Voyages d'affaires : optimisez les coûts grâce à la formation des collaborateurs

Les voyages d'affaires représentent le deuxième poste de dépenses en entreprise après les salaires. Leur rentabilité doit être assurée, au même titre que n'importe que autre investissement.

Pour y parvenir, il est important de former les salariés concernés aux outils de gestion des frais et déplacements professionnels. " Des formations générales récurrentes permettent de tenir les employés au courant des changements apportés aux outils et de s'assurer qu'ils cernent bien l'intérêt de l'application ", souligne Concur, spécialiste des logiciels de gestion des déplacements.

La formation à la politique appliquée doit intervenir de préférence dès l'intégration du salarié dans l'entreprise. Un suivi sera effectué, notamment lorsque des infractions sont constatées. Objectif : parvenir à un meilleur respect des règles de conformité.

Génération Y

La communication est également un élément important dans le respect de la politique de l'entreprise en matière de voyages d'affaires. " Gardez à l'esprit que les employés de longue date peuvent être réticents au changement, avertit Concur. Il est donc essentiel de mettre en place un stratégie de communication transparente et mûrement réfléchie. " On peut notamment impliquer le personnel dans la rédaction de la nouvelle politique de voyage ou obtenir le feedback d'un échantillon représentatif de collaborateurs. L'instauration d'une culture de la responsabilité implique une transparence en matière de coûts. " Communiquer sur ce sujet aide les employés à comprendre l'impact qu'ils ont sur l'entreprise ", insiste Concur.

Autre élément à prendre en compte : la réticence de la génération Y à recourir à un système basé sur le papier. Pour ce type de profil, il est opportun d'opter pour des solutions logicielles de gestion des déplacements et des notes de frais adaptées aux habitudes de travail mobiles.