Tuer la circulation des fichiers excel dans le processus budgétaire, c'est possible!

En 2014, avec 2,2 milliards d'euros de CA, la division logistique de Norbert Dentressangle (CA 2014: 4, 7 milliards d'euros), a supplanté le métier historique du groupe, le transport. Bertrand Le Goff est depuis août 2013, le directeur financier de cette division créée à la fin des années 90, qui affiche pour 2014 un taux de croissance de 20%. "Dans une contexte de croissance externe et organique du groupe, et dans la division logistique spécialement, le besoin d'un pilotage financier plus rapide et plus exhaustif a vite été identifié" commente le CFO.

Le pilotage financier spécifique de la division logistique

Dans les faits ce sont La France, l'Italie et l'Angleterre qui doivent bénéficier de ces outils puisque " certaines de nos filiales disposaient déjà de logiciels spécialisés dans le reporting managérial. Telle la Hollande depuis cinq ans ou la Belgique depuis deux" poursuit Bertrand le Goff.

Face à une vraie urgence, au second semestre 2014, le directeur financier adopte une démarche pragmatique. Il entame un audit des outils déjà utilisés dans le groupe dont celui de LucaNet implémenté en Hollande. "Cette compétition interne, je l'ai couplée avec une consultation des CFO de différents pays dont la Hollande, le Royaume-Uni, la France et l'Italie". Avantage évident de l'éditeur LucaNet, qui vient d'arriver en France: " la solution permet d'intégrer des outils comptables différents et de disposer d'un reporting plus exhaustif. Elle répond donc aux besoins d'une structure procédant à des acquisitions comme la nôtre; nous avons acquis puis intégré en septembre 2014 une société américaine au chiffre d'affaires de 800 millions de dollars. Une société jusqu'alors indépendante, avec un outil comptable spécifique mais sans reporting intégré. Pas besoin de lui faire changer d'outil; nous avons simplement ajouté une couche supplémentaire pour une bonne remontée des informations ".

Bertrand Le Goff, CFO de la division logistique de Norbert Dentressangle

Après 6 semaines consacrées à l'audit et à l'adhésion puis deux mois et demi à la négociation commerciale et juridique avec l'éditeur, la solution est implémentée en octobre 2014 dans les trois pays concernés. " C'est opérationnel depuis la fin 2014 en Angleterre où nous étions plus sur une logique de remplacement. En Italie et En France, où la situation était plus atypique, la solution fonctionne pleinement depuis février 2015" relate Bertrand le Goff. Et l'objectif d'un reporting hebdomadaire et plus exhaustif est atteint.

Focus sur le déploiement: étapes et équipe

La solution est déployée pays par pays en fonction de priorité business: processus budgétaire en France, reporting hebdomadaire en Italie. Afin que l'interface système comptable/solution LucaNet soit optimisée, en sus d'étapes spécifiques, chaque pays a son équipe, locale : " avec le contrôleur de gestion, un support informatique familier du système comptable et un consultant LucaNet" détaille le CFO. Les managers locaux étant très autonomes, "le coté user friendly de l'outil qui leur permet de construire le pilotage de leur propre structure est très apprécié" souligne Bertrand Le Goff qui se félicite aussi de l'apport de la solution dans le processus budgétaire de l'activité logistique " activité très complexe, où il y a pour chaque site, un contrat, des situations clients très spécifiques. ". Or la division gérée par Bertrand Le Goff compte 480 sites...

"Tuer la circulation des fichiers Excel"

"Disposer d'un reporting plus exhaustif et plus rapide n'est pas une finalité en soi, assène le CFO. Lorsque le contrôleur de gestion exploite plus qu'il ne produit, le vrai but est atteint: le recentrer sur le business " poursuit Bertrand Le Goff, qui souligne avec délectation une autre conséquence : " tuer la circulation des fichiers Excel dans le processus budgétaire".
Le patron finance de la division logistique de Norbert Dentressangle, qui supervise pour l'heure le déploiement de la solution en Espagne et aux Etats-Unis avec comme priorité la production d'un reporting hebdomadaire, attend avec impatience une évolution de la solution LucaNet vers la mobilité des données pour l'ouvrir aux patrons de site ou de pays via leurs smart phones ou tablettes.