Ged : les 4 points-clés pour choisir le bon progiciel

Confuse pour de nombreuses personnes, la GED fait partie d'une vaste famille de concepts, produits et solutions qui traitent des documents : dématérialisation, ECM, numérisation, signature électronique, indexation, archivage, etc. En réalité, il existe quatre étapes majeures dans la GED : l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.

Par ailleurs, le nombre pléthorique d'acteurs, (plus de 90, selon l'étude "Le marché de la dématérialisation des documents à l'horizon 2017" de Xerfi-Precepta parue en décembre 2012) n'aide pas à clarifier ce marché. D'autant plus que certains éditeurs n'hésitent pas à "vendre", sous l'appellation GED, des solutions qui, certes, "font le travail", mais ne peuvent s'adapter aux besoins opérationnels de l'entreprise. Faire le choix d'une solution séduisante sur le papier et peu onéreuse revient à prendre le risque d'opter pour un projet inadapté, aux bénéfices faméliques si certaines règles n'ont pas été respectées lors du choix.

1. Définir ses besoins en peaufinant son cahier des charges

La GED s'applique aux entreprises qui ont une activité produisant des documents dont la criticité justifie une numérisation et une automatisation de leur gestion. Le tout, afin de réaliser des gains significatifs en termes de ­productivité, de qualité et de délais. Autrement dit, même si ce besoin peut concerner les entreprises de toutes tailles, " rares sont les sociétés de moins de 50 salariés qui ont effectivement besoin d'une GED ", concède Emmanuelle Ertel, directrice générale de Tessi.

La GED intéresse aussi les organisations susceptibles d'être certifiées pour certaines normes (ISO 9001 par exemple), ou devant satisfaire des obligations réglementaires, telles que la conformité "21 CFR Part 11", pour l'industrie pharmaceutique, dont l'objet est de spécifier la façon dont doivent être gérés les documents ou données électroniques et les signatures électroniques.

Aussi, à l'instar de tout projet à caractère informatique, le travail, certes fastidieux, qui consiste à lister avec précision ses besoins, sera déterminant. Présupposer qu'un logiciel, doté de ses seules "bonnes" fonctionnalités, peut tout résoudre est une erreur. Car améliorer la qualité et la productivité, réduire les coûts et les délais constituent des objectifs "louables", mais insuffisamment précis pour déterminer les processus critiques (ou prioritaires), ou afficher les gains à réaliser et les orientations à prendre.

Or, le cahier des charges représente la première étape pour choisir son futur prestataire. Généralement, deux grandes parties sont abordées. Première étape : l'étude de l'existant, via un recensement des différents types et formats des documents transitant et circulant dans l'entreprise (images, textes, sons, vidéos ; Word, Excel, OpenOffice...), etc. Cela requiert aussi de calculer la volumétrie des documents qui sont traités, afin de mettre en face les ressources techniques adéquates et un dimensionnement du réseau adapté entre le (ou les) serveur(s) de GED et le réseau de l'entreprise. L'espace de stockage et de sauvegarde doit également être évoqué.

Le périmètre de fonctionnalités attendues constitue la deuxième étape du cahier des charges. Que doit-on attendre de la future solution GED ? Doit-on disposer d'outils d'acquisition des documents, de collaboration, de workflows, d'indexation, de gestion du contenu web, d'intégration avec les outils existants (notamment bureautique) ? " Plus la précision est grande sur le périmètre de fonctionnalités, plus il est facile de choisir et d'éliminer les solutions du marché ", confirme François Lacas, directeur marketing opérationnel d'Itesoft.

2. Faire le choix d'un éditeur ou d'un intégrateur

Dans une grande majorité des cas, un éditeur GED propose directement l'installation de la solution qu'il a lui-même développée. En cas de souci, ou d'anomalie (bug) constatée, le client pourra rapidement faire appel aux concepteurs du logiciel. Mais l'éditeur peut également proposer sa solution via un réseau de distributeurs qui feront appels à des SSII/intégrateurs.

L'option intégrateur peut être intéressante si le client ne souhaite pas "mettre les mains dans le cambouis". Autrement dit, l'intégrateur va directement déployer la solution de l'éditeur chez le client. Autre particularité : l'intégrateur n'est généralement pas lié à un éditeur en particulier, il peut donc assurer l'inter­opérabilité de plusieurs solutions. En cas de soucis, il devient le seul responsable.

Le choix se détermine également en fonction de la couverture de maintenance proposée. Comme tout projet informatique, une solution GED s'entretient et se met à jour à fréquence plus ou moins régulière. Il faut donc s'assurer que l'éditeur (ou l'intégrateur) est actif dans sa capacité à fournir des correctifs et que l'entreprise cliente peut souscrire des contrats de maintenance et d'assistance.

3. Veiller à la comptabilité de la solution avec l'existant

Par ailleurs, un projet doit pouvoir interagir sans encombre avec les éléments existants (CRM, ERP, bureautique, etc.). Il est donc capital de s'assurer que le futur éditeur ne rencontre pas de soucis de compatibilité avec les infrastructures existantes. Il ne faut pas sous-estimer non plus le nombre et les fréquences des mises à jour proposées par l'éditeur, sachant que des "updates" régulières (une fois par semestre dans le meilleur des cas) permettent d'avoir un projet plus efficace, plus longtemps. En outre, ce critère contribue à limiter les renouvellements coûteux d'une solution.

Enfin, la rapidité de mise en oeuvre et d'exécution des projets peut être un élément déterminant lors du processus de sélection de l'éditeur. Pour un projet d'une centaine d'utilisateurs minimum, il faut compter un déploiement sur un minimum de trois mois. Certes, plusieurs éditeurs proposent désormais des solutions avec une logique de solution "clés en main" qui raccourcissent considérablement cette durée, mais le périmètre de fonctionnalités ne peut pas être comparé.

4. Se fier à la réputation des éditeurs... avec modération

Un projet GED possède généralement une durée de vie d'une dizaine d'années, il faut donc être particulièrement vigilant sur la réputation du futur prestataire, mais surtout sur sa pérennité à long terme. " Un investissement dans un projet GED s'étale sur une période allant de 12 à 15 ans, une durée qui dépasse souvent celle d'un projet ERP, souligne Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technology. Il est donc nécessaire de faire appel à un fournisseur ayant les reins solides. "

Néanmoins, la réputation d'un fournisseur ou d'un prestataire n'est pas nécessairement gage de qualité ou de fiabilité. Il n'est donc pas superficiel de faire le tour des notes et commentaires des utilisateurs, et d'observer si une forte communauté est présente autour de l'outil. " Une communauté importante représente une bonne manière d'obtenir une assistance et des conseils à partir de témoignages concrets ", souligne Joseph Simon, directeur commercial d'OpenText.

Enfin, à l'instar de ce qui peut se faire lors de la mise en place d'un projet de type CRM ou ERP, un projet GED nécessite une forte mobilisation interne (direction, managers) pour appuyer avec force le choix effectué. " À défaut d'une implication interne des services de direction, il y a de fortes chances de voir le projet GED échouer, comme ce fut le cas des projets ERP des années quatre-vingt-dix, ou ceux du CRM au début des années deux mille ", confirme Jean Louis Sadokh (Azur Technology).

En prenant en compte ces différents conseils, vous disposerez d'un progiciel de GED optimal, avec un prestataire que l'on peut qualifier de sérieux et compétent. Il ne tient plus qu'à vous d'utiliser ce progiciel à bon escient.