Managers : 4 idées pour rebooster les entretiens annuels avec l'IA
Publié par La rédaction le - mis à jour à
Les traditionnels entretiens annuels débutent dans certaines entreprises en ce début d'année. Souvent perçus comme dépassés, ils peuvent cependant être l'occasion de réaffirmer l'engagement des salariés. Managers, et si vous prépariez vos entretiens avec ChatGPT ? A la clé, dynamisme et efficience. La rédaction a repéré quatre astuces pour repimper les entretiens professionnels en s'appuyant sur l'IA.
Entre les réunions, les deadlines et les obligations du quotidien, les managers n'ont pas toujours le temps de préparer efficacement les entretiens avec les collaborateurs. Pourtant, ces moments d'échange sont essentiels pour l'engagement, la motivation des collaborateurs et, in fine, la réussite de l'entreprise. Managers, et si cette année vous osiez utiliser l'intelligence artificielle pour simplifier cette préparation, notamment en utilisant la fonction de prompt de ChatGPT.
ChatGPT comme assistant
Imaginez la situation suivante : vous vous apprêtez à mener un entretien annuel avec l'un de vos collaborateurs. Vous voulez lui offrir un retour d'expérience clair et constructif sur sa performance de l'année écoulée, c'est précisément dans ce cas de figure que l'IA peut devenir un allié précieux.
Il vous faudra rédiger un prompt efficace pour préparer votre entretien : « Je vais bientôt mener un entretien annuel avec un collaborateur pour évaluer son bilan de l'année écoulée. Peux-tu m'aider à structurer mon feedback en fonction de ses performances ? »
Ainsi pour tirer pleinement parti de l'IA, il est essentiel de lui fournir des informations précises et pertinentes. Ces données incluent notamment le nom du collaborateur, la période concernée, ses objectifs et responsabilités, les retours précédents, ainsi que tout autre élément contextuel utile. Plus vos informations seront claires et complètes, plus l'IA pourra fournir un feedback pertinent, prenez donc le temps de rassembler et organiser ces éléments avant de les soumettre à l'IA. Voici quatre astuces qui vont vous aider à redonner un coup de jeune à l'entretien classique.
1- Des préparations interactives et engageantes
Avant chaque entretien, partagez les grandes lignes des données et des thèmes avec vos collaborateurs pour leur permettre de se préparer et d'avoir un échange encore plus productif. Les outils classiques, comme les tableurs ou questionnaires statiques, peuvent être remplacés par des conversations préparatoires dynamiques grâce à ChatGPT. En initiant des prompts précis ou un chatbot maison personnalisé, vous pourrez :
- Poser des questions ciblées aux collaborateurs, recueillant des réponses précises avant l'entretien.
- Proposer un feedback instantané et organiser les réponses pour préparer une discussion plus riche.
Avantage : les managers arrivent avec des informations clés, facilitant un dialogue constructif et mieux ciblé.
2. Personnaliser le feedback avec des insights détaillés
- Comment utiliser l'IA : fournissez à l'IA des données sur les performances de chaque collaborateur : objectifs atteints, projets menés, feedback collecté tout au long de l'année.
- Résultat attendu : l'IA génère un résumé personnalisé pour chaque collaborateur, incluant les points forts, les axes d'amélioration et des recommandations concrètes.
Avantage : Vous arrivez avec un feedback structuré et précis, ce qui montre à vos collaborateurs que leurs efforts ont été bien analysés et valorisés.
2. Créer des questions ciblées
- Comment utiliser l'IA : demandez à l'IA de générer une liste de 5 à 10 questions spécifiques pour chaque collaborateur, basées sur leurs objectifs, les défis rencontrés, et leurs ambitions.
- Résultat attendu : les questions sont conçues pour approfondir la discussion sur des sujets clés, comme la satisfaction au travail, le développement des compétences, et les aspirations futures.
- Avantage : Vous transformez l'entretien en un échange interactif et constructif, au lieu d'un simple bilan descendant.
3. Planifier des objectifs SMART pour N+1
- Comment utiliser l'IA : Utilisez l'IA pour transformer vos notes et idées en objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) adaptés à chaque collaborateur.
- Résultat attendu : Chaque collaborateur repart avec des objectifs clairs et motivants pour l'année à venir, alignés avec les besoins de l'équipe et leurs aspirations personnelles.
- Avantage : Vous créez un plan d'action concret qui favorise la responsabilisation et l'engagement de vos collaborateurs.
4. Un outil d'accompagnement, pas une substitution
ChatGPT n'est pas infaillible, mais il complète efficacement l'expertise humaine. Pour maximiser son impact :
- Adoptez une approche expérimentale : testez, ajustez et améliorez vos prompts.
- Intégrez les retours des collaborateurs pour affiner les processus.
- Mettez en avant une communication transparente sur l'usage de l'IA, rappelant qu'elle est une aide, pas une décisionnaire.
- Rappel essentiel : les évaluations finales doivent toujours refléter le jugement humain.
De nouvelles perspectives
L'intégration de ChatGPT dans les entretiens annuels ouvre des perspectives nouvelles, rendant ces échanges plus interactifs, justes et actionnables. Si l'outil n'est pas exempt de limites, son potentiel pour transformer les pratiques traditionnelles en fait une ressource incontournable pour les managers qui veulent redonner un coup de boost à leurs pratiques. Avec une utilisation adaptée, l'IA promet d'être un levier stratégique pour redynamiser la motivation et l'efficacité des équipes.