Comment permettre aux DAF de ne plus passer 50 % de leur temps sur des activités à faible valeur ajoutée pour devenir un vrai business partner ?
Le temps d'un DAF est très précieux. Or, en dépit de la digitalisation de la fonction Finance, ils passent encore la moitié de leur temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Explications et remèdes.
Le DAF occupe l'un des postes les plus stratégiques d'une entreprise. Outre ses responsabilités financières et comptables, le DAF dirige souvent d'autres équipes : risque, compliance, IT, ou encore achats. Il est donc certain que son temps est très précieux.Or, les études montrent qu'en moyenne un DAF passe la moitié de son temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Il s'agit principalement de production de données et de réconciliation. Pourtant, il n'y a jamais eu autant d'outils pour aider les DAF à se concentrer sur des activités à haute valeur ajoutée et les aider à se positionner en business-partner. Alors comment expliquer ce paradoxe ?
5 raisons pour lesquelles les DAF peinent à automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
Tout d'abord, ils gardent un mauvais souvenir du déploiement des ERP comptables et de gestion. Cette première vague de numérisation a été marquée par ces logiciels on premise, longs à installer, difficiles d'utilisation et dont la maintenance était longue et coûteuse. L'expérience utilisateur était souvent peu intuitive, la formation des utilisateurs les absorbait parfois pendant des mois et la donnée produite était difficilement exportable d'un outil à l'autre. En conséquence, la majorité des DAF est retournée sur Excel pour leurs analyses à forte valeur ajoutée, puisque c'est un outil bien plus flexible par nature. Ils conservent un ERP comptable par nécessité légale mais passent la majeure partie de leur temps sur Excel. Certains sont donc plutôt réfractaires à digitaliser de nouveaux processus car ils anticipent les mêmes difficultés que sur l'implémentation et la maintenance de leur ERP.
Ensuite, tous ces projets d'automatisation et de digitalisation se heurtent aux difficultés inhérentes à la conduite du changement.
- En premier lieu, la résistance au changement de la part des équipes. Il est bien connu qu'on valorise la sécurité d'un outil, d'un process, d'une méthode, qui sont familiers, quand bien même ils présentent de nombreux défauts. Sans nier le coût du changement, il faut également en souligner les gains potentiels.
- Il faut également impliquer de nombreuses équipes en dehors de la Finance (IT, direction générale, achats, commerciaux, etc.), puisqu'elle est une fonction transverse au contact de tous les départements.
- En troisième lieu, la technicité des sujets fait qu'il est parfois long et difficile de sélectionner et tester les différents prestataires possibles. Il s'agit donc d'un arbitrage de son temps entre la production du quotidien et la construction du futur, avec lequel bataillent toutes les parties prenantes.
- Enfin, il y a parfois un écart entre les compétences actuelles et celles requises dans les équipes. Le temps de recrutement et/ou de formation des collaborateurs, ainsi que les coûts associés à ces actions, doivent aussi être pris en compte dans ces projets.
Si l'on continue de creuser le sujet comme nous l'avons fait ces dernières années au contact de milliers de DAF et dirigeants de PME et d'ETI, on s'aperçoit également que le temps passé sur la réconciliation peut représenter un obstacle. Dans les équipes finance, comptabilité et contrôle de gestion des PME et ETI, beaucoup de nos interlocuteurs nous disent que leur métier est de faire coïncider tous les chiffres sur toutes les bases de données. Il y a derrière la conviction que si les chiffres ne concordent pas, on ne peut pas leur faire confiance, donc on ne peut pas prendre de décision. Cependant, à nos yeux, la valeur de ces professions réside moins dans la production de la donnée que dans son analyse et dans son support à la prise de décision business. Il faut donc que les équipes opèrent une révolution de la conception qu'elles ont de leur métier pour qu'elles comprennent toute la valeur qu'elles peuvent apporter à l'entreprise, et donc qu'elles se mettent en quête d'outils pour automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée.
