[Tribune] L'archivage légal permet à une entreprise de se doter d'une mémoire fiscale
Publié par Pascal Seguin, Avocat Associé au sein du cabinet Taj le - mis à jour à
Pour une entreprise, disposer d'une mémoire juridique et fiscale, fiable et autonome, dans le cadre d'un contrôle fiscal informatisé, est un enjeu essentiel. Or en l'état, avec les ERP, cette tâche est quasi-impossible à accomplir. Sauf à penser archivage légal. Conseils
Les Progiciels de Gestion Intégrés (en français - " PGI ") ou Enterprises Resources Planning (en anglais - " ERP "), très répandus en entreprise, ont été conçus et pensés pour être des outils de gestion, et non pour produire des documents fiscaux fiables juridiquement. Tout l'enjeu est donc de pouvoir organiser sereinement le rapport de la preuve dans la durée et cela suppose de générer des archives juridiques et fiscales (" archivage légal ") dans lesquelles les données sont conservées en dehors de l'environnement informatique (ERP par exemple) qui a servi à les produire, et dans des formats facilement exploitables garantissant leur intégrité tout au long des délais légaux de conservation.
L'archivage légal, trop technique pour les uns et trop juridique pour les autres
D'ailleurs aujourd'hui, la notion même d'archivage est étrangère aux préoccupations quotidiennes des informaticiens en entreprises dont la principale est de maintenir leur système d'information aussi disponible et efficace que possible. Quant aux comptables ou aux juristes de l'entreprise, s'ils comprennent l'importance de conserver des informations probantes susceptibles d'être utilisées dans le cadre d'un contrôle fiscal informatisé (CFI), ils ne sont le plus souvent pas en mesure d'évaluer si les procédés et procédures techniques mis en oeuvre par les informaticiens permettront effectivement de répondre aux obligations légales et réglementaires.
L'archivage juridique et fiscal est caractéristique de ces sujets trop techniques pour les juristes et trop juridiques pour les techniciens qui, ne ressortissant expressément du domaine de compétence de personne, demeurent le plus souvent en déshérence...Le directeur administratif et financier est une fonction parfaite pour mener à bien un tel objectif.
S'assurer de la permanence de la preuve
L'enjeu essentiel est donc de s'assurer de la permanence de la preuve. Or les ERP et les extractions d'informations qui en sont issues n'offrent pas une garantie suffisante.
A titre d'illustration, si une modification de l'adresse d'un client est effectuée dans l'ERP, elle pourra affecter l'ensemble des documents de façon rétroactive. Si quelques mois après la modification, lors d'un CFI, l'entreprise souhaite imprimer le duplicata d'une facture vieille de 3 ans, le duplicata obtenu indiquera la nouvelle adresse de facturation, et pas celle valable à la date de la transaction. Pour peu que cette modification d'adresse ait modifié le régime TVA en entrainant un changement d'État membre par exemple, l'ERP ne permettra pas de relever cette anomalie qui causera pourtant un écart irréconciliable et inexplicable qui risque de n'être découvert qu'à l'occasion d'un contrôle fiscal... Avec des conséquences non négligeables à la clé.
L'auteur
Maître Seguin assiste les entreprises sur toutes les questions liées à leur environnement fiscal et informatique. Il les aide à définir et mettre en oeuvre des politiques de prévention et de gestion du risque en matière de contrôle fiscal et de contrôle fiscal informatisé ainsi qu'à mettre en des politiques de conservation des données électroniques juridiques et fiscales.
A suivre, une autre piste pour établir la mémoire fiscale de l'entreprise : le standard européen du contrôle fiscal informatisé.