[Défi] " Je souhaite accélérer l'automatisation des process ", Alexandre Geoffroy CFO de GEM Engie

Avec 1.400 collaborateurs, Global Energy Management est la business unit d'Engie en charge de la gestion du portefeuille d'actifs en électricité, gaz naturel, et produits environnementaux d'Engie. GEM gère par exemple les contrats d'approvisionnement en gaz du groupe pour l'Europe, elle est experte dans les risques marchés et le trading d'énergie.

Nommé en mars dernier, Alexandre Geoffroy en est le nouveau directeur financier, il supervise notamment la consolidation comptable, la planification financière et stratégique ainsi que la gestion de la performance. Dans ce cadre, il a notamment pour ambition d'accélérer l'automatisation des process liés à son champs d'intervention.

Fiabilisation et réaffectation des ressources

" La transformation de GEM a été enclenchée il y a trois ans et a été fortement accéléré ces derniers mois. Deux axes guident nos décisions en ce domaine ", explique Alexandre Geoffroy. " D'abord, la fiabilisation des process et la diminution des risques opérationnels. Nous gérons en effet une volumétrie importante de transactions, l'automatisation est donc un élément fort de l'amélioration de l'opérationnel. Ensuite, la réduction de la charge de travail humaine pour des tâches manuelles. L'objectif étant de repositionner les collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée."

Illustration parfaite de ces enjeux, le projet Digidoc lancé en 2019, portant sur la confirmation des deals. Ces confirmations se faisaient jusqu'ici par des échanges de fichiers PDF, avec une intervention humaine chronophage. " Le risque opérationnel était non seulement important, mais en plus le temps passé bien trop élevé pour une tâche sans réelle valeur ajoutée, " commente le CFO. Ce premier pas de GEM dans l'automatisation s'est appuyé sur l'outil ABBYY et le travail de deux développeurs internes pendant une année à temps plein. " Le projet a consisté à transformer un document PDF non structuré en un document permettant de faire du matching sans intervention humaine, afin d'automatiser et de sécuriser les réconciliations. " En 2020, la moitié des 40.000 confirmations annuelles de deals a été automatisée, pour un gain estimé à 40 heures par mois. Objectif : l'automatisation des deux tiers d'ici trois ans.

GEM veut par ailleurs monter en puissance sur le nouveau standard de facturation lancé fin 2019 dans le cadre d'un groupe de travail réunissant les plus gros énergéticiens européens, pour automatiser le traitement des factures. GEM fait partie des 5 "earlyadopters" européens, avec une ambition : obtenir d'ici trois ans une masse critique de factures par ce biais.

Equipe Ninja et robotisation

Autre exemple de cette volonté d'accélération de l'automatisation : la mise en place il y a un an d'une équipe "Ninja" interne, pour répondre aux besoins des équipes finance et back office. Une équipe qui maîtrise les technologies de robotisation et peut intervenir rapidement pour assurer la continuité de la maintenance et de la mise à jour des développements. Plus d'une dizaine de robots ont déjà été mis en place. " Il s'agit de petits outils permettant d'améliorer l'opérationnel ", précise David Melon, en charge des projets transverses au sein des équipes finance et back office de GEM. Alexandre Geoffroy complète : " Cette équipe devenait de plus en plus indispensable pour l'efficacité de la fonction finance. Tout en conservant évidemment des liens forts avec l'équipe IT propre ". Avec toujours le même objectif affiché : " une veille permanente pour améliorer les process et faire de la productivité positive, grâce à l'automatisation, avec une mise en place rapide partout où c'est possible."