Logiciels informatiques : et si on arrêtait le gaspillage ?
Ajuster le périmètre des fonctionnalités aux besoins des utilisateurs...le must! Certes mais cela "nécessite d'avoir une bonne connaissance des usages utilisateurs, avertit Philippe Lejeune, Business Development Manager SAM (gestion des actifs logiciels) au sein de la société Insight, spécialisée dans la gestion des actifs logiciels, de matériel et de services associés. Or, il y a souvent, au sein des entreprises, des problèmes de visibilité du parc informatique, notamment concernant les logiciels utilisés ou non. " Une méconnaissance qui conduit à une sous-utilisation des logiciels et fait courir un risque de conformité. Pour se faire aider, il existe des outils informatiques qui répertorient les logiciels installés et permettent de savoir s'ils ont été ouverts ou non. " À travers des rapports détaillés, l'entreprise sait exactement ce qui a été utilisé et par qui ", décrit Fréderic Pierresteguy, dg France et EMEA de Landesk, éditeur de logiciels de gestion de la vie des contrats.
" Attention, cependant, à ne pas mettre en oeuvre des systèmes de surveillance trop chronophages ou mal perçus par les utilisateurs ", nuance Philippe Lejeune (Insight). Pour se faire épauler dans la gestion des actifs logiciels, des sociétés spécialisées existent. " Notre travail consiste à vérifier que tous les droits acquis sont bien exploités , précise Stéphane Feuillu (Mersy). Il est très courant de détecter des produits autorisés par les licences mais que le client ignore. " Ces analyses permettent également de lister les logiciels qui sont, au contraire, utilisés sans en avoir le droit. " Une fois établies quelles licences sont inutilisées et avec lesquelles il y a un problème de conformité, on peut transférer l'utilisation des licences en interne. Tout est finalement une question de bonne affectation des différentes licences ", résume Alain Marbach (Elée). Il est également possible de revendre ses logiciels non-utilisés sur le marché de l'occasion (cliquez ici pour en savoir plus).
Ces sociétés spécialisées donnent également des clés pour préparer ses négociations avec les éditeurs : bien connaître ses besoins, décrypter les contrats... " La novlangue des éditeurs fait qu'il est difficile de savoir ce que l'on achète et encore plus de bien comprendre comment les coûts peuvent évoluer. Par exemple, les licences sont calculées non pas par utilisateur mais par rapport à des critères techniques de l'infrastructure informatique : machines virtuelles, nombre de processeurs, vitesse de processeurs ", déplore Stéphane Feuillu (Mersy). Un accompagnement qui a un coût, à hauteur de 3-4% des dépenses logicielles pour une analyse. Mais qui permettra une économie de l'ordre de 10 % ! Plusieurs milliers d'euros - voire plusieurs millions pour les sociétés très informatisées - sont en jeu.
" Un peu plus de 50% des logiciels en entreprise sont utilisés sans autorisation de l'éditeur, avance maître François-Pierre Lani, associé au cabinet Derriennic, spécialisé dans les nouvelles technologies. Il s'agit essentiellement de dépassements de périmètre de licences dus à une politique de licences complexe ou de l'utilisation de logiciels téléchargés par des utilisateurs sur des plateformes internet. "
En résumé, au sein de toute entreprise, un grand nombre de salariés utilise des logiciels sans en avoir le droit... mais en toute bonne foi ! Ce qui n'est pas sans conséquence.
" Le risque d'une condamnation pour contrefaçon de logiciel est de plus en plus difficile à engager car il faut que l'éditeur apporte la preuve de l'originalité, ce qui n'est pas aisé. Mais l'entreprise contrevenante peut être condamnée au civil au titre de non-respect du contrat et devoir payer des sommes pouvant aller jusqu'à 300 000 euros pour dépassement de licence, voire plus si l'intention de nuire a été avérée ", explique maître François-Pierre Lani qui conseille de faire relire ses contrats par des professionnels du droit, de former les salariés de l'entreprise à ces questions et de bien gérer ses licences.