Outre la réconciliation, la culture digitale est également à changer. La digitalisation est une frontière que l'on repousse sans cesse. La digitalisation consiste aujourd'hui non plus en la numérisation, mais en (1) l'automatisation de la collecte, du transfert et du traitement des données financières et (2) l'automatisation des processus financiers. Pris sous cet angle, les directions financières ont encore de la marge de progression, ce qui explique que les DAF passent encore la moitié de leur temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Enfin, si l'on prend l'exemple de la trésorerie, on s'aperçoit des défis spécifiques à la fonction finance. La gestion de trésorerie est une affaire de culture d'entreprise. En effet, contrairement à la comptabilité, elle n'est pas régie par des normes. Construire un prévisionnel fiable suppose d'agréger de multiples sources de données qui bien souvent ne communiquent pas entre elles : comptes bancaires, ERP comptable, logiciel de facturation, mais aussi toutes les informations sur les clients contenues dans les boîtes mails, CRM et pensées des commerciaux. Cet ensemble hétérogène explique qu'historiquement, la gestion de trésorerie est l'une des prérogatives de la fonction finance les moins digitalisées.
Comment Agicap permet aux DAF de se positionner comme business partner
Ces défis et spécificités des fonctions comptables et financières, nous les connaissons très bien pour échanger tous les jours avec de nombreuses directions financières qui nous partagent leurs succès et leurs difficultés. C'est pourquoi nous avons conçu Agicap pour automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée, afin de libérer le temps des équipes pour qu'elles se concentrent sur l'analyse des données et la décision.
Le premier choix que nous avons fait a été de développer un outil en mode SaaS (software as a service), hébergé dans le cloud. Finis les ERP qu'on installait autrefois avec un CD ! Agicap est accessible en ligne depuis tous les navigateurs, où que vous soyez, et même sur votre smartphone.
Ensuite, Agicap se connecte à toutes vos sources de données financières (comptes en banque, ERP comptable, outils de paiement, Excel, Google Sheet, ERP métier, etc.) et organise automatiquement cette donnée. Par exemple, si vous avez plusieurs filiales et une holding, la consolidation des données se fait automatiquement et en temps réel, pour que vous puissiez alterner entre un pilotage filiale par filiale et une vision groupe. Nous sommes d'ailleurs l'un des seuls logiciels sur le marché à proposer une telle fonctionnalité, fruit de nos échanges avec nos clients.
La donnée collectée est également traitée automatiquement. A nouveau, afin de vous faire gagner du temps. Par exemple, notre algorithme, une fois entraîné, vient catégoriser toutes vos opérations. Nul besoin de respecter le plan comptable général, vous définissez vos catégories et l'algorithme range les opérations au bon endroit. En cas de doute, l'algorithme vous indique les opérations sur lesquelles il hésite. Pour gagner encore plus de temps, vous pouvez créer des tableaux de bord qui analysent votre donnée en temps réel, payer vos factures fournisseurs en quelques clics depuis la même interface ou encore relancer vos clients.
Les flux sont optimisés et automatisés au maximum pour vous permettre de gagner du temps. Vous pouvez par exemple vous faire payer par vos clients et régler vos factures fournisseurs depuis la même interface que vous utilisez habituellement pour gérer votre trésorerie, avec Agicap. Toutes vos factures sont numérisées et vous pouvez suivre en temps réel l'avancement de leur traitement et prendre des actions en quelques clics.
Enfin, nous pensons que l'accompagnement humain est essentiel. Après tout, nos milliers d'utilisateurs ont tous un nom et un prénom. Agicap est à leur image. Ce n'est pas seulement un logiciel mais un accompagnement à chaque étape par une personne dédiée, de la vente à l'utilisation quotidienne de l'outil. Nos experts métiers vous assurent un déploiement rapide et répondent à vos questions en moins de 2 minutes ; ainsi, près d'un tiers de nos salariés sont membres du service client.
La nécessité d'automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée n'a jamais été aussi grande
Le contexte actuel est marqué par une forte instabilité, qui oblige les DAF à faire preuve d'agilité et de réactivité pour piloter au mieux leurs coûts, leur marge, et défendre leur trésorerie. En un mot, pour s'assurer que leur entreprise prospère. Dans un futur proche, de nouvelles responsabilités arrivent qui vont demander toute leur attention. Il suffit de penser à l'obligation de dématérialisation des factures et de reporting extra-financier.
Il est donc plus que jamais nécessaire pour les DAF et leurs collaborateurs de se dégager du temps en automatisant toutes les tâches à faible valeur ajoutée. Cela permettra d'inverser le ratio connu selon lequel les directions financières passent 80 % de leur temps à faire de la production et 20 % à faire de l'analyse.
Surtout, nous pensons que ce sera un facteur clé de compétitivité pour les PME et ETI à l'avenir.
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Par Eloise Cohen
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Par La rédaction
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