Comment éviter le casse-tête de la clôture comptable et financière de fin d'année ?

Comment éviter le sentiment de contre-productivité qui peut décourager des équipes métiers très sollicitées lors de la clôture ?

Collecter en continu pour éviter le rush et les relances de fin d'année

Collecter les données auprès des collaborateurs est une réelle mission pour les équipes fiscales et comptables pour réunir l'intégralité des éléments et des justificatifs nécessaires. En plus du fait que la personne qui détient l'information peut ne pas savoir à qui la transmettre, les équipes financières peuvent, de leur côté, douter de la véracité de la donnée. Sans parler des opérations imprévues qui surviennent en fin de période. Le département finance peut mettre en place une remontée en continu pour éviter d'avoir à gérer la collecte en dernière minute et dans la panique.

Fiabiliser les données pour une base de travail solide

La première étape de collecte effectuée, le service financier doit trier les données remontées. L'objectif est de pouvoir tracer et exploiter correctement les informations en vérifiant la source et le format de chacune d'entre elles. Cela entraîne un fonctionnement en silos entre les équipes finance, les comptables et les fiscalistes, qui implique des allers-retours contreproductifs avec potentiellement des versions différentes et des incohérences dans les documents. A l'approche de la clôture, un espace partagé pour regrouper et fiabiliser la donnée pourrait mettre fin à ces problématiques.

Simuler la clôture comptable pour anticiper les problématiques

Une fois que la partie fastidieuse de récolte, d'enregistrement et de mise à disposition de la donnée a été effectuée par le département finance, la tentation d'attendre le dernier moment pour préparer la clôture est grande. Or, les imprévus avec des opérations de dernière minute en période de production comptable et fiscale intense peuvent être très problématiques. Les équipes peuvent anticiper tout cela et réaliser un pré-closing un mois avant la clôture afin d'éviter tout problème.

Contrôler les reportings

La clôture implique de créer de nombreux documents, reportings, comptes et liasses fiscales difficiles à rendre en temps et en heure. Le contrôle de l'ensemble des informations fournies par les différents services est une tâche complexe/tentaculaire, nécessitant un recul suffisant des directeurs financiers. Le risque est d'avoir une production incorrecte qui décrédibilise la direction financière et contraint les décideurs à agir sans l'appui de données fiables. Afin de réduire la charge des équipes et éviter toute production incorrecte, le contrôle automatisé de la donnée financière et fiscale peut aider ces dernières.

Communiquer auprès des équipes

Si la donnée est remise en contexte, elle devient une information qui prendra de la valeur si elle est exploitée par la bonne personne. Il est essentiel de s'assurer que l'information circule bien entre la direction financière et les équipes opérationnelles ou dirigeantes et éviter tout décalage entre les équipes qui produisent et celles qui utilisent l'information.

Les situations d'incertitude que connaissent actuellement les entreprises sont là pour durer, et même devenir de plus en plus fréquentes. La clôture de fin de période tend donc à se complexifier, avec des données difficiles à interpréter et à recueillir, et des opérations conséquentes à fort impact stratégique. Il est donc essentiel de réfléchir à faire évoluer les process internes pour éviter toute erreur qui pourrait remettre en cause la mise en place de stratégies futures.

Pour aller plus loin

Thierry Luthi, Président de Report One. Voici son portrait.