurs mois selon les besoins de personnalisation du client. "Agile et flexible, l'outil a été revu de A à Z via un cycle d'évolution produit qui s'effectue toutes les six semaines, au regard des usages clients. Et ce pour proposer des fonctionnalités ergonomiques comme une nouvelle interface graphique 100 % intuitive", détaille le responsable des ventes.

Formulaire prérempli

Et pour les sociétés ayant déjà équipé leurs voyageurs en cartes corporate, le gain est encore plus flagrant. Car en effet, grâce ces moyens de paiement émis par des établissements bancaires tels que BNP Paribas ou American Express Corporate Card, "les lignes de frais sont rapatriées automatiquement dans l'outil", souligne Paul Ponçon, directeur business devlopment chez Concur. Une solution tout confort pour le voyageur ! Exit les pertes de temps lors de la saisie des notes de frais, le voyageur n'a plu qu'à finaliser le formulaire pré rempli à son retour au bureau, en y renseignant les quelques champs manquants : motif du déplacement, nom du client invité, etc. Plus encore, le recours aux cartes corporate génère un avantage financier évident pour le voyageur qui n'a plus à faire l'avance sur les frais engagés.

C'est dire l'intérêt de coupler les outils de travel & expense à l'usage de cartes corporate. Certains prestataires rivalisent d'ailleurs d'ingéniosité en proposant une solution de bout en bout intégrant les deux volets. C'est le cas d'Anytime Business, qui propose une application associée à une carte de débit international. "Dès que la transaction est effectuée avec la carte, le salarié reçoit un email avec le détail de la transaction. Il y répond en ajoutant un commentaire et en y insérant en pièce jointe la photo de la facture", détaille Damien Dupouy, fondateur associé d'Anytime Business. Le détail des transactions, leurs justificatifs et les commentaires associés sont remontés en temps réel. La TVA est saisie par les opérateurs du prestataire. Résultat: le salarié n'a plus qu'à imprimer, à la fin du mois, son dossier notes de frais ou à envoyer un fichier ad hoc prêt à être intégré dans la comptabilité. "Outre la réduction drastique des risques d'erreurs dans la réalisation des notes de frais, les entreprises gagnent jusqu'à 80 % de temps dans le traitement des frais grâce à une telle solution !", assure Damien Dupouy.