La Ged s'étend à tous les étages de l'entreprise

Considérée comme une discipline "obscure" durant de nombreuses années, la gestion électronique de documents (GED) a progressivement gagné ses lettres de noblesses, au point de devenir incontournable depuis deux ans. La GED, ou ECM (Electronic Content Management), se caractérise par l'utilisation de moyens informatisés pour le traitement de documents électroniques (textes, tableurs, e-mails, formulaires web, images, vidéos, fichiers audio, etc.). Longtemps, elle s'est cantonnée à la numérisation et à l'automatisation de la saisie comptable des factures (lecture automatique des documents, ou LEA). Progressivement, la numérisation/automatisation s'est propagée à toutes les étapes de contrôle et de validation de la facture, de la réception jusqu'au bon à payer. Aujourd'hui, elle concerne l'ensemble du processus, de l'engagement de l'achat jusqu'au paiement, ou "Purchase to pay" (P2P).

" En intégrant les documents venant de l'extérieur (e-mails, pièces jointes, formulaires web, etc.), et ceux issus du système d'information (feuilles de paie, commandes client, fax, etc.), la GED permet de retrouver des informations, qu'elles soient de source interne ou externe ", explique Franck Decker, gérant de ProGEDoc, éditeur et conseil en GED. Il s'agit donc d'une dématérialisation intégrant à la fois les flux fournisseurs (pour la grande majorité des cas de ­projets GED) et, dans une moindre mesure, les flux clients. En synthétisant de ces data, l'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés ou non, pour gérer leur cycle de vie, de leur création à leur éventuelle destruction.

Pourquoi mettre en place une GED

De nombreuses raisons justifient le déploiement d'un projet GED, notamment un ­déménagement. " Emménager dans de nouveaux locaux est souvent l'occasion d'optimiser l'exploitation de la surface en diminuant l'espace occupé par le support papier ", observe Jean-Louis Pineau, consultant et associé senior d'Axéodoc, société de conseil ­spécialisée dans le conseil en gestion documentaire. Généralement, c'est la mise à jour du système d'information qui incite les organisations à franchir le pas. Une évolution qui se traduit par la dématérialisation des factures fournisseurs, évitant ainsi une saisie manuelle dans le système comptable. Les outils sont en effet capables d'extraire les informations et de les transmettre au ­service comptabilité.

Un projet GED peut être motivé par la volonté de partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs. Il permet aussi d'obtenir un classement "plus propre" de l'information, en évitant notamment les doublons.

La GED se justifie également lorsque des documents sont amenés à être très régulièrement consultés et modifiés. Comme le souligne Jérôme Mendiela, responsable business développement chez Numen, spécialiste de l'externalisation de services et notamment de la dématérialisation, " une entreprise a tout intérêt à passer à la GED lorsque ses salariés doivent consulter simultanément de nombreux documents, a fortiori si ce cas de figure se renouvelle souvent ". Bien sûr, la GED sera d'autant plus avantageuse que les équipes sont éloignées géographiquement. " Elle ­permet de capturer un flux d'informations à ­l'instant T et de l'organiser pour le partager et/ou l'enrichir ", précise Jérôme Mendiela. Cette faculté d'enrichir des documents par consultations successives doit se faire par l'intégration d'un circuit de validation (workflow).

Enfin, la GED permet de contrôler des flux grandissants de données (à la fois fournisseurs et clients), une option intéressante quand une entreprise connaît une forte croissance. Elle représente un bon moyen d'améliorer le confort de travail, " car elle évite des manipulations manuelles longues et fastidieuses ", souligne Charles du Boullay, directeur général d'Arkhinéo, tiers de confiance, spécialiste en service d'archivage de données électroniques.

Enfin, outre les économies sur le coût du papier, un projet GED permet à l'entreprise de faire un pas de plus dans le sens du ­développement durable.

L'investissement requis dépend bien évidemment de la taille et de la nature du projet, ainsi que du nombre d'utilisateurs. Quelques chiffres cependant : une PME devra en moyenne investir (en mode licence) entre 90 000 et 150 000 € pour une centaine d'utilisateurs.

