Achats de café en entreprise: la sélection s'annonce corsée

Se rater sur la sélection des machines à café n'est pas une option, sous peine d'essuyer une pluie de doléances à chacune de vos pauses-café ! Pour commencer, il est nécessaire de déterminer vos besoins qui vont délimiter le champ des possibles et conditionner vos arbitrages. "Le nombre de salariés et l'usage sont les premiers critères à considérer", note Denis Riols, directeur marketing Europe de Companeo Groupe, éditeur de Companeo.com qui met gratuitement en relation acheteurs et fournisseurs.

OCS et table top, la crème des machines

Pour une salle de réunion ou les bureaux de la direction, et quelques utilisations quotidiennes, les OCS (Office Coffee System - petite machine à expresso) ou les "table top" (petits distributeurs automatiques ou semi-automatiques se posant sur une table) sont privilégiés. Optez pour une machine professionnelle : "avec des réservoirs d'eau plus grands, un temps de chauffe plus rapide, un entretien facilité, une robustesse à toute épreuve, elles ont une vraie valeur ajoutée par rapport à leurs consoeurs vendues dans le commerce", assure Denis Riols.

Ces petites machines (capacité de 40 à 150 tasses environ selon les modèles) garantissent un café d'excellente qualité. Par exemple, la gamme Lavazza Firma, lancée en 2018, intègre un nouveau système de pré-infusion et d'extraction permettant d'avoir une crème plus dense et de rivaliser avec les cafés servis par les baristas, promet la marque. La start-up parisienne Kawa ne propose que des table top à ses clients car, "pour faire un bon café, il doit couler au moins 20 secondes", estime Alexis Gagnaire, cofondateur de la jeune entreprise qui les proposent en location avec la livraison du café en grains, sans engagement sur la durée. Pour assurer qualité artisanale et traçabilité à ses clients, la jeune entreprise a décidé de maîtriser l'ensemble de la chaîne de valeur, notamment au niveau de la torréfaction grâce à son propre atelier parisien. De quoi lui permettre de livrer le café deux semaines après sa torréfaction. "La fraîcheur est fondamentale car, au bout de trois mois, les qualités gustatives se détériorent", révèle Alexis Gagnaire.

Le distributeur automatique, champion des volumes

Néanmoins, les petites machines sont peu adaptées pour les cafét' et autres espaces de détente qui voient défiler plus d'une centaine d'amateurs de petits noirs par jour. Ce sont les distributeurs automatiques de type "armoire " qui sont les rois de ces lieux. Sur ce segment de marché, deux grands modes de gestion prédominent : l'achat ou la gestion totale. "L'achat, neuf ou d'occasion, et le leasing avec option d'achat sont des solutions privilégiées par les petites entreprises ou quand la machine est dédiée aux clients et doit permettre de générer un chiffre d'affaires pour l'entreprise", complète Denis Riols.

Alors qu'avec la gestion totale, le distributeur automatique est en dépôt gratuit, le gestionnaire se rémunérant sur les consommations, les forfaits d'entretien et de réapprovisionnement. Le contrat court habituellement sur trois ans. "Une durée négociable à la baisse en cas de gros volumes", signale Denis Riols.

Le prix de vente unitaire du café oscille entre 30 et 45 centimes d'euros en fonction de la volumétrie. Attention à la clause de consommation. Pour ne pas installer une machine à perte, le gestionnaire peut prévoir une obligation de consommation minimale. Si le seuil n'est pas atteint, l'entreprise devra s'acquitter d'une compensation financière. La tactique consistant à gonfler les volumes pour faire diminuer le prix du café est alors inutile. En revanche, tout ou partie du prix peut être pris en charge par l'entreprise. Par exemple, certaines offrent le café avant 9 heures.