Enrichir un outil de consolidation grâce à la Business Intelligence : opportunités et bonnes pratiques

Depuis le début des années 2000, le marché Français des outils est dominé par deux acteurs historiques : SAP FC (ex Cartesis Magnitude) et Oracle HFM. 20 ans après, les " roadmaps " des deux éditeurs promettent encore plusieurs années de maintenance, mais peu ou pas de nouveautés fonctionnelles.

Un marché de la consolidation composé majoritairement d'outils anciens et complexes

Il est ainsi naturel d'envisager une migration d'outil, soit vers le successeur de celui en place (SAP Group Reporting ou Oracle FCCS), soit vers un nouvel entrant du marché (Tagetik, Onestream...) afin de continuer à faire évoluer les fonctionnalités de consolidation et de reporting.

Mais le défi est élevé car un projet de migration est long et complexe : Au fil des années, les outils de consolidation ont atteint un niveau de personnalisation très élevé pour répondre à des impératifs de qualité, d'exhaustivité et de rapidité de production toujours plus élevés. A ce jour, rares sont les groupes qui ont franchi le pas pour basculer vers les outils de nouvelle génération.

La BI pour mettre en valeur et faciliter l'accès à la donnée consolidée

Face à cet enjeu, certains groupes choisissent de maintenir leur outil de consolidation " historique " et d'y annexer un outil de BI afin d'en élargir le périmètre fonctionnel en lui faisant bénéficier de fonctions de dernière génération en matière de restitutions, de contrôle, d'analyse et de collaboration.

Dans cette approche, l'outil de consolidation conserve ses rôles fondamentaux : la sécurisation du processus de collecte via le modèle de donnée et le workflow de validation, ainsi que la production de l'information consolidée via le moteur de traitements (règles automatiques de consolidation et de variation de périmètre). Tous deux ont souvent nécessité plusieurs années de " Fine tunning " pour répondre à l'ensemble les besoins liés au reporting du groupe.

Pour la restitution, un outil de consolidation propose généralement des batteries d'états pré-paramétrés, dont le dynamisme restreint et destinés à des spécialistes. L'ajout d'un outil de BI permet en plus d'obtenir des rapports intuitifs, rapides, et utilisables par des utilisateurs non spécialistes sur des navigateurs fixes ou mobiles. L'accès à une information auparavant considérée comme très technique est ainsi facilité.

La BI modernise la restitution et l'exploitation de la donnée consolidée

Une fois l'outil de BI déployé, les cas applicatifs sont nombreux : remplacements de rapports Excel ou PowerPoint de restitution, mise en place d'un tableau de bord intégrant KPIs et visuels, création d'états de contrôle visuels, de revue et d'analyse de la consolidation, collecte et restitution de commentaires sur les données...

3 bonnes pratiques de mises en place :

• Privilégier un outil de BI déjà en place dans l'entreprise : La business intelligence s'applique à de nombreux métiers, et il est probable qu'un pôle de compétence interne existe. S'appuyer sur la même technologie permettra de bénéficier des compétences internes, et de l'effet d'expérience des projets déjà réalisés
• Favoriser un déploiement incrémental : Les cas d'utilisation sont nombreux (Dashboarding, présentation des données, contrôle, analyse...), et il peut être tentant de déployer l'ensemble de ces fonctions simultanément. L'expérience montre qu'une une approche " par petit pas " maximise les chances du projet en apportant rapidement de la valeur aux utilisateurs finaux
• Utiliser un " starter kit " : Dans certains cas, il existe un pré-paramétrage BI spécialement dédié à l'outil de consolidation : Il permet de réduire significativement les temps de conception et de réalisation de l'outil. Les utilisateurs finaux se projettent plus facilement dans l'exploitation de l'outil, et les développeurs peuvent se concentrer sur la personnalisation des fonctionnalités. On constate ainsi des mises en production réalisées en quelques semaines, avec un ROI très rapide.

Pour en savoir plus

Olivier Trocherie est directeur exécutif chez BM&A. Après 15 ans d'expérience chez un éditeur d'applications de reporting puis chez Deloitte, il rejoint le cabinet BM&A en 2015 en tant Directeur de l'activité EPM et BI, il participe à de multiples projets de mise en place ou d'optimisation de solution de reporting Groupe