Concernant les gains économiques, voici quelques chiffres à titre indicatif. Pour les factures, le traitement d'une version papier coûte, en moyenne, 15 € à l'entreprise. Selon différents acteurs du marché, la gestion en flux électronique permettrait une réduction de ce coût comprise entre 40 et 50 %. Des gains sensiblement équivalents sont avancés dans le cas d'un projet GED portant sur la gestion du courrier entrant.

Sur le plan de la productivité, la grande partie du coût d'un archivage physique provient de la mise à jour des classeurs/dossiers. " Le temps consacré aux manipu­lations de documents est d'environ une heure par jour et par collaborateur. Il est facile d'évaluer la marge de progression de ce coût de manipulation en basculant sur un projet GED ", commente Jérôme Mendiela (Numen). En outre, les projets GED ont un impact important en matière de relation client... surtout s'ils sont associés à la mise en place d'un CRM. En raccourcissant le temps de traitement des dossiers clients, un meilleur traitement de leurs demandes est envisageable et fortement apprécié sur des plateaux de centres d'appels.

Ne négligez pas les phases de test

En raison de son fort impact sur l'organisation de l'entreprise, un projet GED doit suivre quelques règles fondamentales. Il convient de s'assurer de l'implication totale des utilisateurs en les intégrant au projet, ainsi que les dirigeants, comme le suggère Jocelyn Bouriant, responsable du système d'information d'Inddigo, société de conseil et ingénierie en développement durable : " Le projet GED doit être porté par les dirigeants tout en gardant à l'esprit la nécessité d'intégrer, dans un premier temps, les utilisateurs référents, avant d'assurer régulièrement des phases de formation. " En outre, la mise en place de phases de testing/piloting ne doit pas être négligée.

Jocelyn Bouriant souligne qu'il ne faut pas brûler les étapes : " Nous avons appris à nos dépens qu'une ­période de maquettage était ­indispensable à la mise en oeuvre d'un projet GED, et ce même si le travail de l'éditeur (en l'occurrence OpenText, NDLR) est en tout point professionnel. "

Deux modes de facturation et d'hébergement sont possibles : acquisition de licence ou mode locatif (via le SaaS et le cloud computing). Il est d'ailleurs intéressant de constater que la GED s'est rapidement répandue au sein des PME grâce au SaaS, un mode particu­lièrement bien adapté à cette ­catégorie d'entreprises (pas d'achat initial, la facturation se fait à l'usage).

Un projet GED réclame la mise en place d'un socle référentiel commun à toutes les sources documentaires de l'entreprise. Ceci afin de mutualiser le processus de recherche, donc d'optimiser la pertinence des résultats obtenus. Comme l'explique Olivier Petit, expert solutions chez OpenText, éditeur de solution GED, " il s'agit de centraliser tous les contenus numériques, tout en tenant compte des contraintes d'architecture propres à chaque client ". Il est également important de déterminer ce qui est éligible dans le projet. Un bon projet GED sous-entend une réflexion sur la cartographie des flux et des stocks de documents à dématérialiser.

Désormais mature, la GED ne cesse d'évoluer en se renforçant par de nouvelles disciplines. La dernière en date - la gouvernance de l'information - qui n'en est qu'à ses balbutiements, a pour objectif une meilleure maîtrise de l'information au sein de l'organisation. Elle consiste à veiller à la parfaite actualité des fondamentaux de l'entreprise, via une mise à jour régulière effectuée par les managers, lesquels forment l'instance de gouvernance de l'information. Par fondamentaux de l'entreprise, il faut comprendre les " informations indispensables à l'exercice de sa profession et qu'il convient de partager et conserver ", explique Jean-Pascal Perrein, président de 3Org Conseil, cabinet de conseil en gestion de l'information. " En couplant cette gouvernance de l'information avec un projet GED, les managers ont la possibilité de créer des ponts entre les différents services d'une entreprise, trop souvent perçus comme des silos hermétiques ", conclut-il.