PME, mettez en place une politique de remboursement des frais professionnels

Vous n'êtes pas certain d'avoir adopté les bonnes pratiques en matière de frais professionnels ? C'est possible ! L'expérience montre que les règles ne sont pas toujours bien respectées au sein des entreprises : certains frais ne sont pas justifiés par les pièces exigées par l'administration ou, même, certaines dépenses sont qualifiées à tort de frais professionnels...

Les politiques de frais professionnels non conformes à la réglementation exposent à la réintégration des sommes dans l'assiette de calcul des cotisations sociales, et l'addition peut être salée.

Pour limiter les risques de redressement Urssaf, l'entreprise a donc tout intérêt à analyser sa pratique pour la mettre en conformité, si nécessaire, avec la réglementation.

Bien identifier ce qui relève des frais professionnels et ce qui n'en relève pas

Lorsque l'entreprise engage une dépense au profit de son salarié, elle doit en déterminer la nature.

Cette opération est essentielle puisque c'est la qualification que donne l'entreprise à cette dépense qui détermine le régime juridique applicable.

En synthèse, l'entreprise a le choix⁽¹⁾ entre frais professionnels et avantages en nature. Lorsque la dépense entre dans la catégorie des frais professionnels, elle peut être exonérée de cotisations sociales. Lorsqu'elle n'entre pas dans cette catégorie, alors elle doit être intégrée dans l'assiette de calcul des cotisations sociales.

Quels critères retenir ? Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés pour accomplir ses missions ; il doit s'agir de dépenses inhérentes à son emploi. Les frais professionnels les plus couramment exposés sont les frais de repas et d'hébergement engagés lors de déplacements, mais il y en a d'autres : dès lors qu'elle remplit les conditions exposées, toute dépense peut être qualifiée de frais professionnel.

La première action en la matière est donc de bien identifier les dépenses qui ont effectivement la nature de frais professionnels. Cette opération doit être réalisée sérieusement, avec des justificatifs à l'appui.

Choisir des modalités adaptées de prise en charge de la dépense

Les modalités de prise en charge des frais professionnels sont au choix de l'employeur⁽²⁾.

Les frais professionnels peuvent ainsi être pris en charge soit directement par l'employeur, soit par le salarié contre remboursement.

En principe, le remboursement est réalisé sur la base des sommes réellement engagées, sur présentation par le collaborateur des justificatifs appropriés. Le remboursement au réel est par ailleurs imposé dans 5 hypothèses au nombre desquelles figurent le télétravail, le détachement à l'étranger ou certains cas de mobilité professionnelle. Par exception, certains frais professionnels peuvent faire l'objet d'un remboursement forfaitaire, en particulier certains frais de repas, de déplacements ou d'hébergement.

Alors que le remboursement au réel se révèle relativement fastidieux et nécessite une bonne organisation administrative, un remboursement forfaitaire simplifie la gestion de la paie.

Toutefois, la vigilance doit être de mise avec cette modalité de remboursement. En effet, les allocations forfaitaires ne peuvent être exonérées de cotisations sociales que si elles n'excèdent pas les plafonds prévus par l'arrêté du 20 décembre 2002 et si les circonstances de fait prévues par ce même arrêté sont respectées. C'est ici que réside le plus souvent la difficulté : les circonstances de fait sont souvent insuffisamment démontrées en pratique et un contrôleur Urssaf aura tôt fait de relever des lacunes engendrant le redressement des sommes exonérées à tort.

Pour simplifier leur gestion, certaines entreprises intègrent, dans le contrat de travail, une clause prévoyant le versement d'une somme forfaitaire au salarié en contrepartie de la prise en charge par ce dernier des frais exposés pour les besoins de son activité professionnelle. Si la Cour de cassation a pu valider le principe de telles clauses, elle a toutefois rappelé que la somme versée ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant des frais réels engagés. En outre, et contrairement aux idées reçues, l'employeur n'est pas pour autant dispensé de justifier que la situation du salarié nécessite le versement d'une somme à titre de frais professionnels !

Mettre en place de bonnes pratiques pour limiter le risque de redressement

Les entreprises ont tout intérêt à venir encadrer leur pratique avec une politique claire de remboursement des frais professionnels.

Au préalable, devra être réalisé un audit de l'existant, et notamment des différentes dépenses réalisées au profit des salariés, de leur montant et des modalités de prise en charge (paiement direct ou remboursement, délais, justificatifs apportés par les salariés, éventuelles dispositions conventionnelles ou internes applicables, etc.).

Cet audit permettra à la fois d'anticiper les risques en cas de contrôle Urssaf et d'identifier les éventuelles mesures de régularisation pour l'avenir (voire de décider si un rescrit social doit être sollicité pour certains frais particuliers).

La définition du cadre de remboursement des frais professionnels sera la suite logique de l'audit.

A cet effet, il conviendra de rédiger la politique de frais (accompagnée, si nécessaire, d'une clause spécifique insérée dans le contrat de travail). Note d'information, politique de remboursement des frais ou encore de dépenses : quel que soit le nom donné à cet ensemble de règles, il est indispensable d'informer les salariés de leurs droits et obligations en matière de frais professionnels. Ainsi, les salariés sont-ils plus responsabilisés et enclins à transmettre les justificatifs nécessaires. Le montant des dépenses peut également être mieux contrôlé et le risque Urssaf mieux maîtrisé.

En savoir plus

Anne Leleu-Eté du cabinet Ale Avocats est avocat en droit du travail et de la sécurité sociale. Elle conseille notamment des entreprises et des entrepreneurs individuels en matière de gestion du personnel et de représentants du personnel. Elle intervient sur des dossiers plus ponctuels tels que restructurations, audits, contrôles Urssaf, détachement/expatriation, sous-traitance, etc. Le cabinet assiste également ses clients en matière contentieuse.

[1] Une autre catégorie existe - les frais d'entreprise - qui ne fait pas l'objet de développements ici.

[2] Certaines professions bénéficient également de dispositifs de déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels que nous n'évoquons pas dans cet article.