Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais reste une activité chronophage et fastidieuse. Contraignante pour les salariés comme pour l'entreprise, elle génère dans certaines organisations de nombreuses erreurs. Et ces dernières peuvent coûter cher !

Publié par Brand Voice le 9 sept. 2019 | Mis à jour le 16 sept. 2019 à 12:32 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Le casse-tête des notes de frais

La gestion des frais professionnels est soumise à différentes règles... parfois méconnues. Résultat : de fréquentes erreurs sont couramment commises par les entreprises, en particulier :

· Des erreurs de saisie.

· Des remboursements non conformes. Ces derniers peuvent en effet se faire au forfait (montants fixés par l'entreprise) ou au réel (somme exacte avancée par le salarié, remboursée sur présentation du justificatif). Point de vigilance, un gestionnaire ne peut contrôler qu'un remboursement au réel, à l'exception des indemnités kilométriques.

· Des justificatifs non conformes (ou perdus) : les mentions obligatoires portent sur le montant, la date, la nature de la dépense...

· Un plafond d'exonération dépassé. L'administration fiscale fixe un seuil pour que les remboursements de frais au forfait soient exonérés de charges sociales. Au-delà du forfait, le remboursement des frais au réel est admis et intégralement exonéré, si les justificatifs des notes de frais sont bien apportés.

· Des dépenses excessives. Certaines règles encadrent en effet les frais professionnels. Par exemple, le prix du repas est limité. Au-delà du plafond, il existe un risque qu'il soit considéré que le salarié aperçu des avantages en nature.

La gestion des notes de frais impose donc de la rigueur :il est indispensable de connaître les règles à appliquer et de veiller systématiquement à leur strict respect !

Un coût sous-estimé

En raison de ces obligations, les notes de frais mobilisent un temps de travail considérable (aussi bien pour le salarié qui réalise sa note de frais que pour le gestionnaire qui les contrôle et les traite).

En 2015, une étude menée par HRS et la fondation GBTA révélait ainsi qu'en moyenne, le traitement de chaque note de frais coûtait à l'entreprise 53 €, soit 20 minutes de travail. Multiplié par le nombre de notes de frais collectées chaque mois, cela représente un coût colossal pour l'entreprise !

Un montant qui peut encore être révisé à la hausse suite aux erreurs. Par exemple, beaucoup d'organisations ne récupèrent pas la TVA.Pourtant, les sommes en jeu sont loin d'être négligeables. Au sein de l'Union Européenne, la TVA liée aux notes de frais (locale ou internationale)représenterait un total annuel de 7,5 milliards d'euros. Et les entreprises ne sollicitent un remboursement qu'à hauteur de 2,2 milliards, soit un manque à gagner estimé à 5,5 milliards d'euros !

S'équiper d'une solution complète et fiable

Depuis mars 2017, la loi permet aux entreprises de conserver des justificatifs dématérialisés, c'est-à-dire au format numérique. L'archivage est ainsi grandement simplifié et la gestion totalement sécurisée. Pour un traitement parfaitement optimisé des notes de frais, les entreprises peuvent s'équiper d'une solution de gestion automatisée. Les offres sont nombreuses, certaines plus pertinentes que d'autres... La solution idéale doit :

· Être simple d'utilisation, très ergonomique et accessible sur tous devices,

· Assurer la digitalisation des justificatifs et leur archivage,

· Inclure des outils de contrôle fiables et conformes aux lois en vigueur,

· Être intégrée à la paie, liée à la DSN, ainsi qu'à la comptabilité,

· Calculer la TVA déductible,

· Être paramétrable, pour opérer facilement la personnalisation des plafonds par exemple,

· S'intégrer à un workflow collaboratif (validation en ligne des notes de frais par le salarié, qui peut ensuite visualiser le statut de sa demande de remboursement....)

Autant d'exigences auxquelles répond par exemple le logiciel en cloud Nibelis, dédié aux notes de frais. A la clé, un gain financier concret,une économie de temps mesurable, des traitements fiabilisés, une réelle satisfaction des collaborateurs... et une totale conformité aux obligations réglementaires !