Logiciels informatiques : et si on arrêtait le gaspillage ?

Les entreprises européennes du mid-market gaspilleraient chaque année 9,6 milliards d'euros en logiciels de gestion non ou sous utilisés. Soit en moyenne 43 000 euros par entreprise et par an. Ces chiffres sont issus d'une étude menée en Europe par l'éditeur Sage au mois d'avril 2014 auprès de 600 décideurs IT dans des entreprises employant entre 250 et 1000 personnes (lire notre actualité sur cette étude).

Le domaine des logiciels semble être le dernier poste de coûts auquel les entreprises n'osent pas encore s'attaquer. Est-ce par peur de mettre en péril l'organisation informatique, sur laquelle repose le business ? Est-ce dû à une trop grande pression des éditeurs ? Le problème mérite que l'on s'y intéresse : " Les logiciels représentent 20 à 25% des charges informatiques. Il s'agit du deuxième coût derrière les prestations intellectuelles ", confie Stéphane Feuillu, directeur de Mersy, cabinet de conseil spécialisé dans la gestion de licences.

Gare à " l'obésité SI "

Pourquoi les logiciels sont-ils sous utilisés au sein des entreprises ? Premier élément de réponse, apporté par Jean-Pierre Corniou, dg adjoint du cabinet de conseil Sia Partners : " Dans les entreprises, il existe un réel écart entre la prévision des besoins et les usages en réalité. " Les entreprises - et heureusement - fourmillent de projets. Or, un très grand nombre d'entre eux ne voient jamais le jour ; mais les logiciels permettant leur réalisation ont quand même été achetés. " Notre conseil est d'acquérir seulement 20% de ce que l'entreprise pense être la cible ", lance Alain Marbach, président chez Elée, société d'assistance aux DSI. Quitte à acheter des licences supplémentaires ensuite : même si leur prix se négociera moins bien, le coût final sera forcément moindre.

Au-delà des projets abandonnés, les entreprises acquièrent souvent des logiciels sans penser à l'utilisation qui en est faite ensuite. Ce peut être un nouveau directeur qui souhaite marquer son style de management ou encore pour se doter du dernier logiciel à la mode.
C'est ce que Jean-Pierre Corniou (Sia Partners) appelle " l'obésité SI " : " Pour faire moderne, les entreprises se suréquipent souvent de produits sous-utilisés. Or, si on change d'outil tout le temps, cela crée une perte de temps. " Une vieille messagerie qui fonctionne bien et à laquelle les salariés sont habitués fera mieux l'affaire que la dernière messagerie à la mode dont seules trois fonctionnalités seront réellement utilisées.

Isabelle Saint Martin, chef de marché ERP chez Sage, ajoute : " Notre étude démontre que les équipes éprouvent souvent des difficultés à s'approprier tout le potentiel de leurs logiciels de gestion et ne les utilisent pas de manière efficace. " Des efforts ont été faits du côté des éditeurs pour rendre les produits plus ergonomiques et plus faciles à appréhender. Du côté des entreprises, il s'agit de veiller à donner la bonne version de logiciel au bon utilisateur : " Il existe des versions basiques et professionnelles. Il n'est pas nécessaire d'acquérir la version haut de gamme offrant 50 fonctionnalités si l'utilisateur n'en utilise que 5 ! ", pointe Stéphane Feuillu (Mersy). D'autant plus que les éditeurs ont fait des progrès dans ce domaine : un grand choix d'éditions différentes existe pour un même produit. " Nous ajustons le périmètre des fonctionnalités aux besoins des utilisateurs et nous nous adaptons également aux spécificités sectorielles afin d'éviter une surenchère fonctionnelle superflue", affirme Isabelle Saint Martin (Sage). Gwenaël Fourré, directeur de la division Office chez Microsoft France, souligne, de ce point de vue, les avantages du cloud : " Chaque utilisateur consomme nos produits en fonction de ses besoins. "