[Pratique] Prise de poste en PME : quels tableaux de bords ?

Soit un jeune Daf au sein d'une PME de 23 millions d'euros de chiffre d'affaires HT. Cette entreprise a deux activités : l'une qui consiste dans la fabrication d'ordinateurs (30% du CA), l'autre qui consiste dans l'achat-ventes d'imprimantes (70% du CA). A sa prise en fonction, ce Daf a bien évidemment la responsabilité de superviser l'établissement des comptes annuels, des déclarations fiscales et sociales de l'entreprise. Il sera aussi une force de proposition pour sa direction générale. L'équipe comptable est composée de 3 personnes : l'une qui s'occupe de la comptabilité fournisseurs, l'autre de la comptabilité clients et la dernière de la comptabilité générale.

Le constat : la direction n'a pas de tableaux de bords en cours d'année

Son prédécesseur n'avait pas mis en place d'outils de pilotage pour suivre l'activité de l'entreprise. Notre jeune Daf s'est rapidement aperçu que sa direction générale n'avait aucune information financière en cours d'année et qu'il était de sa responsabilité de proposer des outils simples à lire et à préparer. En effet comment diriger une entreprise, si la direction n'a pas régulièrement des outils de pilotage ?

Et si les tableaux de bords peuvent consister en des tableaux financiers, d'activité, commerciaux, RH..., il a été prévu, pour cette année, de se concentrer sur la mise en place de tableaux de bords financiers. Le but du Daf est donc de proposer un nombre limité d'indicateurs mais très pertinents et utiles pour le chef d'entreprise. Il ne veut surtout pas proposer trop d'indicateurs car il sait bien que 'trop d'informations tue l'information'.

Quels tableaux de bords proposer au minimum ?

La mise en place de tableaux de bords ne doit pas générer une surcharge importante de travail pour le service comptable. Afin de ne pas accroître significativement la charge de travail de son équipe et de répondre aux besoins du dirigeant d'entreprise, un calendrier de mise en oeuvre est acté. Lequel prévoit, dans un premier temps et pendant 6 mois de tester ces indicateurs :

Dans un 2^ème temps (si les 6 premiers mois ont été concluants), seront construits les tableaux de bords financiers suivants :

- le suivi des avoirs clients afin d'en connaître les causes (erreur d'adresse, insatisfaction du client...);
- le suivi mensuel de la valeur ajoutée de l'activité de fabrication;
- l'état des décaissements à venir dans les 30 jours (salaires, factures fournisseurs, charges sociales...);
- l'analyse du BFR annuel;
- un budget prévisionnel une fois par an et comparaison en cours d'année entre le budgété et le réalisé