Établissements publics et réglementation GBCP : retour d'expérience avec Jean-Louis Blanco, Daf de l'Opéra de Paris

L'Opéra de Paris est-il en train d'opérer sa transformation numérique ? " Je parlerais plutôt de révolution numérique ", sourit Jean-Louis Blanco. Le Daf de l'établissement public, qui regroupe l'Opéra Bastille, le Palais Garnier, l'École de danse de l'Opéra de Paris et les ateliers Berthier, a orchestré la refonte du système d'information comptable et financier. Objectif : mettre l'institution en conformité avec la réglementation GBCP (gestion budgétaire et comptable publique) en vigueur depuis le 1^er janvier 2016.

" La nouvelle réglementation s'inscrit dans une logique de performance et d'optimisation des finances de l'État, explique Jean-Louis Blanco. Elle repose sur un pilotage pluriannuel, sur deux ou trois ans, et nécessite la mise en place de contrôles internes afin de limiter les risques comptables et financiers. " La GBCP présente également des contraintes spécifiques : notamment la duplication des comptabilités, l'une générale et l'autre budgétaire, avec l'obligation de créer des passerelles entre les deux. Un chantier d'ampleur pour l'établissement public qui disposait encore récemment d'un système d'information du début des années 1990, en fin de vie et largement insuffisant pour répondre aux exigences de la GBCP.

Trois ans, 70 ateliers, 250 users

Jean-Louis Blanco a commencé à travailler sur le sujet dès l'été 2013 avec le lancement d'un appel d'offres. " Il fallait absolument qu'on anticipe à la fois sur nos outils et sur notre organisation, souligne-t-il. Au fil du temps, nous avions développé de multiples interfaces et le système était devenu très lourd. L'information était éparpillée dans plusieurs SI, ce qui s'avérait très chronophage lorsque nous devions faire un reporting. "

" La nouvelle réglementation repose sur un pilotage pluriannuel, sur deux ou trois ans, et nécessite la mise en place de contrôles internes " Jean-Louis Blanco, Daf de l'Opéra de Paris

De septembre 2014 à octobre 2015, le Daf a organisé plus de 70 ateliers avec une soixantaine d'utilisateurs afin de dresser une cartographie complète des process. Puis ont suivi les phases de tests et la formation du personnel au nouveau système d'information. " Au total, nous avons environ 250 utilisateurs à différents niveaux d'implication, de la simple demande d'achat au contrôle de gestion ", précise le Daf.

La solution retenue par l'Opéra de Paris est l'ERP Qualiac qui remplace à lui seul pas moins de six logiciels. Le nouvel outil couvre la gestion budgétaire et comptable, la comptabilité analytique, la gestion des ventes, des recettes et des dépenses, mais aussi le traitement des factures, des régies, de la trésorerie, des immobilisations, des notes de frais et des droits d'auteurs. De nombreuses opérations manuelles ont été dématérialisées. L'ensemble des fonctionnalités est opérationnel depuis fin avril.

" L'outil précédent ne nous permettait pas d'effectuer de contrôle interne, ajoute Jean-Louis Blanco. Aujourd'hui nous disposons d'un organigramme fonctionnel complet. Nous connaissons précisément la responsabilité de chaque participant à la chaîne de la dépense. Par conséquent, nous opérons une parfaite traçabilité et sommes en capacité de savoir qui a validé quoi et quand. Tandis qu'avant, les parapheurs se baladaient un peu partout dans les bureaux. "