La facture électronique à l'échelle européenne

Points de vigilance et acceptabilité de la directive européenne 2010/45/UE

Concernant les documents acceptés, la directive englobe les factures émises et reçues sous une forme électronique. Que ce soit en France, en Allemagne ou en Grande-Bretagne, les assujettis peuvent émettre et recevoir des factures électroniques en recourant à n'importe quel dispositif technique, sous réserve que des contrôles soient mis en place afin d'établir le lien entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.

Dans les pays anglo-saxons, l'acceptation de la facture par l'acquéreur se fait de manière formelle, mais elle est tacite en France. Concernant l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de la lisibilité, la France et le Royaume-Uni sont sur la même longueur d'onde, à savoir, que les factures doivent être assurées à compter de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation (indépendamment du format de présentation papier ou électronique dans le cas de l'Allemagne). Les entreprises concernées déterminent la manière dont l'authenticité de l'origine du contenu et de la lisibilité de la facture est assurée.

"La directive 2010/45/UE rappelle l'obligation de garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture. Cette obligation est assurée par des contrôles de gestion permettant d'établir une piste d'audit fiable et de fournir ainsi un niveau d'assurance raisonnable", affirme Catherine Bergaud. En cela, il faut comprendre ce qui est relatif à l'identité du fournisseur/prestataire ou de l'émetteur de la facture, pour assurer que les informations relatives à la TVA n'ont pas été modifiées et bien sûr, pour garantir la lisibilité de la facture.

"À noter que la piste d'audit fiable est définie comme le flux d'une opération qui relie les différents documents de ce processus (document source, opération) et ce, du début de celle-ci à sa conclusion", explique Nathalie Schlang, directrice de la business unit CertEurope d'Oodrive. À ce jour, que ce soit en France, en Allemagne ou au Royaume-Uni, point de précisions notifiées sur les modalités de mise en oeuvre des contrôles de gestion et de la piste d'audit.

La conservation des factures

Le délai fiscal préconisé par la directive européenne prévoit une période de conservation, à compter de l'émission de la facture, fixée par chaque pays. En France et au Royaume-Uni, elle est fixée à six ans, dix en Allemagne. "Durant cette période, l'entreprise doit être en mesure d'assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à tout moment", commente François Lacas, directeur marketing opérationnel d'Itesoft.

Quant au support de stockage, les pays sont en mesure d'imposer la forme d'origine (papier ou électronique) sous laquelle la facture a été transmise... principe d'ailleurs suivi par la France et l'Allemagne. Les États peuvent aussi exiger que, lorsque les factures sont stockées par voie électronique, les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de chaque facture soient aussi stockées sous cette forme. Pour le Royaume-Uni, le stockage peut être réalisé sous d'autres formats (microfilm, microfiche, etc.) dans la mesure où ils sont acceptés par l'administration fiscale et qu'un accès considéré comme facile est accordé aux contrôleurs fiscaux pour accéder à ces données, dès que besoin.