Véhicule de fonction ou indemnités kilométriques ?

Avant de trancher entre indemnités kilométriques (IK) ou véhicule de fonction, l'entreprise doit considérer l'engagement à l'égard de son collaborateur. Si elle lui attribue un véhicule de fonction, son acquisition représente un investissement qu'il faudra amortir sur quatre ou cinq ans. Dans le cadre d'une LLD, l'engagement auprès du loueur peut être réduit, au minimum, à 24 mois, mais il est plus généralement compris entre 36 et 48 mois afin d'obtenir des loyers plus raisonnables.

Dans les deux cas, si le collaborateur quitte l'entreprise avant terme, l'entreprise conservera la charge du véhicule sans en avoir l'usage. Certes, dans le cadre de la LLD, la voiture pourra être restituée au loueur de manière anticipée, mais avec des pénalités financières. Aucune de ces contraintes ne subsiste avec les IK, qui, en revanche, obligent l'entreprise à une gestion précise.

"Elle doit conserver les pièces justificatives pour établir le bien-fondé de l'indemnisation versée à ses salariés ou à ses dirigeants", souligne Céline Dumont-Bauer, présidente du groupe de travail RH d'Absoluce. Cette contrainte rejaillit sur le collaborateur qui doit penser à demander des justificatifs à chacun de ses déplacements et à les transmettre régulièrement à son employeur.

Une autre possibilité consiste à ne pas rembourser les kilomètres au réel mais selon un barème forfaitaire. Dans ce cas, l'entreprise devra être en mesure de prouver que les kilomètres remboursés ont bien été effectués par le collaborateur. Ce qui implique, par exemple, la tenue d'un carnet de bord pour chaque véhicule, dans lequel est consignée son utilisation... Même avec la meilleure volonté du monde, la traçabilité des IK n'est jamais garantie, exposant l'entreprise à un risque en cas de contrôle.

"L'IK est préférable au véhicule de fonction pour des salariés plutôt sédentaires, qui ne parcourent que 2 000 à 3 000 kilomètres par an", tranche Gérard de Chalonge, directeur commercial et marketing d'Athlon France.