En automatisant la gestion des notes de frais Bonduelle gagne 3 jours par mois.

Publié par Lucca le 10 mars 2020 - mis à jour à 12:15 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Gagner jusqu'à 3 jours par mois en automatisant la gestion des notes de frais

Entre la pile de justificatifs froissés à déplier, les déclarations mal remplies ou encore les pertes de justificatifs... Le traitement des notes de frais est un processus fastidieux et chronophage, du salarié jusqu'au service comptable. Selon la taille de l'entreprise, cela peut même devenir un vrai casse-tête. C'est ce qu'a traversé la société Bonduelle qui gérait manuellement plus de 2 000 notes de frais par an et autant de salariés insatisfaits. L'entité a depuis balayé les frustrations de ses collaborateurs avec un logiciel de notes de frais, et a même fait gagner plus de 70 heures par mois à ses équipes. Retour sur ce pari gagnant.

Simplifier la saisie des notes de frais pour les salariés

Les notes de frais ne sont pas les missions premières des salariés. Or, ce sont eux qui en sont les principaux acteurs. Pour éviter tout retard de traitement, Bonduelle a choisi de leur faciliter la tâche. Leur outil permet en effet de saisir les frais de mission au fil de l'eau, depuis une application mobile qui collecte automatiquement certains reçus comme ceux d'Uber ou de Oui SNCF. Plus de perte de justificatifs ou de note de frais tardive, le salarié n'a plus à se soucier de ses notes de frais une fois rentré de mission.

Faciliter le contrôle des dépenses pour les managers

En dehors de la saisie des notes de frais, l'une des tâches les plus chronophages est le contrôle et la validation des dépenses. Un manager doit pouvoir vérifier le contexte professionnel d'une dépense et assurer qu'elle corresponde bien à la politique de dépenses interne : géolocalisation pour le remboursement de frais kilométriques, imputations analytiques des dépenses, plafonds et alertes en cas de dépassements, validation en un clic... En facilitant le contrôle et la validation, un tel outil permet au manager de vérifier plus rapidement une note de frais et accélère ainsi sa transmission au service comptabilité.

Eradiquer les ressaisies et l'archivage des justificatifs pour les comptables

Avec un outil de gestion des notes de frais, la saisie des données est décentralisée et confiée directement aux salariés. Cette absence de ressaisie a deux grands bénéfices. Tout d'abord, elle évite des erreurs de saisie ou de report. De l'autre, elle permet aux comptables de réallouer le temps qu'ils passaient à réaliser cette tâche à identifier des anomalies ou encore à contrôler l'exactitude d'informations telles que les taux de TVA. Les justificatifs étant dématérialisés et collectés via l'outil, leur archivage (dont la valeur est probante vis-à-vis des administrations) est également automatisé. Un vrai gain de temps pour le comptable au quotidien et en cas de contrôle de l'Urssaf ou du Fisc.

Une étude réalisée auprès de 673 PME et ETI a permis de quantifier le temps passé au traitement des notes de frais et de souligner le bénéfice de leur automatisation. Après la mise en place d'un outil, un salarié ne consacre en moyenne plus que 7,2 minutes par note de frais par mois, contre 1,2 et 1,4 minutes pour son manager et le comptable. Retrouvez les détails de cette analyse dans notre guide pratique : 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais.

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