Voyage d'affaires : faire sauter les résistances à la transformation digitale

Pour Lucien Isnard, co-président du think tank Marco Polo, consacré aux déplacements professionnels, " dans le futur, le bon travel manager sera un polyspécialiste, doté de compétences sur toutes les interactions relatives au voyage, situé au confluent de plusieurs métiers dans l'entreprise, comme la RH, ou la finance par exemple dont les injonctions sont contradictoires : l'un vise à faire des économies, l'autre souhaite préserver un aspect qualitatif pour le collaborateur en déplacement. Des enjeux sur lesquels viennent aussi se greffer les contraintes du SI. " Cette position du travel management, au carrefour de plusieurs problématiques, et la nécessité de connecter les différentes parties prenantes dans l'entreprise étaient l'un des thèmes principaux du ACTE Global Summit & Corporate Lodging Forum qui s'est tenu à Paris les 15 et 16 octobre.

Même si bon nombre de collaborateurs s'accordent sur le fait qu'un travail de concert s'impose, les manières d'y parvenir ne sont pas forcément chose aisée. La stratégie achat ne doit pas seulement tenir compte de la culture et de la stratégie globale de l'entreprise, mais également des exigences des différents services. Pour mieux convaincre quant à un virage technologique à prendre en intégrant par exemple un programme hôtel qui connecte tous les acteurs, incluant une centralisation complète des paiements, Olive Kavanagh, Global Travel Manager au sein de Kerry Group, constate une efficacité dans l'utilisation de sondages réalisés en interne : " c'est une bonne idée pour pouvoir prouver que de nombreux collaborateurs sont enthousiastes face au changement envisagé. Il est intéressant de glaner un maximum d'informations factuelles avant toute discussion avec les parties prenantes. "

Elle ajoute qu'il est généralement pertinent d'expliquer en quoi une modernisation est synonyme de valeur ajoutée pour les acteurs a priori extérieurs au travel management. " On peut par exemple demander aux responsables des ressources humaines dans quelle mesure ils ont évoqué les questions de sécurité avec les salariés en déplacement fréquent. On peut aussi chercher à sensibiliser les RH aux modalités de voyage qui peuvent être importantes en matière d'attractivité, de recrutement des talents ", indique-t-elle.

Les DAF au coeur d'une mutation gagnante

Dans ce contexte de changement, le directeur administratif et financier est souvent considéré comme l'interlocuteur récalcitrant qui va compromettre les évolutions. " De notre point de vue, il est vrai qu'un projet est généralement perçu comme un centre de coûts ", reconnaît Marco Tierno, directeur administratif et financier au sein de GH Group, spécialiste de la valorisation de biens immobiliers. Il importe bien sûr de montrer au DAF concerné les économies à la clé du changement souhaité, mais aussi les facilités de gestion qui en découlent.

" Dans un fonctionnement de facturation centralisée qui connecte toutes les parties prenantes, l'entreprise peut immédiatement se retrouver débitée des dépenses effectuées dans le mini-bar d'une chambre d'hôtel, alors que son occupant n'avait pas droit à cette prestation, ce qui implique un traitement en aval. D'un autre côté, une telle configuration financière signifie qu'il n'est plus nécessaire de disposer d'un besoin en fond de roulement important, car les montants n'ont plus à être payés à l'hôtel en amont ", témoigne Marco Tierno.