L’extrait d’immatriculation : un outil clé pour les DAF

Entamer une nouvelle relation commerciale implique toujours une certaine prise de risque. Il existe cependant des moyens de limiter ce risque. Il est en effet nécessaire d’apprendre à connaître ses clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux avant de conclure un contrat. L’extrait d’immatriculation se révèle être une aide précieuse pour en savoir davantage sur une société et sur ses dirigeants. Un DAF a tout intérêt à le consulter lorsqu’il cherche des solutions pour sécuriser les transactions de son entreprise.

De quoi se compose l’extrait d’immatriculation ?

L’extrait d’immatriculation se compose de nombreux éléments permettant d’avoir une vision synthétique et exhaustive de l’entreprise de votre choix. À souligner parmi eux :

• L’immatriculation au registre national des entreprises (RNE) ;
• Le numéro SIRET ;
• La date d’immatriculation ;
• La raison sociale ;
• Le capital social ;
• La forme juridique ;
• Le siège social de l’entreprise ;
• Son secteur d’activité ;
• Ainsi que le nombre d’établissements qu’elle possède.

Ce document peut également contenir des informations complémentaires sur la composition de l’entreprise. Cela porte notamment sur : 

• Son administration ;
• Ses différents actionnaires ;
• Ou encore sur les membres de la société.

Il délivre par ailleurs des informations financières sur la société et sur les inscriptions hypothécaires. L’extrait d’immatriculation est, par conséquent, un outil indispensable que vous pouvez consulter pour connaître rapidement la situation d’une entreprise avec laquelle vous envisagez de collaborer.

Depuis quand existe-t-il ?

L’immatriculation répond à un besoin de justifier de l’existence légale des entreprises. Elle trouve son origine à la fin du XIXe siècle, lorsque la période était propice à l’industrie et que de nombreuses entreprises ont vu le jour. L’enregistrement des sociétés est alors devenu obligatoire par la loi du 24 juillet 1867. Depuis cette date, il est  possible pour toute personne physique ou morale de vérifier l’identité d’une entreprise en lui demandant son extrait d‘immatriculation avant d’entamer une relation commerciale avec elle.

À quoi sert-il ?

L’extrait d’immatriculation n’est autre qu’un document contenant des informations légales sur une entreprise. Il convient de souligner qu’il ne s'agit pas d'un document officiel, contrairement à l’extrait Kbis, qui a bel et bien une valeur juridique.

L’extrait d’immatriculation peut néanmoins vous être utile pour différentes raisons. Il peut effectivement vous servir pour :

• Vérifier la légalité d’une entreprise. Grâce à lui, vous pouvez vous assurer que vos partenaires commerciaux s’inscrivent dans un cadre légal. L’extrait d’immatriculation est, ici, un outil de vérification ;
• Surveiller les changements au sein d’une société. Il peut être mis à jour régulièrement, afin de refléter les changements au sein de l'entreprise, tels que les modifications de dirigeants, de capital social ou d'adresse du siège social. En suivant ces mises à jour, les DAF peuvent s'assurer qu'ils disposent toujours d'informations exactes sur leurs partenaires commerciaux.
• Optimiser votre temps. Le caractère synthétique des informations qu’il contient facilite le travail des DAF en leur offrant une vision globale et rapide de la situation des entreprises. Ces derniers gagnent ainsi un temps précieux en accédant rapidement à un grand nombre de données légales et juridiques.

Quelles sont les différences entre l’extrait d’immatriculation et l’extrait Kbis ?

L’extrait d’immatriculation et l’extrait Kbis sont deux documents en apparence très similaires, mais qu’il est important de ne pas confondre. Le premier se caractérise par la simplicité de l’information qu’il fournit. Il atteste de l’inscription de l’entreprise au RCS ou au répertoire des métiers (RM), par le biais du RNE (en fonction de sa forme juridique). Il contient également d’autres informations essentielles à l’identité d’une entreprise.

L’extrait Kbis offre, en revanche, une vision plus complète de la situation réelle de l’entreprise. En plus de contenir toutes les informations présentes sur l’extrait d’immatriculation, il donne davantage de précisions sur l’entreprise et sur son activité, notamment concernant :

• Le capital de la société ;
• L’identité des dirigeants ;
• Ainsi que les fusions ou les scissions éventuelles.

Autrement dit, l’extrait d’immatriculation est un document non-officiel simplifié. L’extrait Kbis atteste, quant à lui, de la légalité d’une entreprise en fournissant davantage de détails sur sa composition et son évolution.

Qui peut se procurer un extrait d’immatriculation ?

En France, l'extrait d'immatriculation peut être obtenu par toute personne qui en fait la demande. Il n'est pas nécessaire de justifier d'un motif particulier pour obtenir ce document.

Cependant, il est important de noter que l'accès à certaines informations contenues dans l'extrait d'immatriculation peut être restreint en fonction de la nature de la demande et du statut du demandeur. Par exemple, les coordonnées des dirigeants d'une entreprise ne sont pas accessibles à tous.

Comment l’obtenir ?

La manière d’obtenir un extrait d’immatriculation a évolué depuis sa création. Dans les années 1980, l’arrivée et le développement de l’informatique ont bouleversé l’accès à l’information sur l’immatriculation des entreprises. La dématérialisation, ainsi que l’ouverture de la base de données du RCS, ont permis à des sociétés privées de fournir des extraits d’immatriculation en ligne.

L’obtention de ce document ne dépend donc plus uniquement du greffe du tribunal de commerce. De nombreux acteurs sont désormais susceptibles de vous le délivrer. C’est notamment le cas d’Infonet, plateforme de données légales et financières des sociétés françaises. Sa plateforme permet d’obtenir un extrait d’immatriculation en quelques clics, afin d’obtenir des informations en provenance directe du RNE. Pour cela, il suffit de renseigner le nom de l’entreprise en question, ou bien de fournir son numéro SIREN ou SIRET. Il est ainsi possible de télécharger ledit document en toute simplicité.